طرق صياغة مؤشرات الأداء بالمنظومة الاستراتيجية

تعد مؤشرات الأداء الوسيلة المثلى لتقدير فعالية العمل والتأكد من تحقيق أهداف المؤسسة، وتحديد الفرص التي لها أهمية استراتيجية، بجانب تقييم ما تم تحقيقه من تقدم، ونوضح بأننا نتطرق لمؤشرات الأداء، وليس المؤشرات الاستراتيجية المربوطة بالرؤية العليا، ولكي نستطيع صياغة مؤشرات أداء جيدة لا بد أن نأخذ في اعتبارنا بعض التساؤلات الهامة مثل: هل تؤدي الإدارة مهمتها بالشكل المطلوب وبناء على أهداف المؤسسة؟ ما مستوى التقدم الذي وصلت إليه في أداء المهمة؟ وما الذي تتميز به المؤسسة ويمكن أن تحقق النجاح من خلاله؟ وما هو أدنى حد انتهت منه؟ وما النقاط التي تتطلب تطويراً وتحسيناً بالمؤسسة.

وتعتمد مؤشرات الأداء في العادة على عدد من الأساليب والأدوات التي تستخدم في مواصفات الجودة والتخطيط لتحديد عدد من المؤشرات التي عن طريقها يمكن قياس ومقارنة الأداء في مختلف المجالات، والوقوف على الوضع الحالي، وكذلك التخطيط لوضع أفضل في المستقبل، ومن بعض أنواع مؤشرات الأداء: مؤشرات الفعالية، مؤشرات وقت التشغيل، مؤشرات الكفاءة، مؤشرات الأمان، مؤشرات الإنتاجية، ومؤشرات مستوى الجودة.

ويتم صياغة وصناعة مؤشرات تشغيلية لمتابعة أداء المؤسسة وفق الخطة الاستراتيجية. وتوضح مؤشرات أداء الإنتاجية مدى كفاءة المؤسسة في استغلال مواردها الاقتصادية، بينما تختص المؤشرات الاستراتيجية بتحقيق أهداف القيادة العليا وتحقيق الأولويات، ومن الضروري أن تتصف مؤشرات الأداء بكونها عملية ومقبولة وعلى درجة عالية من الموثوقية، واستخدامها يستوجب وجود توازن من خلال التعامل معها، فلا يجب أن يكون هناك تركيز على مؤشر واحد فقط وإهمال المؤشرات الأخرى.

صياغة مؤشرات الأداء تعطيه ميزة إضافية وقيمة عالية، وهناك 4 خطوات يجب أخذها في الاعتبار عند صياغة مؤشرات الأداء الرئيسية، وهي:

أولاً: تحديد الأهداف الرئيسية للعمل، كالغرض والغاية مما تقوم به من أعمال.

ثانياً: وضع تعريف محدد للإنجاز.

ثالثاً: أخذ قرار بخصوص القياس.

رابعاً: كتابة مؤشرات أداء خاصة بالمؤسسة، وليست منسوخة من أماكن أخرى.

ولا بد من تحديد أهداف العمل الأساسية لبناء مؤشرات أداء جيدة، ولذا يمكن الاعتماد على طريقتين يمكن من خلالهما استخلاص وصياغة مؤشرات أداء خاصة للمؤسسة، الأولى: صناعة القرار القائم على وجود بدائل، بمعنى انتقاء الخيار المفضل من ضمن بدائل متاحة، والثانية: صناعة القرار القائم على القيمة، والذي يعتمد على تقييم الأمور الأكثر أهمية بالنسبة للعمل، والاعتماد على الطريقة الأولى والمتعلقة بصناعة القرار القائم على وجود بدائل والبحث في عدة قوائم يسهل من عملية اختيار مؤشرات الأداء المناسبة، ولكنها ليست بالضرورة ستحقق أهدافك الرئيسية، ولكن عند استخدام الطريقة الثانية المتعلقة بصناعة القرار القائم على القيمة، والتي تراعى فيها أهداف العمل الرئيسية سيضمن الحصول على مؤشرات أداء رئيسية، والتي بمجرد تحقيقها ستحقق أهداف العمل الرئيسية.

وعند إعداد وصياغة مؤشرات الأداء نعتمد على نظرية وضع الغايات المستهدفة، والتي يمكن وضعها من خلال بعض المدخلات وهي:

•    التقرير السنوي والبحث الداخلي.

•    المقارنة المعيارية.

•    تحليل التوجهات السائدة.

•    ورش العمل.

•    إعادة المعايرة الداخلية.

•    المستهدفات الأولية.

•    تصنيف المستهدفات لوصول أسهل للمؤشرات.

وهناك 5 مراحل لإعداد وصياغة مؤشرات الأداء وهي: تحديد الأهداف الاستراتيجية، ومن بعدها الأهداف الفرعية، ثم تحديد المقياس، ومن بعده تأتي مرحلة معرفة الأداء الفعلي للعمل، وأخيراً تحديد مدى الانحراف، والغاية من خلال مؤشرات الأداء أن تصبح الأهداف العامة واضحة للجميع، وبالتالي يعمل الجميع لتحقيق هدف واحد وهو نجاح المؤسسة.