أهداف الخطط التشغيلية وأهميتها الاستراتيجية

تحتاج كل منظومة إلى خطة تفصيلية تعمل على تحقيق رؤيتها وأهدافها البعيدة، وهذا ما تقوم به الخطة التشغيلية وبناء عليها يتم تحديد المهام والمنفذين وفترة التنفيذ، إلى جانب تخصيص الموارد المطلوبة من أجل تحقيق المهام ومعرفة المخاطر المحتملة والطرق الصحيحة لإدارة تلك المخاطر دون أن يكون هناك تأثير على سير الخطة.

الخطة التشغيلية، هي الخطة التفصيلية التي من خلالها ترسم المهام اليومية لكل فريق أو قسم بالمؤسسة في ضوء الخطة الاستراتيجية الخاصة بالمؤسسة، وتوضح كيفية التنفيذ والمدة الزمنية والمراكز الوظيفية والجهات المسؤولة عن التنفيذ، وإن هناك نوعين أساسيين للخطة التشغيلية يختلف النوع وفق تكرار استخدامها، فهناك الخطة المستخدمة لمرة واحدة والتي يرتبط تطبيقها بفترة معينة أو حدث معين مثل جدول المهام والميزانية، وهناك الخطة المستخدمة لأكثر من مرة والتي تسمى «الخطة الدائمة» وهي الخطة التي تنتقل من سنة لسنة، ويتم تطبيقها لعدة سنوات.

الهدف الرئيسي للخطة التشغيلية يتمثل بتوثيق المعرفة الإجرائية ولا تكون المعرفة حصراً لأي شخص وتنسيق كافة الموارد المادية والبشرية والمالية للمنظومة، وهناك أهداف أخرى للخطة التشغيلية كضمان أداء أمثل لتحقيق الأهداف الاستراتيجية بناءً على المعطيات المتاحة، وتحقيق نظم عمل تتسم نتائجها بالاستقرار ويمكن تكرارها بنجاح، وكذلك ترشيد استخدام الموارد الخاصة بالمؤسسة من أجل تحقيق قيمة مضافة، ولذا تتضمن الخطة التشغيلية 4 أسئلة وهي: أين نحن الآن؟ أين نريد أن نكون؟ وكيف نصل لهدفنا؟ وكيف نقوم بقياس ما أحرزناه من تقدم؟

ويجب إعداد الخطط التشغيلية من قبل الأفراد المشاركين بالتنفيذ، ويكون هناك حوار بين الإدارات، حيث إن الخطط التي يقوم أحد الأقسام بوضعها بالتأكيد سوف يكون لها انعكاس على الأقسام الأخرى، ولا بد أن تتضمن الخطة التشغيلية على: أهداف واضحة، وما تقدمه من أنشطة، ومعايير الجودة، والنتائج المأمولة، ومتطلبات التوظيف والموارد، والجداول الزمنية الخاصة بالتنفيذ، وتقييم نسبة الإنجاز.

إعداد الخطة التشغيلية من خلال دليل تشغيلي يتضمن كافة المعلومات المتعلقة بالخطة، وتعد دليلاً مرئياً للقارئ للمحتوى تتضمن كافة المعلومات الضرورية، وتشمل الملخص التنفيذي وهو الفقرة النصية التي تتضمن تلخيصاً للتقرير بأكمله وتحديد المهمة والأهداف وهي من الخطوات الأساسية لتطوير الخطة الاستراتيجية، وتتضمن توفير مؤشرات أداء رئيسية وفي هذه الخطوة ستقدم دليلاً على مدى أهمية الخطة التشغيلية، وتحديد الاحتياجات والموارد المطلوبة بكافة المشاريع التي تم التخطيط لتنفيذها في الفترة الزمنية التي تغطيها الخطة التشغيلية، وتتضمن الخطة آلية إدارة وتنفيذ الموارد المتعلقة التي يحتاجها كل مشروع من تلك المشروعات وكيف ستنفق ولا تتجاهل الخطة آلية تفعيل وتوظيف من خلال تحديد نوعية الفئة المناسبة لكل منصب توظيفي ووضع آلية لإجراء المقابلات الخاصة بتقييم المرشحين، وتحديد عدد المناصب الشاغرة والمطلوب شغلها، والتأكد من تعيين الفرد المؤهل للوظيفة والمتوافق مع ثقافة المؤسسة، وتحديد الافتراضات وماهية المخاطر الرئيسية وكيفية معالجتها.

نلجأ لوضع الخطة التشغيلية لأنها تعد من أهم أولويات المؤسسة، حيث إنها تدعم الخطة الاستراتيجية فعند وجود عدد من الخطط التشغيلية بالمؤسسة يسهل ذلك من تحقيق الأهداف الخاصة بكل قسم على حدة مما يؤدي ذلك لتحقيق الأهداف الكبرى للمؤسسة، إلى جانب أن الخطة التشغيلية تعمل على تقسيم عملية التخطيط مما يجعل الجميع مشاركاً بعملية التخطيط ومعرفة نقاط الضعف بدقة إن وجدت.