عادت عمدة مدينة ياواتا اليابانية، شوكو كاواتا، إلى مكتبها الأسبوع الجاري، بعد إجازة أمومة امتدت إلى أربعة أشهر، لتجد أن عجلة العمل لم تتوقف في غيابها. فقد تولى نائبها مهامها بالإنابة، بينما واصلت هي متابعة بعض الملفات المهمة عن بُعد.
في أول مؤتمر صحفي لها، أعربت عن امتنانها للموظفين الذين تكاتفوا لضمان استمرار العمل الإداري بانتظام. حتى الآن الأمر طبيعي في كل مكان، إلا أنه كان سابقة في اليابان، ليس لأن العمدة أنجبت طفلة، بل لأنها أول عمدة تتخذ إجازة أمومة أثناء توليها المنصب.
استوقفتني هذه الحادثة من زاوية إدارية أخرى، وهي أهمية التكليف بالإنابة، أو ما نسميه أحياناً «القيام بأعمال المدير».
فهذا الإجراء الذي يبدو روتينياً في المؤسسات، قد يكون فرصة ذهبية لاكتشاف قدرات الموظفين، واختبار جاهزية المؤسسة للاستمرار في غياب أحد قيادييها.
فعندما يُكلَّف موظف بالقيام بأعمال مديره خلال إجازته، فإنه ينتقل تلقائياً من موقع «تنفيذ» القرارات إلى موقع «اتخاذها».
هنا تظهر قدراته الحقيقية في التعامل مع الضغوط، وتوزيع المهام، وحسم الخلافات، وتحمّل عبء المسؤولية. فقد رأيت وعايشت كثيرين يتهربون من التوقيع على شيك مصرفي بسيط أو تحويل مالي رغم أنه يقع في صميم نطاق صلاحياتهم، لأنهم «يخافون» من اتخاذ القرار.
هذه المشاعر لا تظهر إلا بعد أن يوضع الشخص في موقع اتخاذ القرارات. مثل من يتحمس لقرار القفز المظلي، لكنه ما إن يجد نفسه أمام ذلك المنحدر ويتأمل سفح الجبل أو ارتفاع الطائرة حتى يتراجع. الفكرة نفسها. فالتنظير والحماسة والشغف شيء، ومرحلة المواجهة أو التنفيذ شيء آخر.
الجميل أن الإدارة نفسها تستفيد من هذه التجربة. إذ يراقب الجميع أداء البديل على غرار «البديل الناجح» في أرض الملعب. فكم من جالس على دكة الاحتياط فاجأ الجميع بقوة أدائه.
وهذا يفسر سبب تخوف بعض المسؤولين من وضع بديل له. ولذلك نحرص في مجالس الإدارة على أن تكون هناك لائحة إلزامية التطبيق، وهي خطة «تعاقب وظيفي»، فضلاً عن خطة تحدد من ينوب عن مَن في الإدارة المؤقتة، حتى في الإجازات، لضمان سلاسة الأداء واستمراريته.
لكن السؤال الذي يطرح نفسه: ماذا لو أخفق البديل في الاختبار، أو ارتكب أخطاء عدة، مثل الخوف من اتخاذ القرار، أو الدخول في صدام مع أطراف داخلية وخارجية أو غيرها؟
هنا يأتي دور الدورات التدريبية الإدارية التي تكسب المشاركين المهارات العملية. هذه الشرائح أحتك بها بشكل مستمر، وأسمع في الدورات والاستشارات اعترافات بتحديات لا يقوى بعضهم على التصريح بها إلا لطرف خارجي، كمستشار أو غيره، منعاً للإحراج.
وثمة فائدة أعمق من فكرة التكليف أو المناصب بالإنابة، وهي اختبار مدى اعتماد المؤسسة على أفراد بعينهم، وإعادة النظر في نطاق الصلاحيات عندما نكتشف أن أحداً يمكن أن ينجز بشكل مذهل، أو العكس، فهناك من تُسحب منه صلاحيات بطريقة ذكية لصالح طرف آخر أفضل منه.
كما يجدر الانتباه إلى أن التكليف الناجح لا يقف عند حد اتخاذ قرار إداري. فلا معنى لأن نكلف شخصاً بالإنابة ثم نحرمه من الصلاحيات اللازمة، أو نحاسبه على نتائج قرارات لا يملك اتخاذها.
كما أن التكليف ليس مجرد توقيع معاملات، بل فرصة حقيقية لممارسة القيادة، مع تحديد نطاق المسؤوليات وحدود السلطة بوضوح.
ولذلك أرى أنه من الحكمة أن تتعمد المؤسسات إتاحة فرص التكليف حتى عندما لا تكون مضطرة إليها، كنوع من الممارسة المهنية، وإتاحة الفرصة للكفاءات الواعدة للتناوب على القيام بأعمال رؤسائها، بدلاً من حصر الفرصة في شخص واحد. ذلك أن التجربة تكشف ما لا تكشفه الشهادات.
والسؤال هو: هل المؤسسة القوية هي التي لا يغيب مديرها، أم التي لا يتعطل عملها بغيابه؟ الإجابة بكل تأكيد هي الثانية، لأن المحك الحقيقي هو سلاسة العمل في ظل غياب أي مسؤول، مهما كان دوره محورياً.
