عائشة المحيربي مديرة إدارة العقود والمشتريات في هيئة الصحة:
«توريد AI» يعزز استراتيجية الإمارات في الحلول الذكية
يأتي نظام الذكاء الاصطناعي للعقود والمشتريات (توريد AI) ضمن ما أطلقه سمو الشيخ حمدان بن راشد آل مكتوم، نائب حاكم دبي وزير المالية رئيس هيئة الصحة بدبي، خلال افتتاح سموه لمعرض الصحة العربي، مؤخراً، ويعد النظام الأول من نوعه على مستوى حكومة دبي، والذي جاء ضمن التحولات التي تشهدها الهيئة نحو توثيق خدماتها ومعاملاتها بالذكاء الاصطناعي، ومواكبة للتوجهات العامة في الدولة واستراتيجية الإمارات للذكاء الاصطناعي (2031)، وما تتطلع إليه مدينة دبي وأهدافها الرامية إلى تحقيق السبق – دائماً – في مجال التقنيات والحلول الذكية عالمياً.
وتعد هيئة الصحة بدبي هي الجهة الحكومية الأولى التي بادرت بتنفيذ هذا النظام الأكثر تقدماً في العالم، والذي يعد بمثابة روبوت يعمل على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع لتخليص معاملات العقود والمشتريات، تمهيداً لتوظيفه في سائر إدارات الهيئة خلال المرحلة المقبلة
ويوفر الروبوت 40% من طاقة موظفي إدارة العقود والمشتريات، كما يختزل 60 ساعة عمل في ساعة واحدة لتخليص المعاملات وبدقة متناهية، ويستطيع الروبوت في الوقت نفسه إنجاز 4 آلاف معاملة في السنة كمرحلة أولى.
هذا بالتحديد ما تؤكده عائشة المحيربي مديرة إدارة العقود والمشتريات في هيئة الصحة بدبي في الحوار التالي:
نود توضيحاً مفصلاً عن طبيعة هذا النظام الذي يرتكز على الذكاء الاصطناعي، أو كما تردد يقوم عمله على روبوت خاص؟
هذا النظام بشكل واضح هو موظف آلي في إدارة العقود والمشتريات تتمثل أعماله ومهامه في (متابعة سجلات الموردين - متابعة وإغلاق طلبات وأوامر الشراء - القيام بإجراءات طلب الشراء لحين إصدار أمر الشراء - قياس مؤشرات الأداء للفترة المستغرقة). وبذلك تكون هيئة الصحة بدبي قد ألحقت موظفاً جديداً ضمن موظفيها، وهو يعمل من خلال برمجيات خاصة به تؤهله للعمل على نظام تخطيط الموارد الحكومية (أوراكل GRP)، وهذا الموظف يلتزم بمهامه على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع وبذلك نضمن سرعة وسلاسة الإنجاز.
فعلى سبيل المثال يتم متابعة سجل الموردين وذلك من خلال دخول الروبوت لنظام الأوراكل واستخراج التقرير الخاص بتسجيل الموردين ومن ثم يتم فلترة التقرير حسب تاريخ صلاحية التسجيل وعليه يتم إرسال بريد إلكتروني مباشر من الموظف الآلي لموظف قسم شؤون الموردين بالإضافة للمورد بإعلامه بطلب التجديد في سجلات الهيئة.
توظيف التقنيات
ماذا يعني أن الموظف الجديد (الروبوت) يوفر 40% من طاقة الموظفين.. هل هناك استغناء عن أي من موظفي الإدارة؟
بالطبع لا يمكن الاستغناء عن الموظفين، وفكرة توظيف التقنيات، وبالتحديد ما يتصل من هذه التقنيات بالذكاء الاصطناعي والروبوتات بشكل خاص، هي فكرة عامة وتوجه عام داخل الدولة وفي دبي وضمن مخططات هيئة الصحة بدبي، لمواكبة العالم ومستجداته، ومحاكاة المستقبل والوصول إليه من خلال أدواته المتقدمة التي تسعى الهيئة إلى الاستحواذ على أفضلها، ومنها (الذكاء الاصطناعي)، وإلى جانب حرص الهيئة على استثمار التكنولوجيا الحديثة والحلول الذكية، تحرص الهيئة كذلك على تحقيق الاستثمار الأمثل في مواردها البشرية، سواء بتأهيلها للقيام بأعمال مناسبة أو الاستفادة من خبراتها في مواقع وتخصصات متنوعة.
