قالت مذكرة داخلية نشرتها وزارة الخارجية الالمانية أن الافغان الذين يحضرون مؤتمر بون بهدف السعي لتشكيل حكومة انتقالية سوف يتعين عليهم أن يتركوا أسلحتهم في غرفة الملابس. ولاحظت المذكرة المكونة من صفحة واحدة والتي حصلت عليها وكالة الانباء الالمانية (د.ب.أ) أنه في الوقت الذي سيقدم فيه بيت الضيافة خدمات الكواء للملابس التي سيرتديها المشاركون، فليس هناك إمكانيات لكي العمم. وقالت المذكرة ان الامن هو عامل هام وأساسي في الاجتماع ويتعين أن يمر كل الافراد بفحوصات أمنية دقيقة. وقالت مذكرة وزارة الخارجية «لن يسمح للمشاركين بحمل الاسلحة (حيث يتعين تركها في غرفة الملابس أو مكان مماثل)». ولاحظت الوزارة أن إحدى المشاكل التي يواجهها العديد من الموفدين الذين يصل عددهم إلى خمسين موفداً هي أنهم ليست لديهم جوازات سفر. وقالت المذكرة «علينا أن ننهي إجراءات الحصول على التأشيرة». وبالنظر إلى شهر رمضان سوف يقدم الفندق الافطار - أي السحور - في الساعة الخامسة صباحا والغداء - أي إفطار رمضان - بعد غروب الشمس. وقالت المذكرة ان الطعام المقدم سوف يشمل أطباق الدجاج والارز والفواكة المجففة والشاي الاخضر مع الامتناع عن تقديم الكحوليات، أما غرفة الصلاة التي تم اعدادها للمصلين فبها سجاد عجمي. ولما كانت هناك صعوبة في الحصول على مترجمين للغات المؤتمر وهي البشتو والأردي والانجليزية، فقد تم الاتيان ببعض الشباب الافغان من لندن. وقالت المذكرة في النهاية «إننا نأمل في حدوث أحسن النتائج». د.ب.ا