البريد الإلكتروني.. آداب وفنون وقواعد للتعامل مع الآخرين
يندر في هذا الزمن، أن تجد مستخدماً للإنترنت دون أن يكون له بريد إلكتروني واحد على الأقل، بل إن استعمال البريد الإلكتروني قد أصبح شائعاً بقدر استعمال الهاتف المحمول، وليس من المستغرب، وخاصة في مجال الأعمال، أن يتم تبادل رقم الهاتف مع البريد الإلكتروني عند التعارف.
بل إن أهمية البريد الإلكتروني ومرجعيته، قد تزيد أهمية عن المكالمات الهاتفية، حيث يمتلك المستخدم أرشيفاً للبريد الإلكتروني يعود لسنوات عديدة، بينما قد لا يتذكر مكالمة أجراها قبل عدة أيام، فإرسال البريد الإلكتروني إلى الأصدقاء والأقارب أسلوب رائع جداً في التواصل، ومن ميزاته أنه غير مكلف، ولا ضرورة فيه لتواجد الشخص في اللحظة نفسها لاستلام الرسالة، وإنما قد يستلمها في أي وقت يفتح فيه بريده الإلكتروني.
يحتاج عالم الإنترنت والبريد الإلكتروني، حاله كحالة تعاملاتنا اليومية، إلى ضوابط وآداب نسير عليها ونتبعها في حياتنا، والتي تساعدنا وتسهل علينا عملية التواصل والتفاعل مع الآخرين دون مشاكل ومتاعب. هذه الآداب، يجب أن تكون رفيقة لنا في جميع تعاملاتنا وفي جميع الأماكن، ومن ضمنها عالم الإنترنت. ولأن الإنترنت هو مجتمع لا يمكننا أن نرى فيه ملامح معدّلة، آخر أو حركة جسده أو الاستماع لنبرة صوته، أصبحنا لا نستطيع معرفة مزاجه، ولا عمره ولا جنسه ولا أي شيء عنه. لذلك أصبحنا مطالبين ب
وجود ضوابط وآداب شبه جديدة ومعدّلة، تساعدنا على التواصل عبر الإنترنت، دون مشاكل أو متاعب. وكما قلنا سابقاً، فإن التعامل مع البريد الإلكتروني، هو أسلوب لا يختلف عن تعاملاتنا الحياتية اليومية، وله قواعد لبقة لا بد من استخدامها كي يكون تواصلنا مع الآخرين مثالياً، وفيما يلي هذه القواعد:
1 حاول اختصار رسالتك قدر الإمكان، فإذا أردت لرسالتك أن تقرأ يجب أن تكون قصيرة ومباشرة وواضحة وفي صلب الموضوع.
2- قدّم انطباعاً جيداً عن نفسك، فعند كتابة رسالة تذكّر أن الكلمة المكتوبة هي وسيلتك لتعطي صورة جيدة عن نفسك عبر الإنترنت، فكن مهذباً ولبقاً واختر كلماتك بحكمة.
3- .تذكر أن من ترسل إليهم رسائلك، قد يمررونها على قوائم المراسلات لديهم، فإن الانطباع الجيد عن شخصيتك سوف يعمم لدى الجميع في حال كان أسلوبك مهذباً ولبقاً، وفي حال العكس فسوف تترك انطباعاً سيئاً عن نفسك عند الكثير ممن تعرف ولا تعرف.
4-افتح بريدك بانتظام، وقم بالرد على الرسائل التي تتطلب الرد عليها، حتى لا تتأخر على أصدقائك، وقم بإلغاء الرسائل التي لا حاجة لك بها.
5-1 لا ترسل معلومات شخصية عبر «الإيميل»، فقد يتوصل إليها غرباء.
6-1لا تتسرع في إرسال أي رسالة وأنت غاضب، انتظر حتى تهدأ وقم بالرد.
7-1 احرص على كتابة عنوان موضوع رسالتك في خانة الموضوع بشكل واضح ومباشر ومختصر، حتى توضح للمرسل إليه، مضمون الرسالة قبل فتحها، وحتى يدرك أهميتها، حيث إنه بناء على العنوان سيقرر إذا كان سيقرأ رسالتك الآن أو يؤجلها بعض الوقت، وعدم الالتزام بهذه النقطة قد يدفع المرسل إليه إلى إلغاء الرسالة قبل قراءتها.
