وزارة المالية تصدر تعميما بشأن اقفال القيود المحاسبية لسنة 2000 ، 17 ديسمبر الحد الاقصى لتسلم الوزارة سندات تعديلات الرواتب
اصدرت وزارة المالية والصناعة تعميما ماليا بشأن اقفال القيود المحاسبية للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر المقبل. واوضح معالي الدكتور محمد خلفان بن خرباش وزير الدولة لشئون المالية والصناعة في التعميم الذي تتلقاه، الوزارات والجهات الاتحادية اليوم ان اصدار هذا التعميم يأتي تطبيقا لمبدأ سنوية الميزانية وحتى يكون الحساب الختامي معبرا تعبيرا حقيقيا عن المصروفات والايرادات الفعلية للسنة المالية 2000 معربا عن امله في ان تراعي جميع الوزارات والجهات الاتحادية تنفيذ التعليمات الواردة في التعميم عند اقفال القيود المحاسبية لهذه السنة المالية. واشار الى ان محاسب ادارة الحسابات بوزارة المالية والصناعة على استعداد لتقديم الايضاحات اللازمة والتعاون التام في هذا المجال مع المحاسبين المختصين في جميع الوزارات والادارات. وذكر التعميم ان السنة المالية الحالية للدولة تنتهي في 31 ديسمبر 2000م, ولكي يتم اقفال الحسابات بالسرعة الممكنة تمهيدا لاعداد الحساب الختامي للدولة, وحتى تكون الارقام في هذا الحساب تمثل المصروفات والايرادات الفعلية اصدق تمثيل, فانه من الضروري والاهمية اتباع التعليميات التالية: بالنسبة للمدفوعات والمصروفات العادية تحمل السنة المالية 2000م بجميع النفقات المتعلقة بها المدفوعة او التي تقرر صرفها والمؤيدة بكامل المستندات الثبوتية والقانونية خصما على الابواب والبنود المختصة سواء كانت مصروفات قد تم دفعها فعلا خلال السنة المالية وحتى نهايتها او كانت مصروفات قد تقرر صرفها وصدرت بشانها مستندات صرف ولم يتم استكمال دفعها حتى نهاية السنة المالية وعلى ان تعلى قيمة هذه المصروفات التي لم تدفع بعد لحساب الامانات تمهيدا لدفعها منه خلال العام المالي 2001م طبقا لظروف التمويل وذلك حتى تكون المصروفات الظاهرة في الحساب الختامي حقيقية ومعبرة عن المصروفات المتعلقة فعلا بالسنة المالية. وبالنسبة للمرتبات يكون تاريخ 17 ديسمبر 2000م هو الحد الاقصى لتسلم وزارة المالية سندات اجراء ونماذج تعديلات الرواتب من جميع الوزارات تمهيدا لاعداد الرواتب للصرف على ان ترد كشوف الرواتب النقدية بعد الصرف الى وزارة المالية في موعد اقصاه 31 ديسمبر 2000م بعد ايداع الرواتب المرتجعة في حساب الدولة لدى البنوك والمرتبات والاجور التي لم تسلم لاصحابها يجب اتخاذ الاجراءات المحاسبية اللازمة لردها الى حساب الامانات. اما كشوف العاملين بالاجر المقطوع فتسري في شانها نفس الاحكام بشان المرتبات. ووفقا للتعميم يعتبر تاريخ 31 ديسمبر 2000م هو الحد الاقصى لاستلام وزارة المالية والصناعة مستندات الصرف وبالنسبة لمستندات قيد اليومية الخاصة بالمكاتب التمثيلية في الخارج فيعتبر تاريخ 25 يناير 2001م هو الحد الاقصى لاستلامنا لها مشيرا الى انه فيما يتعلق بالدفعات الخارجية يراعى اتخاذ الاجراءات اللازمة, قدر المستطاع, نحو اقفال الاعتمادات او اجراء التحويلات الخارجية قبل 15/ 12/ 2000م وبالنسبة للمقبوضات تودع كافة المقبوضات في حسابات الدولة لدى البنوك في موعد اقصاه يوم السبت الموافق 30 ديسمبر 2000م قبل الساعة الثانية عشرة ظهرا حيث ان معظم البنوك توقف تعاملاتها مع الجمهور يوم 31 ديسمبر على ان يتم ارسال قسائم الايداع مع الكشوف الخاصة بها الى وزارة المالية والصناعة في يوم العمل التالي. اما بالنسبة للايرادات تحصل جميع الايرادات المستحقة للدولة حتى نهاية السنة المالية وتودع في حسابات الدولة وتقيد لحساب الايرادات حسب الطريقة المتبعة وتحصل جميع العهد والديون المستحقة للدولة (مثل السلف المستديمة) وسلف المهمات والسلف الخاصة الاخرى.... الخ او تقفل على حساب البنود المختصة بالمصروفات حسب الاجراءات المحاسبية المتبعة في موعد اقصاه 31/ 12/ 2000م. اما المصروفات المرتدة او اية مقبوضات اخرى لحسابات التسوية (العهد, والامانات بانواعها) فتقيد