اعتمد سمو الشيخ عمار بن حميد النعيمي ولي عهد عجمان رئيس المجلس التنفيذي الهيكل التنظيمي لمؤسسة عجمان للتنظيم العقاري.
تحسين الأداء
ويأتي القرار رقم 13 لسنة 2012 بشأن اعتماد الهيكل التنظيمي تنفيذا لتوجيهات صاحب السمو الشيخ حميد بن راشد النعيمي عضو المجلس الأعلى حاكم عجمان في إطار توجه حكومة الإمارة لتطوير وتحسين أداء الدوائر والمؤسسات الحكومية وتأهيل مؤسسة عجمان للتنظيم العقاري لتكون السلطة الحكومية المختصة بمتابعة وتنظيم كافة الأمور المتعلقة بمشروعات التطوير العقاري التي تقام بنظام الملكية المشتركة في إمارة عجمان وحتى يمكن لمؤسسة عجمان للتنظيم العقاري القيام بالمهام والاختصاصات الواردة في المرسوم الأميري.
وحدتين قياديتين
ونص القرار على ان يتكون الهيكل التنظيمي للمؤسسة من وحدتين قياديتين هما مجلس الإدارة والمدير التنفيذي ومن ثلاث إدارات رئيسة هي إدارة المعاملات العقارية وإدارة العلاقات العقارية والتنمية وإدارة الخدمات المساندة وان مجلس الإدارة هو السلطة العليا على قمة الهيكل التنظيمي للمؤسسة والمسؤول أمام الحاكم عن إدارة شؤون المؤسسة وحسن سير العمل فيها وعن التصرفات والأعمال التي تقوم بها المؤسسة.
صلاحيات كاملة
ويتمتع مجلس الإدارة بجميع الصلاحيات اللازمة لتحقيق أهداف المؤسسة وضمان قيامها بكافة اختصاصاتها الواردة في المرسوم الأميري رقم 13 لسنة 2012 بشأن إعادة تنظيم المؤسسة ويحق لمجلس الإدارة إصدار اللوائح والقرارات الإدارية حسبما قد تكون لازمة من وقت لآخر لضمان قيام المؤسسة بتصريف أعمالها ونشاطاتها اليومية وتأديتها لاختصاصاتها المناطة بها قانونا بشرط ألا تتعارض اللوائح والقرارات الإدارية المذكورة مع أحكام القوانين الاتحادية والتشريعات المحلية السارية في الإمارة ويكون رئيس مجلس الإدارة هو الممثل القانوني لمجلس إدارة المؤسسة بالنسبة لجميع ما يتعلق بعلاقة المؤسسة بالغير.
إدارة المعاملات
وحدد القرار بأن تختص إدارة المعاملات العقارية بالتأكد من استيفاء المتطلبات القانونية للطلبات التي تقدم من الراغبين في تطوير وتشييد المشروعات العقارية والبنايات الاستثمارية في الإمارة واستيفاء متطلبات قيد المطورين العقاريين والرقابة والإشراف على مزاولتهم لنشاط التطوير العقاري وفقا لأحكام التشريعات المنظمة للتطوير العقاري في الإمارة والتنسيق مع الهيئات والمؤسسات الحكومية في الإمارة .
والأقسام المختصة في المؤسسة في ما يتعلق بمتطلبات قيد وترخيص المشروعات العقارية والبنايات الاستثمارية او متطلبات إصدار الشهادات المستخرجة من سجل المشروعات العقارية وفقا لأحكام التشريعات المنظمة للتطوير العقاري في الإمارة ودراسة الطلبات الخاصة بالمعاملات التي تتم بين المطورين العقاريين والمشترين للوحدات العقارية التي تتضمنها المشروعات العقارية والبنايات الاستثمارية في الامارة.
هيكل تنظيمي
يتضمن الهيكل التنظيمي للمؤسسة وحدة للتدقيق الداخلي وتتبع مباشرة لرئيس الدائرة ومكتبين متخصصين يتبعان للمدير التنفيذي مباشرة هما مكتب الشؤون القانونية والمسجل العقاري ومكتب التخطيط الاستراتيجي والتميز المؤسسي وتكون بمثابة جهات دعم فني متخصص بغرض توفير المساندة الفنية والتنفيذية للقيادة العليا بالمؤسسة.
