الأرشيف الوطني يذكّر بمراحل عمليات تحويل الوثائق
في إطار تنظيم وتطوير أرشيف الجهات الحكومية بالدولة وتوعية موظفيها بأهمية الحفاظ على الوثائق التي تشكل الرصيد الوثائقي لدولة الإمارات العربية المتحدة؛ قام الأرشيف الوطني بتنظيم دورة تدريبية وورشة تثقيفية في إجراءات تحويل الوثائق من الجهات الحكومية وطرق إتلافها؛ إذ جاءت الدورة التدريبية بعنوان: «تحويل الوثائق من الجهات الحكومية» والورشة التثقيفية بعنوان: «آلية إتلاف الوثائق في الجهات الحكومية»، وذلك وفق متطلبات القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008 بشأن الأرشيف الوطني والقوانين المعدّلة له ولائحته التنفيذية، وقد حظيت الفعاليتان باهتمام الجهات الحكومية ومتابعة عدد كبير من مسؤولي وموظفي الأرشيف في الجهات الحكومية - إذ جاءتا ضمن الدور الذي يؤديه الأرشيف الوطني في تنمية الوعي الأرشيفي ونشر الثقافة الأرشيفية في جميع الجهات الحكومية التي تستهدف تشكيل الرصيد الأرشيفي الوطني وحفظه وفق أسس علمية وممارسات حديثة ومتطورة.
وحاضر محمد البشر من إدارة الأرشيفات في الأرشيف الوطني في الدورة التدريبية الأولى، والتي كانت بعنوان: «تحويل الوثائق من الجهات الحكومية»، وقد عرّف فيها بتاريخ الأرشيف الوطني، والمرجعيات القانونية والقياسية، وفي مقدمتها القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008 بشأن الأرشيف الوطني والقوانين المعدّلة له ولائحته التنفيذية.
وتناولت الدورة - التي تابعها المشاركون عبر وسائل التواصل التفاعلية - تحويل الأرشيف على ضوء مواد اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي المذكور؛ فبيّنت أساليب تحويل الوثائق إلى وحدة الأرشيف بالجهة الحكومية، ثم تحويلها إلى مخازن الأرشيف الوطني للحفظ الدائم، حيث تحدث المحاضر عن خطوات عملية تحويل الوثائق من الإدارات إلى وحدة الأرشيف بالجهة، كما عرضت الدورة التدريبية خطوات عملية تحويل الوثائق من الجهات الحكومية إلى الأرشيف الوطني، ومتطلبات التحويل، وما يترتب على الأرشيف الوطني والجهة الحكومية في عملية التحويل والنقل.
مبادئ
وعلى صعيد آخر نظم الأرشيف الوطني عبر تقنية الاتصال المرئي أيضاً ورشة تثقيفية بعنوان: «آلية إتلاف الوثائق في الجهات الحكومية» لصالح المسؤولين والموظفين في وزارة تنمية المجتمع، حيث شرح فيها أحمد موجب خبير الأرشفة في الأرشيف الوطني الهدف من عملية إتلاف الوثائق في الجهات الحكومية، والمبادئ التي ينبغي أن تلتزم بها كل جهة حكومية في تنفيذ عملية الإتلاف.
وركزت الورشة على خطورة التهاون في إتلاف أي وثيقة دون الحصول على الموافقات المسبقة من الأرشيف الوطني، وما يترتب عليها من مسؤولية قانونية وعقوبات وغرامات كبيرة حددها القانون، وعرضت الورشة أهم الأدوات أو النماذج اللازمة لاستكمال إجراء الإتلاف مثل: نموذج إتلاف الوثائق، ونموذج محضر إتلاف الوثائق.
وأكدت الورشة ضرورة الالتزام بإرسال قوائم للوثائق المطلوب إتلافها إلى لجنة إتلاف الوثائق بالأرشيف الوطني طبقاً لمتطلبات القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008 بشأن الأرشيف الوطني والقوانين المعدلة له.
وتجدر الإشارة إلى أن إجراء إتلاف الوثائق هو عملية التخلص من الوثائق عديمة القيمة على ضوء مواد القانون المذكور أعلاه، والتي حددت الشروط الواجب اتباعها قبل عملية إتلاف الوثائق، بهدف تفادي الإتلاف العشوائي للوثائق الحكومية، وضبط عملية التخلص من الوثائق والملفات المنتجة في الجهات الحكومية بالدولة، والتي لم تعد مفيدة للبحث التاريخي، والتقليل بشكل مدروس من حجم الوثائق المخزنة لديها.