هل يقتصر تطبيق النظام الجديد فقط على إدارة العقود والمشتريات؟
النظام الآن يعمل في إدارة العقود والمشتريات، ونحن نتوقع نجاحه بنسبة 100%، وخاصة أنه قد تم تجريبه مسبقاً، وما أتوقعه هو تعميم النظام على مختلف الإدارات، ضمن توجهات الهيئة.
أهداف وخطط
هل هناك أهداف محددة لهذا التحول؟
هناك العديد من الأهداف التي ترمي هيئة الصحة بدبي إلى تحقيقها من وراء «توريد AI»، وهي:
• تحقيق أهداف وخطط الهيئة، وتسريع تنفيذ البرامج والمشروعات التنموية لمواكبة استراتيجية الدولة.
• الاعتماد على الذكاء الاصطناعي في الخدمات وتحليل البيانات من خلال عملية قياس الأداء.
• الارتقاء بالأداء في الإدارة وتسريع الإنجاز وخلق بيئة عمل مبتكرة.
• أن تكون إدارة العقود والمشتريات من الإدارات السباقة في استثمار الذكاء الاصطناعي على مستوى الإمارة.
ما النتائج المتوقعة من تطبيق النظام الجديد، وفق ما تم تجريبه وتنفيذه؟
هناك العديد من الثمار الناتجة عن تطبيق «توريد AI»، منها:
تمرير وإنجاز 20 أمر شراء أساسياً يومياً، وهو معدل الأوامر المستلمة لدى الإدارة في اليوم من أصل 3900 أمر شراء سنوي.
وبذلك تكون نسبة أوامر الشراء الأساسية المتأخرة 0%.
وكذلك رفع مستوى الإنجاز في الإدارة، وتقليل التكلفة بنسبة 20% للوقت والجهد. وخفض عدد الموظفين القائمين بأوامر الشراء الأساسية من 6 إلى موظف آلي واحد، كما أن احتمالية حدوث الأخطاء هي 0%، والتخلص من المعاملات الورقية.
مناقصات
ما جدوى النظام الجديد لموظفي الهيئة في الإدارات الأخرى؟
النظام الجديد يوفر حزمة من التسهيلات والإجراءات بالنسبة للموردين والمتعاملين مع هيئة الصحة بدبي، لكنه في الوقت نفسه يبسط مجموعة كبيرة من الإجراءات الإدارية لموظفي الهيئة، وخاصة في الإدارات شديدة الصلة والعلاقة مع إدارة العقود والمشتريات، والإدارات الأخرى التي تتعامل مع جهات خارج الهيئة ويلزمها طرح مناقصات وإبرام عقود. أي أن النظام بشموله وتكامله يستفيد منه الجميع، وقبل ذلك هو يمثل حلقة مهمة من سلسلة التحولات الذكية التي تشهدها «صحة دبي» في جميع المجالات والاختصاصات.
100 %
نظام «توريد AI» يعمل في إدارة العقود والمشتريات ويتوقع نجاحه بنسبة 100% وخاصة أنه قد تم تجريبه مسبقاً.
20
يهدف النظام إلى إنجاز 20 أمر شراء أساسياً يومياً، وبذلك تكون نسبة أوامر الشراء الأساسية المتأخرة 0%.
01
يساهم «الروبوت» في خفض عدد الموظفين القائمين بأوامر الشراء الأساسية من 6 إلى موظف آلي واحد.