وتختص وحدة التدقيق الداخلي بالقيام بالرقابة والمتابعة المستمرة والدورية لأعمال الوحدات التنظيمية بالمؤسسة بغرض التحقق من مدى التزامها بالنظم واللوائح المالية وفقا للنظام المالي الموحد وبأنظمة الخدمة المدنية واللوائح الإدارية المعمول بها في حكومة الإمارة وتقديم تقارير من وقت لآخر لمجلس الإدارة والمدير التنفيذي تتضمن نتائج التدقيق وتقديم الاقتراحات والتوصيات المناسبة.
كما يختص مكتب الشؤون القانونية والمسجل العقاري بإنشاء وحفظ سجل للمشروعات العقارية بالمؤسسة وتدوين البيانات به المتعلقة بكل مشروع عقاري ومطور رئيس أو مطور فرعي معتمد لدى المؤسسة وكافة البيانات المتعلقة بالوحدات العقارية التي يتم قيدها في السجل المذكور وتسجيل التصرفات التي تتم بشأنها والامتيازات إن وجدت القائمة على المشروع العقاري أو على أي وحدة عقارية فيه إن وجدت .
وذلك كله وفقا لأحكام التشريعات السارية في الإمارة ورفع التوصيات القانونية وإعداد الإجراءات الداعمة لعمل لمؤسسة وتمثيل المؤسسة أمام المحاكم والهيئات شبه القضائية ولجان التحكيم ورفع تقارير دورية عن المنازعات وصور المذكرات والمرافعات في القضايا المنظورة أمام القضاء ولجان التحكيم داخل وخارج الامارة والتي تكون المؤسسة طرفا فيها وتقديم الدعم والمشورة القانونية لكافة الوحدات التنظيمية للمؤسسة وتوثيق .
وتطوير العمليات الإدارية التي تتم في المؤسسة بما يتفق ومتطلبات التشريعات السارية في المؤسسة وإعداد ومراجعة العقود والاتفاقيات التي تبرمها المؤسسة مع الغير ومسودات اللوائح والقرارات والأوامر الإدارية التي يصدرها مجلس الإدارة أو رئيس مجلس الإدارة أو المدير التنفيذي والإشراف على التطوير القانوني لكافة التشريعات الإدارية والعقارية المتعلقة باختصاص المؤسسة بالاشتراك مع الوحدات التنظيمية وبالتنسيق مع المؤسسات ذات الصلة.
ويختص مكتب التخطيط الاستراتيجي بإعداد مشروع الخطة الاستراتيجية للمؤسسة بعد الأخذ في الاعتبار المتغيرات الداخلية والخارجية المؤثرة فيها ونشر تلك الخطة للإدارات والأقسام كافة بهدف تنفيذها بعد اعتمادها من الإدارة العليا في المؤسسة بالإضافة الى متابعة تنفيذها والرقابة عليها واعداد ومراجعة كافة مؤشرات تقييم الاداء الرئيسية والفرعية ومقارنة المخطط مع المنفذ .
وتطبيق معايير التميز المؤسسي ونشر ثقافة التميز المؤسسي بين العاملين في المؤسسة وتطوير إدارة المشاريع والمبادرات والعمليات الإدارية في المؤسسة وتطبيق مفاهيم ومنهجية إدارة المعرفة ومراجعة وتحديث النظم والسياسات بالتعاون مع الأقسام ذات العلاقة للوصول إلى أفضل السياسات التي تخدم عمل المؤسسة والمتعاملين معها بما يحقق قيمة مضافة للعمل.
وخول القرار رئيس مجلس إدارة المؤسسة بتحديد اختصاصات الأقسام التابعة للإدارات الرئيسة بالمؤسسة وبإنشاء واستحداث الوحدات الفرعية التابعة لتلك الأقسام وتحديد مهام واختصاصات كل وحدة فرعية منها وبإصدار القرارات الإدارية واتخاذ الإجراءات التنفيذية الكفيلة بوضع الهيكل التنظيمي للمؤسسة المعتمد بموجب هذا القرار موضع التنفيذ على أن يتم ذلك التنفيذ على مراحل سنوية تتناسب وحجم الأعمال والمهام التي تقوم بها أو من المأمول أن تقوم بها المؤسسة خلال السنوات المقبلة بعد تاريخ نفاذ هذا القرار.