4 قواعد أساسية للعودة إلى العمل في المكاتب

شهدت الفترة الماضية تطبيق مجموعة من القواعد الصارمة التي تدعو الجميع للبقاء في منازلهم والالتزام بمسافة تباعد عن الآخرين. وتشهد هذه الإجراءات مؤخراً الكثير من التعديلات. ففي حين ما تزال بعض دول المنطقة خاضعةً لتدابير الإغلاق الكامل، خففت مناطق أخرى من ضرورة ارتداء الكمامات. وعلى ما يبدو، تطغى على هذه المرحلة حالة العودة إلى أماكن العمل الفعلية، ما يدعو إلى تجهيز المكاتب الفارغة لاستقبال الموظفين وضمان سلامتهم.

وفي إطار استعدادها لاستقبال الموظفين مجدداً، لا بد للمكاتب من أن تقوم أولاً وقبل كُل شيء بمراعاة جميع القوانين والتشريعات المحلية المعمول بها في هذا الصدد. ومن هذا المُنطلق، قُمنا بإعداد أربع قواعد أساسية لمساعدتكم على توفير بيئة آمنة للموظفين ومنحهم الثقة بحرص جهة العمل على سلامتهم الكاملة.

وفي ما يلي أربع قواعد أساسية لتسهيل عودتكم الآمنة للعمل في المكاتب:

1. التباعد الاجتماعي:

قد يبدو هذا التعبير مألوفاً بالنسبة لنا لكثرة ما سمعنا به في العام الماضي. ولكننا نُدرك أيضاً أنّ تحديد معاييره هو السبيل الرئيس لإنجاحه. وفي حالة العودة إلى المكاتب، من الضروري التحكم في أعداد الأشخاص الذين يعملون ضمن الموقع مع التخطيط والتحضير لجميع التفاصيل. ويُمكن تحقيق هذا من خلال:

• تطوير نظام يُتيح لـ50% من الموظفين العمل في المكتب بينما يعمل البقية من منازلهم

• تنظيم أماكن جلوس الموظفين بحيث لا يجلسون بشكل متقابل على مكاتبهم

• وضع خطة لتنظيم الحركة داخل المكتب بحيث تعتمد بشكل أكبر على الحركة باتجاه واحد في الممرات وعلى السلالم

• وضع قيود على أعداد الأشخاص الذين يُمكن وجودهم معاً في المصاعد ومناطق الاستراحة وغرف الاجتماعات - وتكون الإشارة إلى العدد الأقصى المسموح به من خلال وضع لافتات بهذا الخصوص و/أو الاستغناء عن الكراسي الإضافية

• وضع قيود على أعداد الزائرين في مكان العمل، وذلك من خلال إعداد وثيقة مبسطة توضح القواعد المتّبعة

2. التدابير الصحية:

لا شك في أنّ التدابير الصحية كانت على الدوام محط تطبيقٍ في مكان العمل. ومع ذلك، يجب علينا في هذه المرحلة تعزيز مستويات تطبيقها بما يتجاوز تدابير النظافة الاجتماعية لتصل إلى حد شن حرب شاملة على هذا الفيروس.

بدايةً، لا بد من الاتفاق على قاعدة حول مكان وتوقيت ارتداء الكمامات داخل المكتب: هل يجب ارتداؤها طوال الوقت أم فقط عند التجول داخل المكتب؟ ويجب الانتباه إلى التزام هذا القرار مع التوجيهات الحكومية ذات الصلة.

وتتمثل الخطوة التالية في ضمان توافر الصابون ومعقمات اليدين وعبوات الرذاذ المطهر بسهولة في أماكن مختلفة من المكتب مثل المدخل وفي الكافتيريا وعند آلة تحضير القهوة، وغيرها. ولا بد من ضمان سهولة وصول الموظفين إلى العبوات الجديدة عند الحاجة إليها. كما يجب استعمال المناديل الورقية ذات الاستخدام الواحد بدلاً من مجففات الهواء. 

ويجب الحرص على تركيب الحواجز البلاستيكية في الأماكن التي لا يُمكن ضمان الالتزام بالتباعد الاجتماعي فيها.

ومن الضروري بلا شك زيادة وتيرة التنظيف في المساحات العامة، مثل مقابض الأبواب ودرابزين السلالم وأسطح المكاتب والطاولات في الكافتيريا.

3. المساءلة الفردية:

قد يكون تطبيق هذا المفهوم، برغم وضوحه الشديد، مهمةً صعبة للغاية؛ إذ لا بد من إعلام موظفي الشركة بالواجبات والمسؤوليات الملقاة على عاتقهم، من دون ترك أيّ مجال للتكهنات. ومن الضروري التأكد من معرفتهم بوجوب بقائهم في المنزل عند شعورهم بأي توعك أو ظهور أي أعراضٍ عليهم، مع تشجيعهم على التعبير عن آرائهم حول أساليب تعزيز سلامتهم وسلامة زملائهم. ويوصى بإعداد كتيب معلومات موجز كفيل بتوضيح القواعد (الجديدة) في المكتب، وربما إرفاقها بهدية صغيرة.

