الأرشيف والمكتبة الوطنية ينظم فعاليات متخصصة

نظم الأرشيف والمكتبة الوطنية دورة تدريبية افتراضية بعنوان: «إعداد خطة حفظ الوثائق في الجهات الحكومية»، وورشة تدريبية أخرى بعنوان: «جرد الوثائق في الجهات الحكومية»، وذلك في إطار مواصلة خدماته التثقيفية المتخصصة التي يقدمها، والمتابعة الحثيثة لمشاريع تنظيم أرشيفات الجهات الحكومية وتطويرها في الدولة.

استهدفت الدورة التدريبية بشأن «إعداد خطة حفظ الوثائق في الجهات الحكومية» تعريف الجهات الحكومية بماهية خطة حفظ الملفات والهدف منها وكيفية إعدادها.

وركز خبير الأرشفة أحمد موجب الذي حاضر في الدورة، على أهمية التوفيق بين خطة حفظ الملفات ومواد اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 بشأن الأرشيف والمكتبة والوطنية؛ لا سيما المادة 34 والمادة 36؛ إذ تعدّ الوسيلة التي تحدد مُدد حفظ الوثائق والملفات في الجهات الحكومية في مختلف مراحلها العمرية، في المكاتب بالنسبة للوثائق الجارية، وفي قاعات حفظ الوثائق الوسيطة، وتحدد من خلالها كذلك المصير النهائي لها الإتلاف أو الحفظ الدائم في الأرشيف والمكتبة الوطنية.

هذا وقد شهدت هذه الدورة - التي شارك فيها عدد كبير من المهنيين والمهتمين - عرض خطة حفظ الوثائق المشتركة التي أعدها الأرشيف والمكتبة الوطنية لتحديد مُدد استبقاء الوثائق المتعلقة بالوظائف التالية: الموارد البشرية، والشؤون المالية، والشؤون القانونية، والمعلومات المؤسسية، والتطوير الإداري، والعلاقات العامة والاتصال الحكومي، والخدمات المساندة.

كما قدم الأرشيف والمكتبة الوطنية ورشة عمل متعلقة بموضوع «جرد الوثائق في الجهات الحكومية» استهدفت صقل خبرات الأرشيفيين، وتأهيلهم لتنظيم أرشيفات الجهات الحكومية وفق التشريعات المعتمدة بالدولة، والمعايير الدولية.

وقد ركزت هذه الورشة التي حاضر فيها خبير الأرشفة أحمد موجب في تدريب موظفي الديوان الأميري بإمارة عجمان على آلية جرد الوثائق في مختلف مواقع الحفظ وفي المكاتب امتثالاً إلى متطلبات القانون رقم 7 لسنة 2008 بشأن الأرشيف والمكتبة الوطنية وتعديلاته ولائحته التنفيذية، بغرض التعرف عليها وعلى مواقع حفظها لتسهيل الوصول إليها عند الحاجة.

وأكدت الورشة - التي حظيت بمتابعة المختصين من موظفي الديوان الأميري بإمارة عجمان - أهمية تحديد الملفات المنتهية الصلاحية للإدارات، وتحويلها للحفظ الدائم أو إتلافها بما يتفق مع متطلبات الأرشيف والمكتبة الوطنية.