يتردد الكثيرون في استخدام الهاتف لأسباب عدة منها الخجل أو عدم الشعور بالأمن أو الارتياح. ولكن في مكان العمل، إجراء مكالمة غالباً ما يكون أكثر فعالية من كتابة رسالة. وتقول ليندا كايسر المدربة المهنية: «غالباً ما يمكن توضيح المسائل السرية أو الحقائق المعقدة بشكل أسرع وأسهل عبر الهاتف منه عبر البريد الإلكتروني».
ولكن يجب ألا تستخدم الهاتف بدون خطة. ويقول جيتسن فيلاند المدرب المهني: «من المهم أن يكون للمتصل هيكل واضح ونقاط نقاش للمكالمة الهاتفية». وفي كثير من الحالات، تظل كتابة رسالة بالبريد الإلكتروني ملائمة، بحسب المدربة زالكا شفارتس، على سبيل المثال، إذا لم يكن الشخص غير متاح حالياً.
كما أن رسالة بالبريد الإلكتروني تكون ملائمة لطلب التبادل عبر الهاتف واقتراح بعض الأيام والمواعيد لإجراء المحادثة الهاتفية.