4. التعاون المتواصل:

لن يتمكن الجميع من العودة إلى المكاتب دفعةً واحدة، وينطبق هذا على البائعين والعملاء، وأيّ من المكاتب الأخرى التي تتعاملون معها. وأشار مقال نشرته صحيفة ذا ناشيونال إلى دراسة أجرتها مؤسسة ديفيز هيكمان بارتنرز، واشتملت على عشرة آلاف مقابلة من 11 دولة بمشاركة 517 شخصاً من الإمارات. ويُشير المقال بكلّ وضوح إلى أنّ 64% من المشاركين فضّلوا نموذج العمل الهجين، الذي يوفر المرونة الكافية لمزاولة العمل من أيّ مكان في حال الأدوات التكنولوجية اللازمة لذلك. وهنا يجب التأكد من توافر قنوات تواصل فعالة بين الموظفين العاملين في المكاتب وأولئك الذين يعملون من منازلهم للتأكد من معرفة الجميع بالتفاصيل كافة. ويُعد منتج ClickShare Conference من باركو حلّاً رائداً لعقد المؤتمرات لاسلكياً، بحيث يُتيح للفرق من مختلف المواقع المتباعدة فرصة التعاون بسهولة باستخدام الجهاز المفضل لديهم وعن طريق الأدوات والتطبيقات التي يعرفونها ويفضلون استخدامها، مثل مايكروسوفت تيمز وويبيكس وزووم وغيرها الكثير. ويُعد الحل الجديد نظاماً مفتوحاً لا يحتاج لاستخدام الكابلات أو المحولات، ما يزيد من سهولة ويُسر إجراء الاجتماعات الهجينة ويضمن مزايا التعاون بين مختلف الفرق المعنية.

في الواقع، يختلف مفهوم العودة إلى المكاتب بين مختلف المؤسسات. وعلى الرغم من أنّ القواعد المعمول بها على المستوى المحلي ستلعب دوراً رئيساً في تحديد ملامح هذه الرحلة؛ إلا أنّه يجب على كلّ شركة أن تجد صيغتها الخاصة والأنسب بالنسبة لموظفيها في نهاية المطاف. وختاماً، نقترح قيام إدارة الشركة بالترحيب بالموظفين بشكل رسمي من خلال تنظيم فعالية تحت شعار اليوم الأول للعودة إلى المكاتب؛ إذ من شأن هذه الخطوة أن تمنح الجميع فرصة الاعتياد على الترتيبات الجديدة وإدراك المتوقع من جانبهم. كما ستحظى هذه الخطوة بتقدير الموظفين لديكم، ما سيؤدي مباشرةً إلى تعزيز مستويات ثقتهم بالتدابير التي اتخذتموها لتوفير مكان عملٍ آمن لهم.

وفي تعليقها على هذا الموضوع، قالت إيكتا بوثران، مديرة شؤون التوزيع والقنوات الإقليمية لدى باركو الشرق الأوسط وأفريقيا: تتجه الشركات نحو اعتماد منهجيات مختلفة للعودة إلى المكاتب، غير أنّ العودة الكاملة إلى الحالة الطبيعية ستستغرق بعض الوقت قبل أن تكتمل. وعلى مدى العام الماضي من عُمر أزمة كوفيد - 19، حرصت معظم الشركات على تطوير واعتماد نموذج هجين من أجل تحقيق التوازن بين الموظفين العاملين عن بُعد ومن يعملون من المكاتب من أجل الحفاظ على تواصل فعال يساهم في تعزيز الإنتاجية. وستُواصل الشركات حتى بعد العودة إلى العمل من المكاتب استخدامها هذا النموذج الهجين للتعاون بين الموظفين والموردين والبائعين وغيرهم بهدف رفع مستويات الإنتاجية وتعزيز التواصل وتوفير الوقت اللازم للتنقل من أجل الوصول إلى مقر العمل.

وتُصمم «باركو» الحلول التكنولوجية الكفيلة بضمان تحقيق نتائج مُبهرة في جميع أنحاء العالم. وبالاعتماد على نظرتنا الشاملة، نعمل على تطوير حلولٍ بصرية وتعاونية تُساعدكم على العمل جنباً إلى جنب ومشاركة الرؤى وإبهار العملاء. ويتمحور تركيزنا حول ثلاثة أسواق رئيسة: الأنشطة المؤسسية (بدءاً من قاعات الاجتماعات وغرف التحكم وصولاً إلى المساحات المؤسسية)، وقطاع الرعاية الصحية (بدءاً من قسم الأشعة وصولاً إلى غرفة العمليات)، وقطاع الترفيه (بدءاً من صالات السينما وصولاً إلى وجهات الجذب والفعاليات المباشرة). وفي عام 2019، حققت الشركة إيرادات مبيعات بلغت 1.083 مليار يورو. ويضم فريقنا العالمي 3600 موظف يظهر شغفهم في التكنولوجيا جلياً من خلال 400 براءة اختراع نجحنا في الحصول عليها.