جميعها لحساب بنود الميزانية المختصة او لحساب التسوية المختص حتى 31/ 12/ 2000م. وذكر التعميم ان النقدية المتبقية من السنة المستديمة لدى الوزارات تجرد يوم 30 ديسمبر المقبل وتورد في نفس اليوم الى البنك وتودع في حساب الدولة مع اجراء القيود المحاسبية اللازمة واذا صادف هذا اليوم عطلة رسمية فيكون اخر يوم عمل سابق على هذا التاريخ هو اليوم الواجب اجراء الجرد فيه. اما بالنسبة لصندوق المكاتب التمثيلية في الخارج فتكون لجنة جرد برئاسة مسئول الشئون المالية بالمكتب التمثيلي او من ينوب عنه وعضوية اثنين من موظفي المكتب التمثيلي وبحضور امين الصندوق. تقوم اللجنة بجرد الصندوق جردا فعليا في نهاية يوم 31/ 12/ 2000م واذا ما كان هذا اليوم عطلة في بعض الدول فيكون اخر يوم عمل سابق على هذا التاريخ هو اليوم الواجب اجراء الجرد فيه, وتثبت اللجنة نتيجة الجرد في محضر موقع عليه من قبلها مع ذكر البيانات الخاصة باخر قسيمة تحصيل واخر مستند صرف من حيث الرقم والتاريخ والمبلغ, ويبين بالمحضر رصيد الجرد الفعلي للصندوق والرصيد الدفتري له مع بيان اسباب اي فرق بينهما بالتفصيل ان وجد, وتؤشر اللجنة على سجل حركة الصندوق بما يفيد ذلك, وفي نهاية الجرد تسلم النقدية الى امين الصندوق ويوقع على محضر الجرد بذلك. ويقوم كل مكتب بارسال محضر الجرد الى ديوان عام الوزارة المختصة في موعد اقصاه 15 يناير 2001م مع اخطار وزارة المالية والصناعة بنسخة منه في نفس التاريخ. واضاف التعميم انه بالنسبة لوزارة المالية والجهات الحكومية المستقلة بالصرف فان على قسم البنوك بوزارة المالية, وكل من هذه الجهات مطالبة البنوك المفتوح لديها حساباتها بشهادات بنكية تبين رصيدها في البنك حتى 31/ 12/ 2000م وحصر الفرق بين الرصيد المبين في هذه الشهادات المذكورة والسجلات المالية الممسوكة لدى وزارة المالية وكل جهة من هذه الجهات ومن ثم اعداد التسوية اللازمة لكل حساب من حسابات البنوك على حدة وتقديمها لادارة الحسابات في موعد اقصاه 15/ 12/ 2001م. وذكر التقرير انه على جميع المكاتب التمثيلية للدولة في الخارج مطالبة البنوك المفتوح لديها حساباتها بشهادة بنكية تبين رصيد المكتب في البنك حتى 31/ 12/ 2000م وحصر الفرق بين هذا الرصيد المبين في الشهادة المذكورة واليومية العامة وبيان اسباب الفرق بالتفصيل مع ارسال هذه الشهادة وكشف حساب البنك عن شهر ديسمبر 2000م والتسوية الخاصة بحساب البنك مع محضر جرد الصندوق وجميع مستندات الصرف الصادرة حتى 31/ 12/ 2000م, وكذلك جميع مستندات القبض الخاصة بالمقبوضات حتى 31/ 12/ 2000م وجميع مستندات القيد اليومية الخاصة بالسنة المالية 2000م وارسالها جميعا الى ديوان الوزارة المختصة في موعد اقصاه 15 يناير 2001م تمهيدا لاجراء التسويات اللازمة وتحويلها الى وزارة المالية في موعد اقصاه 25 يناير 2001م. واكد التعميم انه على جميع الوزارات والادارات القيام بالفحص الدقيق لحساباتها على اختلاف انواعها (مصروفات, ايرادات, مشروعات, حسابات التسوية, حسابات النقدية, الحسابات النظامية) واجراء المتابعة اللازمة والمستمرة لها, مع مراعاة حصر جميع المتاخر مع المبالغ الواجبة التحصيل واتخاذ الاجراءات الكفيلة بتحصيلها وعدم اضافة اية مبالغ مستحقة وغير محصلة لحساب الايرادات وفحص حسابات العهد (حسابات تحت التسوية المدينة) مثل السلف المستديمة والمؤقتة وغيرها وتسوية ماتم صرفه فعلا منها مع اتخاذ الاجراءات المحاسبية اللازمة لاقفالها وفحص حسابات الامانات (حسابات تحت التسوية الدائنة) والعمل على تسوية الممكن منها وذلك للحد من تضخم ارصدتها سنة بعد اخرى وفحص الحسابات النظامية ومتابعة تسويتها واقفالها. واكد التعميم بضرورة التقيد بما جاء في التعاميم التي تصدرها الوزارة مشيرا الى انه يجب على الوزارات والادارات موافاة وزارة المالية والصناعة بملاحظاتها على كشوف الحسابات الشهرية لشهر ديسمبر 2000م بعد فحص جميع الحسابات الواردة بها والعمل على تسويتها وذلك في بحر خمسة عشر يوما من تاريخ استلامها.
