في إطار التحضيرات للدورة الخليجية الرياضية الثامنة للسيدات واستعداداً لترجمة رغبة سمو الشيخة جواهر بنت محمد القاسمي، حرم صاحب السمو حاكم الشارقة، رئيسة المجلس الأعلى لشؤون الأسرة، ورئيسة مجلس إدارة نادي سيدات الشارقة في دعم الحركة الرياضية النسائية في دولة الإمارات ودول مجلس التعاون الخليجي، عقد أعضاء اللجان المنظمة اجتماعاً بحضور نورة النومان رئيسة اللجنة المنظمة العليا للدورة الخليجية الثامنة بهدف مناقشة جدول أعمالهم وبناء أفضل جسور التواصل في ما بينهم بما يوفر الفرص الملائمة لإنجاح الدورة وجعلها محط أنظار سكان الدولة ومنطقة الخليج العربي.
استعرض المجتمعون مهام اللجان ومختلف التفاصيل المتعلقة بتنظيم الدورة بدءاً من المؤتمر الصحافي مروراً بالمباريات وصولاً إلى ختام الدورة ومغادرة الفرق المشاركة، في محاولة لجعل هذه الدورة من أنجح الدورات الرياضية على الإطلاق. ونتيجة للمناقشات التي تناولها أعضاء اللجان خلال الاجتماع، عرضت لجنة العلاقات العامة برئاسة جواهر بن هده استعداداتها لاستقبال الوفود وتلبية حاجاتهم ومواعيد وصولهم وحجوزات الفنادق المخصصة لكل فريق.
من جهتها، قامت لجنة التسويق والفعاليات برئاسة خولة السركال باستعراض الخطط الإعلانية والإعلامية، حيث تم الإعلان عن انطلاق الحملة الإعلانية وتصميم الإعلانات وإعداد المركز الإعلامي الخاص بالدورة كما وتمت مناقشة الجدول الإعلامي الذي خصص للدورة والتغطيات الإعلامية. كما وناقشت ثريا الحجي رئيسة اللجنة المالية مع الفرقاء المجتمعين الميزانية النهائية للدورة الخليجية الثامنة. في الإطار عينه، قام المجتمعون بوضع خطة شاملة ليوم الافتتاح بكل ما فيه من نشاطات مميزة.