العد التنازلي لإكسبو 2020 دبي

    تحويل 5 ملايين ملف و470 ألف ملكية عقارية إلى النظام الجديد

    أراضي دبي تطلق مشروع الأرشفة الذكية

    أصدر سلطان بطي بن مجرن، مدير عام دائرة الأراضي والأملاك في دبي قرارًا تنظيميًا يتم بموجبه إلغاء قسم السجلات، والتحول بالكامل إلى نظام الأرشفة الذكية.

    ولتحقيق آلية التحول الذكي، تعاونت أراضي دبي في «مشروع الأرشفة الذكية»، مع شركة متخصصة في مجال الأرشفة الضوئية، حيث وظفت أحدث التقنيات المتوافرة في هذا المجال، باستحداث نظام جديد للأرشفة الضوئية، لتتم من خلاله كل عمليات الأرشفة لجميع الملفات المتعلقة بالخدمات التي توفرها دائرة الأراضي والأملاك في دبي.

    وقال سلطان بطي بن مجرن، مدير عام دائرة الأراضي والأملاك في دبي: يسرّنا الإعلان عن إطلاق مشروع الأرشفة الذكية، كخطوة أساسية للتحول الذكي وإلغاء قسم المجلات، والتوقف تمامًا عن عمليات الأرشفة التقليدية.

    إن هذه الخطوة تقرّبنا أكثر من التناغم التام مع رؤية قيادتنا الرشيدة، لتعزيز القدرة التنافسية لإمارة دبي، وتسريع الخطى للوصول بمدينتنا إلى قائمة المدن الأذكى في العالم، ونوه بأن الدائرة ستحافظ على كوادرها في قسم السجلات للاستفادة من خبراتهم المتراكمة في هذا المجال، حيث سيتم تدريبهم لإكسابهم المهارات اللازمة للتعامل مع التقنية الجديدة، أو تحويلهم إلى إدارات أخرى، كونهم ينتمون إلى أصول الموارد البشرية التي تعتز الدائرة بما قدموه من خدمات وإسهامات مهمة للارتقاء بأدائها المؤسسي.

    خطوات واضحة

    تشتمل آلية أرشفة الملفات على العديد من العمليات التي تبدأ مع تصوير الملفات من قبل مزودي الخدمات، ثم تتم عملية تصنيف كل الملفات، ليجري بعد ذلك توريدها إلى نظام إدارة الملفات الجديد «أركميت» المزود من قبل شركة أنظمة الرؤية الجديدة. وتتم آلية الوصول إلى الملفات المؤرشفة مباشرة من خلال البوابة الأرشيفية، أو عن طريق التكامل مع نظام إدارة الملفات الجديد، وذلك من خلال شبكة الإنترنت أو التطبيقات الذكية، حيث يوفر نظام الأرشيف آلية بحث قوية، للحصول على الملف المطلوب عن طريق خادم تخزين الملفات.

    5 ملايين ملف

    نجح فريق تقنية المعلومات في دائرة الأراضي والأملاك في دبي في التعامل مع أكثر من 5 ملايين ملف، وتحويلها إلى النسق الذكي، ونقلها إلى نظام الأرشفة الضوئية الجديد. وأكدت الدائرة أن عدد الملكيات التي تم تحويلها بالفعل إلى النظام قد بلغت 470,64 ألف ملكية، حيث جرى تخزينها في نظام الأرشفة الضوئية الجديد. وبلغت حصة المباني من هذا العدد الإجمالي 21,59 ألف ملكية، في حين استحوذت الأراضي على (135,87 ألف ملكية، بينما وصل عدد ملكيات الوحدات إلى 313,17 ألف ملكية. ويتم الوصول إلى الملفات من خلال شبكة الإنترنت أو التطبيقات الذكية، كما يمكن للمستخدم مسح «الباركود» للحصول على الوثائق المطلوبة. وتساعد عملية تحديث البيانات الوصفية وتصنيف الملفات على تسهيل عمليات البحث والوصول إلى الوثائق المؤرشفة.

    جهود حثيثة

    وأضاف بن مجرن أن خطوة من هذا النوع تظهر الجهود الحثيثة التي نبذلها لنبقى في صدارة الأداء المؤسسي، وتقديم نموذج على أرض الواقع حول ما يتعين على المؤسسات الحكومية القيام به لمواكبة تغيرات العصر. ومن أهم ما يمتاز به النظام الجديد، الفصل بين الملفات للاستخدام العام والخاص، وفهرسة البيانات الجديدة بشكل سهل. ويمكن إعادة فهرسة البيانات وتحديث البيانات الوصفية، فضلاً عن أرشفة جميع الملفات المتعلقة بالخدمات بتكلفة قليلة وبأداء أفضل، وتوجد هناك إمكانية أيضًا لتقديم الدعم الفني للنظام بتكلفة قليلة وجودة عالية. ويحمل النظام صفة التفاعلية.

    سبق

    يعد «الأرشفة الذكية» السبق الإلكتروني الثاني الذي تحققه الدائرة في غضون أقل من شهرين، حيث أعلنت في مطلع أكتوبر الماضي، بالإعلان عن اعتمادها نظام «بلوك تشين»، لتكون بذلك الدائرة الحكومية الأولى على مستوى العالم التي تطبق هذه التقنية، للتوافق مع استراتيجية دبي للتعاملات الرقمية «بلوك تشين»، التي أطلقها سمو الشيخ حمدان بن محمد بن راشد آل مكتوم، ولي عهد دبي رئيس مجلس أمناء مؤسسة دبي للمستقبل، أكتوبر الماضي، وتقودها «دبي الذكية».

    طباعة Email