«الأوراق المالية» تراقب أداء الشركات في العموميات والإفصاحات
6 ضوابط إلزامية لجمعيات الشركات المساهمة
في إطار جهود هيئة الأوراق المالية والسلع، الرامية إلى دعم ونمو تطور أسواق الأوراق المالية بالدولة كأحد الأهداف الاستراتيجية للهيئة التي تعمل على تحقيقها بما ينسجم مع رؤية وتطلعات الحكومة الاتحادية، وفي ضوء بدء فترة الإفصاح عن البيانات المالية السنوية وانعقاد الجمعيات العمومية السنوية للشركات المدرجة في عام 2020، قامت الهيئة بإصدار تعميم للشركات المساهمة العامة المحلية المدرجة للتذكير والتأكيد على الأحكام التي نص عليها كل من القانون الاتحادي رقم (2) لسنة 2015 في شأن الشركات التجارية وتعديلاته وقرار رئيس مجلس إدارة الهيئة رقم (7/ر.م) لسنة 2016 بشأن معايير الانضباط المؤسسي وحوكمة الشركات المساهمة العامة وتعديلاته. وأكدت الهيئة أنها تراقب عن كثب مدى التزام الشركات وامتثالها لتلك الإجراءات وخاصة في ما يتعلق بالجمعيات العمومية والإفصاحات.
الأحكام العامة
احتوى التعميم 6 ضوابط يتعين على الشركات مراعاة الالتزام بها ومن أهمها الأحكام العامة المتعلقة بالجمعيات العمومية وهي:
1. عدم نشر الدعوة لاجتماع الجمعية العمومية في الصحف إلا بعد موافقة الهيئة على النشر.2. يتعين الالتزام بإرسال الإخطار بالدعوة لانعقاد الجمعية العمومية إلى السوق المدرجة به الشركة.
3. توجيه الدعوة إلى جميع المساهمين بإعلان في صحيفتين يوميتين محليتين تصدر إحداهما على الأقل باللغة العربية وبكتب مسجلة وذلك قبل الموعد المحدد للانعقاد بخمسة عشر يوماً على الأقل.
4. حق حضور الجمعية العمومية يكون لكل مساهم وله من الأصوات ما يعادل عدد أسهمه، ويجوز لمن له حق حضور الجمعية أن ينيب عنه من يختاره من غير أعضاء مجلس الإدارة بمقتضى توكيل خاص ثابت بالكتابة وذلك وفقاً لضوابط محددة.
5. لا يؤثر في صحة انعقاد الجمعية العمومية انسحاب أي من المساهمين أو ممثليهم من اجتماع الجمعية العمومية بعد اكتمال نصاب انعقادها.
6. لكل مساهم حق مناقشة الموضوعات المدرجة في جدول أعمال الجمعية العمومية وتوجيه الأسئلة إلى أعضاء مجلس الإدارة ومدقق الحسابات ويلتزم أعضاء المجلس والمدقق الإجابة عن الأسئلة بالقدر الذي لا يعرض مصلحة الشركة للضرر، وللمساهم أن يحتكم إلى الجمعية العمومية إذا رأى أن الرد على سؤاله غير كافٍ ويكون قرار الجمعية العمومية واجب التنفيذ.
إرسال الدعوات
يتيح القرار الخاص بمعايير الانضباط المؤسسي والحوكمة للشركات إمكانية إرسال الدعوات لانعقاد الجمعية العمومية لمساهمي الشركة عن طريق الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني شريطة على أن يتم اتباع الإجراءات التالية:
- تعديل المادة الخاصة بإعلان الدعوة لاجتماع الجمعية العمومية في النظام الأساسي للشركة.
- التنسيق مع السوق المعني بشأن آلية التطبيق وإرسال الدعوات.
- التواصل مع كافة المساهمين لتحديث بياناتهم لدى الشركة والسوق المالي.
للهيئة والمصرف المركزي أو هيئة التأمين أوالسلطة المختصة إرسال مراقب عن كل منهما أو أكثر لحضور اجتماعات الجمعية العمومية للشركات من دون أن يكون لأي منهم حق التصويت ويثبت حضورهم في محضر اجتماع الجمعية العمومية.
يجب الالتزام بموعد انعقاد الجمعية العمومية السنوية خلال الأربعة أشهر التالية لنهاية السنة المالية، ولا يجوز للجمعية العمومية تفويض مجلس الإدارة في تعيين مدقق الحسابات أو تحديد أتعابه. وقبل الحصول على موافقة الهيئة على نشر دعوة اجتماع الجمعية العمومية السنوية يتعين الإفصاح عن البيانات المالية السنوية المدققة.
التصويت السري
فيما عدا أحكام وإجراءات التصويت السري التراكمي؛ لا تسري الإجراءات التالية على البنوك والمصارف والشركات المرخصة من المصرف المركزي، وهي الإعلان عن فتح باب الترشيح لعضوية مجلس الإدارة، وينشر الإعلان عن فتح باب الترشيح مع دعوة الجمعية العمومية في صحيفتين يوميتين محليتين تصدر إحداهما باللغة العربية على الأقل، ويظل باب الترشح لعضوية مجلس الإدارة مفتوحاً لمدة عشرة أيام من تاريخ الإعلان، مع نشر أسماء المرشحين وبياناتهم الخاصة بالترشح في لوحة الإعلانات الموجودة بالشركة وعلى موقع الشركة وموقع السوق، وذلك قبل الموعد المحدد لانعقاد اجتماع الجمعية العمومية للشركة بيومين على الأقل، و لا يجوز للمرشح بعد غلق باب الترشح التنازل عن ترشحه لشخص آخر.
ويتعين نشر التعديلات على النظام الأساسي على موقعي الشركة والسوق. ويتم التصويت على قرارات الجمعية بانتخاب أعضاء مجلس الإدارة بطريقة الاقتراع السري التراكمي حيث يتم احتساب الأصوات على أساس أن «لكل مساهم من الأصوات ما يعادل عدد أسهمه التي يمتلكها».
يكون توجيه الدعوة للمساهمين بالإعلان بالصحف اليومية وعلى الموقع الإلكتروني للسوق المالي والشركة باللغتين العربية والإنجليزية، وفضلاً عن الوسائل المنصوص عليها في قانون الشركات والتي تم توضيحها أعلاه، يجوز استخدام وسائل الاتصال الحديثة مثل الرسائل النصية والبريد الإلكتروني لتوجيه الدعوة.
أتاح القرار الخاص بمعايير الانضباط المؤسسي والحوكمة للشركات المدرجة بأسواق الدولة تطبيق نظام التصويت الإلكتروني على قرارات الجمعية العمومية وانتخاب أعضاء مجالس الإدارة على أن يتعين مراعاة التنسيق مع السوق المعني قبل الجمعية، ويتعين الإفصاح على الموقع الإلكتروني للسوق والشركة ضمن صفحة علاقات المستثمرين ومن خلال دعوة الجمعية العمومية ومن خلال وسائل التواصل الأخرى عن تاريخ ومدة فتح باب التصويت الإلكتروني، وأن يوضح رئيس الاجتماع عدد الأسهم المشاركة بالاجتماع من خلال التصويت الإلكتروني، وأن يوضح جامع الأصوات عدد الأصوات المشاركة من خلال التصويت الإلكتروني على كل قرار من قرارات الجمعية العمومية.
