«زيروكس»: 3 خطوات تساهم في تحقيق استراتيجية لاورقية ناجحة

يتماشى إطلاق سمو الشيخ حمدان بن محمد بن راشد آل مكتوم ولي عهد دبي استراتيجية دبي للمعاملات اللاورقية في فبراير الماضي، مع أهداف رؤية الإمارات 2021، التي ترمي إلى أن تصبح الإمارات من أفضل دول العالم، وذلك من خلال ترسيخ قواعد الاقتصاد المتنوع، وذو التنافسية العالية، وفي الوقت نفسه توفير البيئة المعيشية المستدامة.

وتقول بوي تشي لي، رئيس عمليات التسويق في الشرق الأوسط لدى شركة زيروكس إن من العناصر الرئيسية التي ينبغي على الحكومات تحديدها من أجل تحقيق استراتيجية لاورقية ناجحة، التي تدعم عملية التحول الرقمي في الدولة - هي الارتقاء من الاقتصاد المعتمد على الطباعة إلى الاقتصاد الرقمي، واتخاذ ثلاث خطوات رئيسية من شأنها تحقيق نقلة نوعية وناجحة وانسيابية نحو بيئة خالية من استخدام الورق.

1  ــ تتمثل الخطوة الأولى في التقييم والتحسين، حيث يتوجب على الحكومات إطلاق عمليات التدقيق، والتتبع، والقياس، وتحليل طبيعة وكيفية استخدام الورق. وقد تشير عملية «التحسين» إلى التحول الرقمي، أو إلى إعادة هندسة العمليات الورقية بالدرجة الأولى، لكنها يجب أن تلي عملية تقييم شاملة ومبنية على الرؤى التطلعية من أجل حصد النتائج المجزية.

2 ــ ما الخطوة الثانية فتقوم على تأمين الأمن والتكامل، حيث ينبغي على قادة ومديري المؤسسات النظر إلى المشهد من مفهومه الأوسع! فالكلفة والأمن والانسيابية تعتبر من دوافع عمليات التحول الرقمي، ولن تجنيَ النتائج المنشودة إلا إذا قامت الحكومات بدعم العامل الأمني، وتأكدت من تكامل عمل التقنيات والعمليات والأشخاص معاً.

3 ـــ في حين تتلخص الخطوة الثالثة بالأتمتة والتبسيط، فقبل الشروع بأتمتة أية عمليات وجعلها أكثر بساطة ورقمية ولاورقية، من الأهمية بمكان اتخاذ الخطوتين السابقتين أولاً، حيث ينبغي على الحكومات إجراء عملية تقييم قبل البدء بأتمتة العمليات الرقمية، كي تضمن الحصول على النتائج الأفضل والمنشودة.

خفض التكلفة

وتضيف «تشي لي» إن هناك عدداً من الاستراتيجيات الأساسية والبسيطة جداً التي يمكنها الحد بدرجة كبيرة من استهلاك الورق، مثل إصدار أمر الطباعة عند الحاجة إليه فقط، واستخدام جانبي الورقة كلما أمكنهم ذلك، والاستعانة بعمليات المسح الضوئي. وتتميز شركة زيروكس بكونها أول من طرح تقنية الطباعة والنسخ على كلا وجهي الورقة، نظراً إلى الميزة الاقتصادية الجلية لاستخدام النصف الآخر من الورقة عند الطباعة والنسخ.

وبإمكان الموظفين تعيين الطباعة على كلا الوجهين كخيار افتراضي ضمن برامج الطباعة من أجل توفير كميات كبيرة من الورق المطبوع. ثالثاً، يتوجب على الموظفين الطباعة بالألوان عند الحاجة إلى ذلك فقط، لأنها توفر فعالية أكبر عند استخدامها بمسؤولية.

وتختم «تشي لي» بالقول: «من الواضح أن عمليات المسح الضوئي تلعب دوراً حيوياً في إنجاح الاستراتيجية اللاورقية. وبالنتيجة، ستساعد عمليات التحول الرقمي دولة الإمارات في تحقيق هدفها المنشود والمتمثل في استثمار مواردها بأعلى درجات الكفاءة، ما سيجعلها قادرةً على تعزيز مستويات جودة وأداء وتفاعل الخدمات في المدن، وفي الوقت نفسه تسهيل التعاون والتشاركية ما بين المواطنين والحكومة».