يسهم دمج استراتيجيات النسخ الاحتياطي والتغلب على الكوارث والأرشفة بصورة كبيرة في تقليل مقدار التخزين من الطبقة الأولى المطلوب، كما يسهم في تخفيض تكلفة التغلب على الكوارث بدون الحاجة إلى موارد التجميع الضرورية. ويقطع تسليم التحكم في إدارة البيانات لطبقة البرامج الصلة بين المزايا والمعدات، مما يتيح اختيار أي أقراص تخزين مع بعض الآثار الثانوية غير المرغوبة. أولاً تنخفض أسعار الأقراص عندما لا تكون مقيدا بالشراء من مزود معين، ويعني ذلك أنه يمكن طرح ابتكارات مثل وحدات التخزين التي تبطئ سرعاتها لتنفيذ المبادرات الرئيسية الأخرى مثل تقليل الكربون دون الحاجة إلى ضخ المزيد من الأقراص في مصفوفات الطبقة الأولى. ثانياً، يقلل وجود منفذ واحد للتحكم بصورة كبيرة من مقدار التكامل ومشكلات التقارير مع تقليل الوقت المنفق على التخصيص أو ما ينبغي ان يكون تغييرات إعداد بسيطة. وكانت العقبات أمام مشاركة تكنولوجيا المعلومات تقنية فقط، خاصة حينما يتعلق الأمر بحماية البيانات وتبادل البيانات في صورة رقمية. فقدرة أحد الأطراف على الوصول لمستويات الحماية للمعلومات الآمنة أو الخاصة لطرف آخر أو تغييرها ليست خيارًا، وكذلك القدرة على إجراء البحث على المستندات التي تحتوي على بيانات خاصة إذا لم تكن لديك السلطة.

ولحسن الحظ، يعني اختيار التقنية المناسبة أنه يخلصك من هذه التحديات مما يمهد الطريق لخدمات البيانات والمعلومات المشتركة التي تعد من الخدمات ذات التأثير الجوهري العميق. ولا يصبح التحكم مركزيا فحسب، بل يمكن تفويضه بكل ثقة أو إجراء الخدمة الذاتية مع المراجعة الكاملة لصلاحيات كل مستخدم من أجل راحة بال إضافية. يتمثل الجانب المقابل من هذا المستوى في إمكانية دمج وظائف حماية البيانات مع العمليات التي توازن بين الأعباء وتتساهل مع العيوب والأعطال وتقلل من حيز الخادم والوسائط كما تساعد التقنية الافتراضية على تقليل الحيز المكاني لخادم الإنتاج. ويعني اختيار النظام المناسب أنه من الممكن إنشاء الأرشيف في إطار البنية الأساسية نفسها لتوفير المزيد من المساحة والمكان.

ورغم أن كل هذه الخطوات تعد جوهرية وعميقة من منظور تقنية المعلومات والاتصالات، بغض النظر عن مدى التوفير في الميزانية والقدرة على زيادة جودة الخدمة مع تقليل كل شيء، فإن مجرد اكتساب الوصول للمعلومات المناسبة يعد أكبر ميزة على الإطلاق. فعمليات البحث القانونية أو الموارد البشرية أو التنظيمية قد تصبح أسرع وأسهل بدون ثقوب سوداء، حيث يمكن نشرها على المستخدمين مع وضع قيود آمنة حسب الصلاحيات والأدوار على النطاق. ولا تحقق إدارة البيانات والمعلومات أي تأثير عميق حتى تعود إلى الأساسيات، وذلك عندما يمكن إنجاز تحسينات جوهرية وأساسية.