«المالية» تؤرشف 5 ملايين وثيقة إلكترونياً
في إطار سعيها للوصول إلى وزارة بلا ورق، والارتقاء بالمنظومة الرقمية التقنية للحكومة، استعرضت وزارة المالية خلال مشاركتها في فعاليات أسبوع جيتكس التقني 2017 ضمن منصة الجهات الحكومية الاتحادية، تجربتها في تطبيق نظام الأرشيف الإلكتروني، شاملاً أرشفة الوثائق وإدارة المحتوى، وذلك بالاعتماد على أفضل المعايير العالمية ومعايير الأرشيف الوطني.
وقامت وزارة المالية بأرشفة ما يقرب من 5 ملايين وثيقة من مختلف الأحجام والأنواع والتي يعود تاريخ بعضها إلى عام 1971، محققة بذلك جملة من الأهداف المتمثلة في ضمان سرعة ودقة البحث في ملايين الوثائق وإمكانية الحصول على النتائج في غضون ثوانٍ قليلة مع المحافظة على الوثائق القيمة والحد من تلفها كنتيجة للاستخدام اليدوي، كما يرفع النظام مستويات السرية في تداول المستندات حيث يتم إظهار أجزاء محددة من الوثيقة وإخفاء بعضها، فضلاً عن زيادة حجم المرفقات في الأنظمة التي تم ربطها بالأرشيف الالكتروني إلى أكثر من 1000%.
من جهتها، أكدت مريم محمد الأميري، الوكيل المساعد لقطاع الإدارة المالية العامة حرص الوزارة على أن تكون السباقة في تطبيق أفضل الممارسات، التي من شأنها تعزيز كفاءة الخدمات الرقمية والإلكترونية المقدمة. وقالت سعادتها: «إن لتطبيق نظام أرشفة الوثائق وإدارة المحتوى مزايا إيجابية على مستويات متعددة في مقدمتها، رفع مستوى كفاءة إدارة المعلومات والمستندات، بما يضمن سهولة وسرعة الوصول إليها ويدعم سرعة ودقة اتخاذ القرار على مختلف المستويات، كما يحقق عوائد هامة لناحية تعزيز مستوى أمن المعلومات وسرية المستندات».
وأضافت الأميري : «يساهم تطبيق هذا النظام بشكل إيجابي أيضاً على البيئة من خلال الخفض من استخدام وتداول وطباعة الأوراق، والحد من تكرار تداول المستند في أكثر من مكان».