7 نصائح من«تريدلنغ» تضمن للشركات استيراد وشراء أفضل المنتجات
أصدرت تريدلنغ، السوق الإلكترونية التي تركز على تعزيز التداول التجاري بين الشركات في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا، مجموعةً من النصائح التي تضمن للشركات الصغيرة والمتوسطة تنفيذ أفضل ممارسات الشراء وتحقيق النجاح على المدى البعيد.
وتكشف المنصة أن نجاح استيراد وشراء المنتجات في الشركة يتوقف بشكلٍ رئيسي على معالجة أوجه القصور والقيود المحتملة في عملية الشراء، وترجّح نجاح العديد من الشركات اليوم إلى تبسيط عمليات الاستيراد والشراء من خلال اتباع الخطوات التالية:
1. تطوير أُطر العمل الخاصة بإدارة المشتريات
يُعد إرساء إطار عمل إداري متين خطوةً رئيسيةً لمعالجة أوجه القصور وسد الفجوات في عملية الشراء، حيث يضمن لجميع الأطراف المعنيين شفافيةً أكبر وقدرةً أفضل على مراقبة العمليات. كما تتيح الإدارة الفعّالة تحديد مراحل عملية التوريد بوضوح ودقة، بما فيها متابعة تقدم العمليات والموافقة عليها وإدارة الجهات البائعة والتفاوض على عمليات الشراء وضمان الجودة وإعداد الفواتير وسداد المدفوعات؛ فضلاً عن استخدام المطابقة الثلاثية لتأكيد التوافق بين طلب الشراء والفاتورة ووصل التسليم، الأمر الذي يُعد خطوةً ضرورية لضمان امتلاك سجلّات مفصّلة عن المشتريات.
وينبغي أن تحرص الشركات على إدراج هذه الإرشادات في برامج تدريب الموردين وجميع العملاء والأطراف المعنيين بعمليات الشراء. كما تجدر الإشارة إلى أن توثيق مختلف خطوات الشراء يضمن شفافيةً أكبر في العمل. ويساعد تحليل عملية التوريد وسير العمل عن كثب في وضع إجراءات التشغيل القياسية، التي تُعد وسيلةً فعّالةً لتحديد الأهداف المرجوة قبل بداية العملية. ويمكن معرفة مدى التزام الأطراف المعنية بمعايير الشركة من خلال وضع قوائم بجميع العقود والموردين، مع تقييم أدائهم بصورةٍ منتظمة، مما يساعد على تحديد أوجه المقارنة مع الشركات المنافسة ويضمن التعاقد مع أفضل الموردين والحفاظ عليهم.
2. أتمتة عمليات الشراء
تؤثر المشتريات على جميع عمليات الشركة وهوامش الأرباح، مما يجعل أتمتة العمليات اليدوية خطوةً أساسية لتعزيز الكفاءة. ويبيّن تقرير خاص باستبيان أجرته شركة فولي، المتخصصة بسلاسل التوريد، تحوّل 23% من الشركات إلى الاعتماد على حلول الأتمتة. كما يشير التقرير إلى حاجة 40% من الموظفين لربع ساعات عملهم الأسبوعية تقريباً لأداء المهام اليدوية والروتينية، مع تأكيد 60% من الموظفين على قدرة العمليات المؤتمتة على اختصار ست ساعات على الأقل من وقت عملهم في الأسبوع.
وتتوفر اليوم مجموعة واسعة من الحلول الرقمية والموثوقة لأتمتة عمليات الشراء، والتي يمكن للشركات الاعتماد عليها لمساعدة الموظفين على إنجاز المهام الروتينية، مثل إدخال البيانات ومنح الموافقات وتحديث السجلات وتسليم الوثائق وغيرها، بمنتهى البساطة. كما تتيح أتمتة العمليات وقتاً أكبر للموظفين وتقلّل إمكانية وقوع الأخطاء البشرية في هذه المهام، إضافةً إلى وجود أنظمة مصممة خصيصاً لخفض تكاليف معالجة العمليات.
3. ابرام عقد مركزي وإنشاء مركز مستندات
تسببت الأزمة الصحية العالمية في تعقيد عمليات الشراء وحدوث نقص في سلاسل التوريد، حيث أشارت 22% من الشركات إلى وجود صعوبات في تنفيذ العقود. وأدى استمرار تلك المعوقات إلى ظهور مشاكل كبيرة ومكلفة أثرت على واقع العقود والأسواق والإدارة وساهمت في تأخير الإجراءات الإدارية وسلاسل التوريد.
