الأرشيف الوطني ينظم ورشة تدريبية حول التدقيق على وضع الوثائق

نظم الأرشيف الوطني ورشة تدريبية بعنوان: «التدقيق على وضع الوثائق في إدارات الأرشيف الوطني.. أهم الملاحظات والتوصيات» بهدف دوام الارتقاء بإدارة الوثائق الجارية والوسيطة في جميع مكاتب الأرشيف الوطني بما ينسجم مع أفضل الأساليب والممارسات المتبعة في هذا المجال.

وأشاد خلفان الهدابي رئيس قسم أرشيف المركز في الأرشيف الوطن - الذي حاضر في الورشة ـ بالتزام إدارات الأرشيف الوطني ببنود القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني ولائحته التنفيذية والمعدل بالقانون رقم 1 لسنة 2014 والمواصفة القياسية الدولية أيزو 15489 والخاصة بإدارة الوثائق الجارية والوسيطة، وبما ورد في هذه المرجعيات بخصوص إدارة الوثائق والسجلات في الأرشيف الوطني.

مشيراً إلى أن هذا ما ظهر جلياً للخبراء والمختصين في قسم أرشيف المركز أثناء قيامهم بمهمة التدقيق السنوي على آليات تنظيم وتصنيف وحفظ الوثائق الجارية في إدارات الأرشيف الوطني، وبيّن المحاضر أن التدقيق يستهدف التأكد من التطبيق الصحيح لآليات تنظيم وتصنيف وحفظ الوثائق الجارية الورقية والإلكترونية في مكاتب الإدارات بناء على السياسات الداخلية للأرشيف الوطني وإجراءات الأرشفة المعتمدة في قسم أرشيف المركز.

وأوضحت الورشة التي تم تقديمها (عن بُعد) عبر التقنيات التفاعلية، تطبيقاً للإجراءات الاحترازية - أن عملية التدقيق تهدف إلى التأكد من التطبيق الصحيح لآليات تنظيم وتصنيف وحفظ الوثائق الجارية الورقية والإلكترونية في المكاتب، وتقديم الدعم الاستشاري والفني لمختلف الأقسام والوحدات وتوعية الموظفين بشأن التحديثات الجديدة في إجراءات التصنيف والحفظ، وتقديم الدعم للإدارات من أجل تنظيم أرشيفها الجاري الورقي والإلكتروني.

وسلطت الورشة الضوء على الآليات الموحدة لجرد وتصنيف وحفظ الوثائق بناء على متطلبات المرجعيات القانونية المعتمدة، موضحة أنه قد تم الالتزام بها من أجل تطوير نظام متكامل لإدارة الوثائق والسجلات في الأرشيف الوطني.

وركزت الورشة - التي تابعها معظم موظفي الأرشيف الوطني - في المنهجية الشاملة التي تقتضيها عملية التدقيق، والتي تتطلب وضع الخطة الزمنية وتحديد مواعيد الزيارات بالتنسيق مع الإدارات والأقسام والوحدات المعنية، واعتماد الخطة وتعميمها على الإدارات، ثم تحضير المواد المطلوبة للزيارة والنماذج التي تستعمل في عملية التدقيق والتقييم، على أن تجرى وقائع التدقيق على وضع الوثائق ليتم مراجعة الملفات من حيث التنظيم والتصنيف والحفظ والإتلاف والتحويل، ورصد حالات عدم المطابقة في عمليات التصنيف والحفظ على مستوى الأقسام والوحدات، وتختتم عملية التدقيق برفع التوصيات ومتابعة تنفيذها.

وقدمت الورشة نماذج مثالية متبعة في تصنيف الملفات الورقية، وحثتْ جميع الموظفين والمسؤولين في الأرشيف الوطني على أهمية التواصل المستمر مع أرشيف المركز في الأرشيف الوطني من أجل دوام النجاح في إدارة الوثائق الجارية الورقية والإلكترونية، وحفظها وسرعة الوصول إليها إذا اقتضت الحاجة.