«كاشيو»: مزايا متعددة لأتمتة إدارة النفقات في الشركات
أرمين مرادي
أكد أرمين مرادي، الشريك المؤسس والرئيس التنفيذي في «كاشيو»، وهي محفظة إلكترونية تسمح للمستخدم بالدفع وتحويل المال عبر الإنترنت، الأهمية الكبيرة والمزايا المتعددة لأتمتة إدارة النفقات باعتبارها الطريق الأمثل للشركات للتحكم في ميزانياتها، والموافقة عليها على مستوى الإدارات، وعرض نفقاتها في الوقت الفعلي.
وأضاف مرادي: تُثقل العمليات وتقارير المصاريف اليدوية كاهل الموظفين وفرق الشؤون المالية. وعند مراجعة هذه العمليات، فإنها لا تخلو من الأخطاء لأن الخطأ البشري أمر لا مفر منه. وأظهرت دراسة أجرتها مؤسسة «غلوبال بيزنيس ترافل أسوسييشن» أن متوسط تكلفة إصدار تقرير نفقات واحد يبلغ 58 دولاراً، بالإضافة إلى 52 دولاراً لمراجعته وتصحيحه. في المتوسط، تحتوي 19 % من تقارير المصروفات على أخطاء. عند وضع برنامج مخصص لإدارة النفقات، يقوم كل موظف بتحميل صور الإيصالات مباشرة إلى النظام وإرسالها، حيث يتم تجميعها على شكل تقرير.
ومن الصعب فرض سياسات النفقات في حال عدم وجود نظام معمول به. أفاد حوالي 56 % من الرؤساء الماليين في استطلاع حديث أجرته شركة «روبرت هاف مانجمنت ريسورسيز» أنهم شهدوا زيادة في عدد «طلبات السداد غير الملائمة» من موظفيهم على مدى ثلاث سنوات. تسمح منصة «كاشيو» لفريق المالية بوضع ضوابط وميزانيات لكل بطاقة وموظف أو قسم. الآن، ومن خلال البرامج القابلة للتخصيص وفقاً لسياسات الشركة، سيتم تحديد النفقات التي لا تمتثل، ويمكن للفريق بعد ذلك الموافقة على المعاملات أو رفضها ببضع نقرات فقط.
وتعمل أتمتة إدارة النفقات على اكتشاف الطلبات المكررة وإخطار الموظف بدمج المصروفات أو محوها. يساهم هذا النظام في تحسين الشفافية من خلال تمكين عملية المراجعة المزدوجة قبل سداد النفقات، وبالتالي تضييق نطاق الاحتيال.
وتُعتبر أنظمة إدارة النفقات مفتاحاً رئيساً لتوفير المال. وعند وجودها في مكانها الصحيح، سيتمكن فريق المالية من عرض وتحليل واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الإنفاق. يمكن للشركات مراقبة التدفق النقدي وتتبع الأداء المالي، كما يمكنها إجراء تعديلات على الميزانية بسرعة دون الحاجة لإهدار أسابيع على العمليات اليدوية.
وأشار مرادي إلى أن التكنولوجيا حسنت سلسلة طويلة من عمليات الشركات، وإدارة النفقات ليست استثناء من هذه القاعدة، وخاصة في الوقت الذي أصبحت به الشركات أكثر ارتباطاً وفعالية وكفاءة من أي وقت مضى. في هذه الأوقات غير المؤكدة، تعد المرونة والوضوح والأتمتة أهم ثلاثة مفاتيح لنجاح إدارة النفقات.