ولا يمكن للعديد من المسؤولين عن عمليات الشراء تقدير مدى خطورة التحديات وأوجه القصور المختلفة على تلك السلاسل، نظراً إلى عدم امتلاكهم لاطلاع كامل على سلسلة التوريد؛ مما يسلط الضوء على أهمية اتباع أساليب الشفافية في تحديد المخاطر وإدارتها، إلى جانب اتخاذ التدابير المناسبة لتجنب حدوثها.
ويمكن أن تنجم المشكلات التعاقدية بسبب عدم وجود مكان موحد يسهل على الموظفين العثور على عقود الموردين والمعلومات الأخرى والوصول إليها واستردادها؛ حيث يتيح هذا المكان تسهيل عملية الوصول إلى المعلومات وتخفيض معدل ارتكاب الأخطاء أثناء تنفيذ العقد لزيادة دقة عملية المتابعة وتقليص الوقت اللازم لإنجاز الأعمال الورقية. وتوصي تريدلنغ باعتماد أحد الحلول التخزينية المؤقتة لمشاركته ضمن مركز توثيق مشترك وآمن، ولا سيما العقود الأكثر استخداماً، كمحرر مستندات جوجل أو أحد البرامج المخصصة بإدارة العقود مثل دوك يو ساين أو كونكورد. ويمكن استخدام أي من هاتين الأداتين للحصول على رؤية كاملة وتحسين الامتثال.
4. الحفاظ على مستويات تخزين مثالية
يمكن، بناءً على حجم العمل وقطاعه، أن تتراوح تكاليف النقل بين 20-30% من التكلفة الإجمالية للمخزون، وبالتالي فإن ضمان مستويات مثلى يعد الأولوية الرئيسية للشركات الناجحة.
وتساعد هذه الخطوة على تبسيط الإنفاق وخفض التكاليف غير الضرورية، من خلال العمل على ضبط مستويات المخزون للحفاظ على الكمية المناسبة لتلبية طلبات العملاء دون دفع رسوم لوجستية إضافية في حال كانت مستويات التخزين عالية أو غير مضبوطة؛ مما يشير إلى ضرورة الاعتماد على رؤى وتحليلات قائمة على البيانات.
كما يجب أن تكون الشركة قادرةً على تحديد مستويات المخزون المثلى في الوقت الفعلي لتجنب نقص المخزون أو زيادته، إضافة إلى أهمية تقدير متطلبات المخزون المستقبلية للشركة بدقة، باستخدام التحليلات المعمقة والأدوات، التي تركز على الذكاء الاصطناعي. واتخذ الكثيرون هذه الخطوة بالفعل، حيث تعتمد 50% من المؤسسات على الأدوات والتطبيقات لتحسين تتبع سلسلة التوريد، بينما تستفيد واحدة من كل عشر مؤسسات من أساليب الذكاء الاصطناعي لتحسين إدارة المخزون وتبسيط الخدمات اللوجستية.
5. بناء علاقات أقوى مع الموردين
تتمثل أبرز أولويات أيّ شركة في ضمان توفير الموردين للبضائع والخدمات عالية الجودة في الوقت المحدد وبأفضل الأسعار. وينطوي هذا الأمر على اختيار الموردين والتعاون معهم وتحديد مواعيد الخدمات وإعداد الفواتير وسداد المدفوعات للبائعين. ويمكن أن تبدو المهمة معقدة وتستغرق الكثير من الوقت، في حين أنها ليست بالضرورة كذلك.
ويجب اعتماد منهجية استراتيجية تضع بناء العلاقات القوية مع الموردين على رأس الأولويات في حال وجود رغبة بتبسيط عملية توصيل منتجات الشركة وإجراءات الصيانة الروتينية. وتوصي تريدلنغ باستخدام أدوات إدارة الموردين، مثل بروكيوريفاي وبريكورو، من أجل الحصول على تحليلات أفضل بخصوص الموردين وتتبع الأداء وتقييم العلاقات وتعزيز التفاعل. كما حدّدت الشركة الخطوات التي تُتيح أعلى مستويات التفاعل الاستراتيجي مع الشركاء، فضلاً عن ضمان تلبية جميع الاحتياجات التجارية:
A. الحفاظ على قنوات تواصل مفتوحة وشفافة: لا بد من اطلاع الموردين لديكم على المهمات المطلوبة منهم بشكل فوري وضمان معرفتهم بما يجب القيام به بحلول موعد محدد.
