اعمل بذكاء وأدر وقتك بنجاح
إن إدارة أوقاتنا لهي من المهام الأساسية والتي نباشرها يومياً بقصد أو من دون قصد، فإدارة الوقت تعني أننا نرتب مهامنا بحيث ننتهي منها خلال ساعات العمل اليومية، والكثير منا يتعرقل في الكثير من الأحيان في إنهاء جدول أعماله الذي يحدده صباح كل يوم، سواء لأسباب خارجة عن إرادتنا كالمهام الطويلة والتكليف بمهام جديدة أخرى، أو أسباب تعود لنا شخصياً ومنها الكسل والتقاعس عن إنجاز المهام أو للانشغال ببعض الأمور الشخصية على حساب العمل.
وفي هذا المقال سنحاول وضع أطر عامة تساعدنا على إدارة أوقاتنا بذكاء أكثر، مما يؤدي بنا إلى إنجاز المهام المطلوبة منا خلال الوقت المسموح به، ولذا نقترح التالي:
1- كتابة جميع المهام في ورقة صباح كل يوم، وترتيب المهام هذه بحيث نجعل المهام الأهم والمستعجلة في بداية القائمة، فنبدأ بالأهم فالمهم فالأقل أهمية، هذه القائمة ستجعلك على اطلاع كامل على كل ما هو مطلوب منك خلال هذا اليوم، وفي حال تم تكليفك بمهام إضافية خلال فترة الدوام الرسمي ما عليك إلا إضافتها إلى نفس القائمة بحسب أهميتها، ومن ثم البدء فوراً بالعمل، وبذلك تضمن عدم نسيان أي مهمة مطلوبة منك.
2- وضع جدول العمل ويفضل أن يتم تحديد الوقت فيه، ومثال ذلك أن تحدد أن المهمة الأولى في جدول أعمالك تتطلب ساعة ونصف الساعة، وتحدد أنه سيتم إنجاز المهمة من الساعة كذا إلى الساعة كذا، ومن ثم تحدد الثانية فالثالثة، ويفضل عدم تحديد أكثر من 3 مهام بتوقيت معين، حتى يتم إنجازها، وبعد الإنجاز يتم تحديد أوقات لباقي المهام، وذلك بأن بعض المهام قد تتطلب وقت أطول من الذي تم تحديده بالفعل أو قد يقتحم جدول أعمالك اجتماع مفاجئ أو زيارة لمدير من خارج القسم أو غير ذلك من الأحداث المفاجئة والتي تتسبب في تأخير العمل.
3- تجنب المعرقلات: إن الكثير منا ينجرف وراء بعض الطباع التي تعودنا عليها يومياً كفتح مواقع التواصل الاجتماعي أو تصفح الإنترنت أو حتى الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاص بالمؤسسة، وسواء كانت هذه الملهيات من داخل المؤسسة أو من خارجها كالصفحات الشخصية في مواقع التواصل وجب علينا التحكم في أوقاتنا ولا ننجرف خلف هذه الأمور التي تضيع الوقت بشكل ملاحظ، إن ما نقضيه يومياً لتصفح هذه المواقع يعادل عدد ساعات العمل، لذا وجب تأجيلها لحين الانتهاء من المهام المطلوبة، أما بخصوص البريد الإلكتروني الخاص بالمؤسسة فيجب علينا أن نحدد وقتاً محدداً للرد على البريد، مثال ذلك على رأس كل ساعة تحديد 10 دقائق للرد على رسائل المؤسسة، إلا إذا كانت الرسالة عاجلة فلا مانع من الرد لأنه يعتبر جزءاً من المهام اليومية لك.
4- وقت للراحة: إن القليل من الوقت للاسترخاء والخروج من المكتب أو تناول فنجان من القهوة في مكان طلق خارج المبنى الذي أنت فيه يعتبر سلوكاً جيداً لشحن الطاقة واستعادة النشاط، إن القليل من الراحة مطلوبة خلال ساعات العمل، ولها من الفوائد الشيء الكثير، لذا لا تتخلَّ عن هذه الساعة مهما كانت المهام المطلوبة منك.
* كاتبة إماراتية