8-1 لا ترسل ملفات مرفقة ضخمة، فقد يكون الطرف الآخر لديه اتصال بطيء بالإنترنت، ومثل هذا الموقف قد يزعجه، وعليك أن تكون على علم بنوعية اتصال صديقك قبل أن ترسل إليه ملفاً كبيراً، وفي حال كان اتصاله بطيئاً فلا تبالغ بحجم الملف، على أن لا يزيد على 100 كيلو بايت.
9- استخدم اللغة العربية الفصحى، وابتعد عن اللهجات المحكية، لأنها قد تكون مفهومة لدى بعض الجنسيات، وغير مفهومة عند جنسيات أخرى، كما قد يكون لكلمة في لهجتك المحكية معنى عادي، ولها معنى منافٍ للأخلاق أو مسيء لجنسية أخرى، أما في حالة مراسلة صديق مقرب إليك، فلا يهم التزامك باللغة العربية الفصحى.
10 عند إرسال رسالة إلى مجموعة من الناس يجب وضع عناوينهم أمام كلمة BBC وليس أمام TO أو أمام Cc، وفي خانة الـ To ضع عنوانك أنت لتملأ هذه الخانة. وبهذه الطريقة يتم إخفاء عناوين المرسل إليهم، وبالتالي حماية خصوصياتهم، حتى لا تصبح عناوينهم في متناول مرسلي بريد «السبام» الذي يغرق بريدهم برسائل مزعجة.
11- عليك احترام خصوصية الغير! فلا تضف أي عنوان بريدي يصلك إلى قائمة مراسلاتك، ومن ثم تقم بإرسال رسائل جماعية، فتوزع عنوانه على جميع من لديك في القائمة، وهم بالتالي عند تمرير رسالتك سوف يرسلون عنوانه إلى قوائم مراسلاتهم، وقد يضيفونه في قوائمهم، فيصبح بريده عرضه لتلقي رسائل كثيرة لا تهمه، هذا عدا عن انزعاجه من رسائل «السبام» التي تغرق 12- البريد يومياً بما لا يفيد.
لا تغضب أو تحزن أو تلوم أصدقاءك عندما لا يصلك منهم رد على رسائلك التي تحتوي نكتاً أو صوراً أو غيرها، تخيل أنه لو وصل إليك مئة إيميل بين نكت ودعوات وبريد مجموعات بريدية، فقد يصلك أكثر من مئة رسالة يومياً، فمن المستحيل أن تقوم بالرد عليها جميعاً، وذلك يستدعي بقاءك «أون لاين» طوال اليوم فقط للرد على الرسائل.
13-كن عالمياً، واعلم أن هناك مستخدمين للإنترنت يستخدمون برامج تصفح مختلفة، وكذلك برامج بريد إلكتروني متعددة، لذا عليك ألا تستخدم خطوطاً غريبة، بل استخدم الخطوط المعتاد استخدامها، لأنه قد لا يتمكن مستلم الرسالة من قراءتها، فتظهر له برموز وحروف غريبة.
14-إذا أردت أن ترد على رسالة استخدم أمر reply، ليذهب الرد إلى مرسل الرسالة فقط، وفي حال لو كانت الرسالة جماعية عليك أن تأخذ حذرك بعدم الضغط على Reply All، لأنه لو فعلت سوف يتم إرسال الرد إلى جميع من استلم هذه الرسالة.
15 صنف قائمة المراسلات لديك إلى مجموعة قوائم، بحسب اهتماماتهم وهواياتهم أو علاقاتك بهم، فمثلاً أصدقاء المدرسة، وأصدقاؤك من الأقارب، وأصدقاء الإنترنت، والمعلمون، وهكذا. كذلك فإن التصنيف يسهل عليك كتابة العناوين، فيكفي كتابة اسم القائمة أمام كلمة Bcc حتى يتم الإرسال إلى كل من فيها.
16لا تفتح أي ملفات مرفقة تصلك عبر الإنترنت دون التأكد من حقيقتها، فقد تكون ملفات فيروسات أو برامج تجسس، حتى وإن كانت هذه الملفات مرسلة من صديق تعرفه، ذلك لأن هناك من يستخدم عناوين الغير لإرسال ملفات تخريبية.