B. تحديد التوقعات بشكل مبكر: تُعد أي شركة عميلاً لأحد الموردين، وبالتالي لا بد من الاستفادة من خبرة الشركة في السوق المعنية للتأكيد على مسؤولية الموردين في الالتزام بأعلى المعايير. كما يجب توضيح هذه التوقعات منذ بداية التعاقد مع أي مورد.
C. تقييم الأداء بشكل منتظم: لا بد من مراقبة الأداء وتقييمه، لا سيما في المراحل الأولى لبداية العلاقة التجارية؛ إذ تتيح هذه الخطوة إمكانية تحديد المخاطر والتعامل معها. ومن المهم أيضاً مراقبة أداء الموردين ومقارنته مع ما تنص عليه العقود لضمان حصولكم على مستوى متسق من الخدمة.
D. الانتباه إلى المنافسة: يجب أخذ الوقت الكافي لفهم أسواق الموردين ومستوى الموردين الذين يتم التعامل معهم مقارنةً بمستويات التنافسية التي تشهدها السوق. وتساعد هذه الخطوة على اتخاذ قرارات تجارية مدروسة وسليمة مدعومة برؤية واضحة لجميع الموردين المتاحين.
E. سداد مدفوعات الموردين في الوقت المحدد: يضع الموردون الشركة التي يتعاملون معها على رأس أولوياتهم عندما يلمسون قيامها بالشيء ذاته، وتتمثل أسهل الطرق لضمان بناء علاقات مثمرة مع الموردين في تبسيط مهمتهم لدى مزاولة الأعمال التجارية الخاصة بهذه الشركة. ويمكن، على سبيل المثال، إنشاء بوابات خدمة ذاتية تُتيح للموردين إمكانية تقديم الفواتير والعروض والعقود والتواصل المباشر مع الشركة بهدف تسريع عملية السداد.
6. تكامل عمليات الشراء
تؤدي عمليات الشراء التي تتطلب الحصول على الموافقات باستمرار إلى بروز العديد من العوائق، إلا أنه يمكن إجراء بعض التدابير لتجاوزها. ويُمكن طبعاً أتمتة بعض مراحل عملية التوريد، غير أنّه من الضروري أيضاً اتخاذ إجراءات أخرى، مثل إصدار التصاريح وطلبات الميزانية ومعاينات ضبط الجودة، بشكل يدوي؛ حيث أن أتمتة جميع أجزاء العملية تؤدي إلى اضطرابات في تدفق العمل وغيرها من المعوقات التي يمكن أن تُكلف الشركة مزيداً من الوقت والمال.
ويمكن القول إن ضمان تكامل عمليات الشراء المختلفة يحد من هذه المعوقات ويتيح تطوير عملية توريد سلسة ومبسطة بالكامل، مما يساعد على تسريع الوقت اللازم لمعالجة الطلبات وسد الفجوات بين مختلف الأنظمة لضمان سلاسة تدفق البيانات مع إجراء عمليات ضمان الجودة والمعاينة بوتيرة أسرع.
7. التفكير بأكثر من مجرد الحد من التكاليف
يُمكن للتركيز الحصري على الحد من التكاليف أن يضع الشركة في موقف ضعيف؛ إذ تتغير توجهات السوق وتفضيلات العملاء بشكل مستمر، لذا لا بد أن تتكيف الشركة بشكل دائم للحفاظ على ميزتها التنافسية. كما يجب تحليل نظام المشتريات الحالي للشركة لتحديد الفرص التي تتيح الاستفادة من سلسلة التوريد، واستخدام هذه التحليلات لتطوير علاقات أفضل مع الموردين بالتوازي مع تقديم خدمات أفضل وأسرع بما يُتيح التفوق على المنافسين.
وتُقدم أتمتة المهام اليدوية ميزةً أخرى تتمثل في منح فريق الاستحواذ الخاص بالشركة مزيداً من الوقت لتنفيذ الأنشطة الكفيلة بتعزيز القيمة والحد من الهدر، فضلاً عن توفير مزيد من الموارد للابتكار.
وختاماً، يتيح اتباع هذه النصائح فرصةً استثنائيةً لتعزيز المرونة المؤسسية والارتقاء بالكفاءة التنظيمية.
