بنية وقطاعات
آلية متكاملة لاستمرارية الأعمال في الأزمات والطوارئ
وضعت اللجنة العليا للتشريعات آلية متكاملة لسير العمل فيها واستمراريته في ظل الأزمات والطوارئ، بما يتوافق مع أفضل الممارسات، وبما يمكّنها من مواصلة أداء مهامها وتقديم خدماتها المرجوّة منها، وفي هذا السياق، أصدرت اللجنة العليا للتشريعات دليلاً ينظم آلية استمرارية الأعمال ويوضح كافة المسؤوليات والأدوار والمهام، وكافة المتطلبات الضرورية لضمان التطبيق الفعال لهذا النظام لديها، وفقاً لمواصفة الأيزو الخاصة بإدارة استمرارية الأعمال ISO 22301. على نحو يمكّنها من تعزيز قدرتها على استمرارية الأعمال فيها بأسلوب منظم ومدروس قبل وأثناء وبعد التعرض للطوارئ والأزمات.
وقال أحمد جاسم العريدي، مدير إدارة الخدمات المساندة: «يُقصد بمفهوم استمرارية الأعمال، مجموعة العمليات التي تحدد وتقيّم المخاطر المحتمل أن تواجهها المؤسسة، في حالات الطوارئ أو الأزمات أو الكوارث أو الأحداث العارضة، التي يمكن أن تعرقل أنشطتها، على نحو يكفل مواجهتها لتقليل الخسائر واستعادة العمليات المعتادة».
وأضاف: «إن إدارة استمرارية الأعمال في حالات الطوارئ والأزمات والكوارث تعني بناء قدرة المؤسسات على الاستمرار في تقديم خدماتها الأساسية في حدها الأدنى خلال وبعد حدوث الحالات الطارئة والأزمات وكذلك إعداد خطط التعافي منها، وإذا كان هذا المفهوم معروف سابقاً في الأدبيات الإدارية، إلا أنه أصبح في الوقت الحالي عنصراً أساسياً في منظومات إدارة الطوارئ والمخاطر لدى المؤسسات الساعية إلى ضمان استمرارية أعمالها ووظائفها تفادياً لحدوث أي خلل في منظومتها الخدمية».
مشتملات الدليل
وأشار العريدي إلى أنه بالنظر إلى أن نظام استمرارية الأعمال، هو برنامج إدارة شامل يحدد التهديدات المحتملة وأثرها على العمليات الأساسية للجنة، فإن دليل نظام استمرارية الأعمال المعتمد لديها اشتمل على العمليات والتدابير والإجراءات التي يتم تطبيقها على كافة الخدمات الأساسية المقدمة من الوحدات التنظيمية في اللجنة، بما يضمن استمرارية الخدمات ذات الأولوية، والتي تم تحديدها في تحليل التأثير على الأعمال، وتوزيع الأدوار بين الوحدات التنظيمية المختلفة في أمانتها العامة، حيث يتولى مكتب الاستراتيجية والتميز المؤسسي مسؤولية الإشراف على تطبيق الدليل، ونشر الوعي بمتطلباته، فيما تتولى باقي الوحدات التنظيمية مسؤولية تطبيقه، كل في مجال اختصاصه، كما شمل الدليل توزيع المهام والمسؤوليات على الموظفين المسؤولين عن تقييم ومراجعة المخاطر، والمسؤولين عن إدارتها من خلال منحهم الصلاحيات والممكنات اللازمة لمواجهتها، واتخاذ الإجراءات الوقائية للسيطرة عليها، وقد أنيطت بمسؤولي الوحدات التنظيمية مهمة التأكد من أن جميع موظفيها على دراية بأحدث المعلومات حول إدارة المخاطر ومعالجتها وكيفية التعامل معها.
نطاق
وتابع العريدي: «يهتم نظام إدارة استمرارية الأعمال في اللجنة العليا للتشريعات برفع مستوى أداء اللجنة في حال تعرض مهامها ووظائفها وخدماتها الحيوية للتوقف في الحالات الطارئة وأوقات الأزمات. وتبدأ عملية تطبيق هذا النظام بالتزام اللجنة بتحديد نطاقه ومشاركة حدود وإمكانية تطبيقه مع الأطراف الداخلية والخارجية ذات الصلة، حيث تأخذ اللجنة عدة عوامل بعين الاعتبار عند تحديد نطاق نظام إدارة استمرارية الأعمال، ومن أهمها تحديد طبيعة عمل اللجنة وحجمه ودرجة التعقيد فيه، ومدى تقبل اللجنة للمخاطر، ومدى نضوج اللجنة في الوقت الحالي لنظام إدارة استمرارية الأعمال، والموقع الجغرافي والمرافق والبيئة، والإيفاء بالتوجيهات الحكومية والمعايير والمتطلبات التنظيمية والقانونية. وكذلك تحديد الوحدات التنظيمية التي ينطبق عليها نظام إدارة استمرارية الأعمال، من خلال تحديد الخدمات والأنشطة التي تقوم بها، مع الأخذ بالاعتبار احتياجات ومصالح الجهات المعنية كالمتعاملين والموردين والجهات الحكومية. بالإضافة إلى توثيق وشرح الاستثناءات، بحيث لا تؤثر هذه الاستثناءات على قدرة ومسؤوليات اللجنة في ضمان استمرارية الأعمال لديها بما يلبي حاجات المتعاملين معها.
