فوائد الأدلة التشغيلية على المنظومة

الدليل التشغيلي للمؤسسة هو الخطة التشغيلية لها، والتي تعمل على تحقيق أهداف المؤسسة قصيرة المدى، ما يكون له تأثير إيجابي في الأهداف طويلة المدى ويؤثر في نجاحها، والغرض الأساسي للخطة التشغيلية هو تنسيق كل من الموارد البشرية والمادية والمالية للمؤسسة.

وتتضمن الخطة التشغيلية عناصر رئيسية تؤخذ كاملة أو جزء منها، وهي: أهداف المؤسسة والعمليات، أهداف الفريق، الملخص التنفيذي والمالي، المضمون الاستراتيجي، خطة التوظيف، مؤشرات قياس الأداء الأولية، المخاطر واستراتيجيات الحد من هذه المخاطر، ساعات العمل اليومية للأقسام، وتوزيع الميزانية المتعلقة بكل قسم، وتكاليف التشغيل لكل قسم.

لذا يعد التخطيط التشغيلي بمثابة العملية التي تقوم بتحويل التخطيط الاستراتيجي الخاص بالمؤسسة لخريطة تفصيلية تعمل على تحديد الإجراءات التي سوف يتخذها فريق العمل على أساس أسبوعي أو يومي، فالهدف من الدليل أو التخطيط التشغيلي هو تحديد الإجراءات اليومية اللازمة لتحقيق الأهداف الاسترتيجية للمؤسسة.

 وتأتي أهمية الأدلة التشغيلية في كونها لا تتضمن فقط قسم العمليات أو التشغيل، لكنها تمتد للإدارة المالية والتسويقية وكذلك الموارد البشرية، وبهذا تتوافر أدلة تشغيلية متكاملة وشاملة لكافة المجالات، كما أنها تعد الملكية المعرفية للمؤسسة، بحيث إن حدث أي تغيير كاستقالة أحد العاملين أو التدوير الوظيفي لا يؤثر ذلك بالسلب في سير العمل، فالمرجعية محوكمة بالدليل التشغيلي، كذلك يعمل الدليل التشغيلي على تحقيق الأهداف الاستراتيجية، كما أنه يوضح العمل اليومي الذي يقوم به أعضاء فريق العمل لتحقيق الأهدف طويلة المدى، ويضع معياراً للتوقعات اليومية لتجنب الانحراف عن مسار العمل الصحيح، إضافة إلى أنه يوضح المهام ويُظهر مدى تقدمها، ما يعمل على تحديد نواحي تقصير كل قسم بالمؤسسة بمعزل عن الآخر وتدارك هذا التقصير دون أن يؤثر ذلك في بقية الأقسام.

 هناك بعض الخطوات المهمة عند وضع الخطة التشغيلية وهي اعتماد خطة استراتيجية في البداية لتكوين الرؤية والأهداف طويلة المدى للمؤسسة قبل الشروع في التفاصيل اليومية، حتى على نطاق الفرق والأقسام، حيث تعتمد الخطة التشغيلية على حجم المؤسسة، بعدها يتم تحديد المشاركين في الخطة التشغيلية، ثم تأتي مرحلة شرح الخطة التشغيلية للإجراءات التي سوف يتخذها فريق العمل لكي يحقق الأهداف خلال إطار زمني محدد، بعد اعتماد الخطة التشغيلية يتم مشاركتها مع الفئة المستهدفة لفهم الأهداف المهمة لفريق العمل والمهام اليومية المطلوبة.

 يمكن أن تصاغ الخطة التشغيلية من خلال الجداول والرسومات الأفقية والعمودية وتحديد الاستراتيجية والهدف والعمل المطلوب والمسؤول عن المهمة والوقت المتوقع لإنجازها، وكل مؤسسة تختلف عدد مسئولياتها ومدة التنفيذ وغيرها من العوامل عن الأخرى، لكن الأهم أن هناك وعياً بمدى أهميتها فهي أحد عوامل النجاح الإداري.

وفي الختام، لابد أن يكون الدليل الخاص بالأدلة التشغيلية خاليًا من الجمود، بحيث لا يكون مجرد إرشادات وتعليمات فقط، بل لابد أن يقوم على طرق عرض وشرح وافية من خلال الاعتماد على الرسومات التوضيحية والصور؛ لكي يساعد الجميع على الفهم والتدريب الجيد بالمؤسسة مهما كانت جنسيتهم أو لغتهم، أيضاً لابد أن يكون شاملاً لجميع التفاصيل التي يمكن أن يعتمد عليها العاملون لكسب المهارات ويستطيعون تنفيذها على أرض الواقع بطريقة عملية، ويمكن أن يحدث تغيير لذا لابد من مراقبة الخطة التشغيلية بفاعلية والإبلاغ عن أي تقدم من خلال تقديم تقرير يتضمن كافة التحديثات والتطورات.