نعلم وإياكم أن فكرة تنظيم المعارض والمؤتمرات لاقت رواجاً كبيراً في دبي، والسبب تميز الإمارة وحركتها الدؤوبة، بما تحتضن من مشاريع اقتصادية وثقافية وتنموية، التي تدفع العاملين في هذا القطاع للمضي قدماً نحو تقديم صورة أفضل لما يجري على الساحة.
أما نحن ومتى حظي أحدنا بفرصة التواجد في مؤتمر أو معرض ما، يجد عالما يختلف في حجمه وأوصافه حسب الشكل والمضمون، وقد نعجب بذاك المؤتمر أو ربما لا يروق لنا، وفي كلتا الحالتين، يبقى انطباعاً يرسخ في الذاكرة جيداً كان أم سيئاً، ومتى كان المؤتمر يحمل أفكاراً ذكية وملموسة، حتماً سنتساءل: من الواقفون خلف الستارة؟ وكيف يعملون؟
»الحواس الخمس« التقت ندى جابر المدير التنفيذي لشركة »اتصال« لتنظيم الفعاليات، التي استهلت حديثها بأن تنظيم المؤتمرات والمعارض صناعة بلا دخان كما يطلق عليه البعض، ووسيلة جذب سياحية جديدة نسبياً على منطقة الشرق الأوسط مقارنة بالعالم، إلا أن الإمارات تبوأت الصدارة في هذا القطاع.
فكرة المؤتمر
قالت ندى إن تنظيم المؤتمرات والمعارض يعد واحداً من الصناعات التي لا يمكن الاستخفاف بها، وهو يعتمد على مجموعة من الأساسيات التي يجب أخذها بعين الاعتبار منذ اللحظة الأولى، أهمها تكوين فكرة المؤتمر والمعرض المرافق له حسب حاجة السوق، وقبل الشروع بإطلاق مؤتمر أو ملتقى ما، يتم تكليف قسم الدراسات في الشركة لوضع كافة التفاصيل الخاصة بالمؤتمر، ويتم تقييم حاجة السوق لها وأهم التوصيات التي يمكن أن تعود بالنفع على المشاركين.
إضافة إلى أهمية التعارف بين الشركات والأفراد، وإمكانية عقد الصفقات الاقتصادية التي تعود بالفائض على المشاركين من خلال إفساح المجال أمام الشركات المشاركة لعرض خدماتها وتعريفها لدى المستثمرين، ومناقشة أهم أوراق العمل والمحاور التي تهم العاملين في هذا المجال.
وبينت أن فكرة أي مؤتمر مهما كانت رائعة أو عبقرية، لا يمكن أن ترى النور دون تنظيم، كونه المعيار الذي يقوم عليه نجاح المؤتمر، فبعد اختيار الفكرة يتم تقسيم فريق العمل إلى عدة أقسام، منه من يهتم بالنواحي الاقتصادية ومحاور أوراق المؤتمر ومنه من يقوم بتنظيم قاعات المؤتمر، وآخرون يباشرون باستقبال وتسجيل المشاركين، وهناك فريق آخر متخصص فقط باحتياجات العارضين وفريق للمتابعة مع الرعاة والتسويق.
الاتصال بالمشاركين
وأضافت: بعد تكوين فكرة المؤتمر أو المعرض، وتحصيل نتائج الدراسة التي قام بها فريق مختص في حاجة السوق، وتقسيم فريق العمل إلى عدة أقسام، تبدأ الخطوة التالي من قبل فريق خاص بالاتصال بالمتحدثين والمشاركين، ولهذا الدور أهمية كبرى، حيث نحرص في كل مؤتمر على انتقاء الأشخاص القادرين على إثراء المؤتمر فكرياً، ونقدم أهم وآخر المستجدات الاقتصادية والثقافية كون أن شركة »اتصال« متخصصة بالمؤتمرات الاقتصادية والثقافية.
ومن ثم تقوم الشركة بإجراءات التعارف بين الشركات والأفراد المشاركين من خلال جناح خاص يسمى (one-to-one meeting) أي (لقاءات خاصة) تهتم بتسهيل إبرام الصفقات والتعارف بين الشركات لتأمين النجاح الكامل للمؤتمر، وإحراز الفائدة المرجوة من المشاركة.
وردا على سؤال عن كيفية التأكد من مصداقية الجهات المشاركة في المؤتمرات والمعارض، أكدت جابر أن »اتصال« رفضت عروضا مغرية من شركات لرعاية »ملتقى الوساطة المالية«، لأنها لم تكن بالمستوى المطلوب، وهذه الخطوة لم تكن الأولى، فمن باب حرص »اتصال« على مصداقيتها أمام المستثمرين والمشاركين، قمنا باستبعاد الشركات التي لا تتمتع بالثقة الكاملة.
معوقات وإيجابيات
وبينت أن مهمة تنظيم المؤتمرات مثلها مثل أي مهنة أخرى، تواجه معوقات ومتاعب تكمن في حجوزات الفنادق وغلاء الأسعار وتأخير تعاون بعض الجهات الرسمية خاصة في الفعاليات الثقافية، أضف إلى ذلك أن مردودها المادي قليل نسبياً إذا ما قورن بأرباح الأسهم والعقارات.
أما إيجابيات هذه المهنة، فهي كثيرة وأهمها من الناحية المعنوية، كونها تفتح المجال أمام إبرام العديد من عقود العلاقات العامة وهي الأساس الذي قامت عليه الشركة.
الاسم: ندى جابر
العمل: شركة اتصال
الجنسية: لبنانية
السكن: دبي
الهواية: القراءة واليوجا
اللون المفضل: كل الألوان
الدراسة: إدارة أعمال
العمر: صغيرة
الوساطة المالية
تستعد ندى جابر لتنظيم فعاليات »ملتقى الوساطة المالية في دول الخليج«، الذي يعقد في فندق روتانا بيتش أبوظبي يومي 14و15 أكتوبر المقبل، بالتعاون مع هيئة أوراق المال والسلع في إمارة أبوظبي.
الاسم: ملتقى الوساطة المالية
الفترة: 14-15 أكتوبر 2008
المكان: فندق روتانا بيتش أبوظبي
»شباب أطول«
كان مؤتمر »شباب أطول« في العام 2004، البداية التي انطلقت منها ندى جابر، وعلى إثره لاقت دعماً كبيراً من المسؤولين في القطاع الصحي، حتى أضحت تنظم مختلف المؤتمرات الطبية في الدولة.
الاسم: »شباب أطول«
المكان: فندق المروج روتانا
الفترة: 3 أيام
الاستثمارات العربية
تنظم شركة »اتصال« ضمن خططها المستقبلية، »ملتقى الاستثمارات العربية« بدعم من اتحاد الغرف العربية في بيروت، والذي سيضم مجموعة من المستثمرين العرب من الخليج إلى المحيط.
المكان: فندق البستان روتانا دبي
المدة: يومان
الوقت: مارس 2009
دبي - فضيلة نجيب