شاركت جمارك دبي في المؤتمر العالمي للتصميم المؤسسي الذي نظمته مؤسسة جارتنر في بريطانيا مؤخراً بحضور أكثر من 500 شخص من المهتمين وصناع القرار في هذا المجال حول العالم، وقدمت الدائرة في المؤتمر ورقة عمل بعنوان "التصميم المؤسسي والمنظور المؤسسي المترابط في جمارك دبي"، استعرضت رؤية ورسالة الدائرة، وتجربتها في ابتكار وتطبيق مبادرة التصميم المؤسسي والمنظور الجمركي المترابط، حيث جاءت فكرة تطوير التصميم المؤسسي لترشيد النفقات، وزيادة الكفاءة التشغيلية لمواجهة التحديات وتعزيز قدرة الدائرة على التطوير والتحسين المستمر، والتميز في بيئة متسارعة التغيير. وقد نجح مشروع التصميم المؤسسي في تحقيق وفر مالي بنحو 51 مليون درهم خلال السنوات من 2009 إلى 2011 تمثلت في تقليص تكاليف إنجاز المعاملات خلال السنوات الثلاث. وأوضحت الورقة أن أهم فوائد تطبيق مبادرة التصميم المؤسسي يتمثل في ربط وتوثيق جميع مكونات المؤسسة، وتحقيق السرعة والدقة والجودة في اتخاذ القرارات وإتاحة إدارة فعالة للتغيير، ومعرفة تأثيرات التغيير على المؤسسة، والتنسيق التام بين الجانب الإداري والأعمال من جهة، وبين الجانب التقني من جهة أخرى، وكذلك تقليص الوقت من خلال إعادة استخدام مخططات المؤسسة، التي تم تصميمها وتوثيقها، ونشر المعرفة المترابطة المتكاملة الجمركية وغير الجمركية.
معلومات
ويحتوي المشروع على كم كبير من المعلومات التي تخص الدائرة، مثل الإجراءات والمسؤوليات والأهداف والترابط بين الإدارات، بحيث يمكن لمستخدم النظام رصد تأثير القرار على أرض الواقع قبل اتخاذه، وتوفير التكاليف، وتحسين وتطوير عملية اتخاذ القرار. ولضمان تغذية قاعدة المعلومات الخاصة بالنظام، فقد وُضعت آلية للتواصل مع إدارة التصميم المؤسسي واعتبارها شريكاً استراتيجياً لجميع قطاعات وإدارات وأقسام الدائرة. كما يوفر المشروع قاعدة بيانات واسعة ومفصّلة لجميع قطاعات وإدارات وأقسام جمارك دبي، كمصدر واحد موثوق به يحتوي على جميع المعلومات، ويساعد على ربط رؤية الدائرة ورسالتها وأهدافها بجميع الوحدات التنظيمية، من أجل دعم احتياجات العمل الديناميكية وتوضيح وربط معلومات المؤسسة بعضها ببعض، للمساعدة في سرعة اتخاذ القرارات، ومساعدة المديرين والمسؤولين على إجراء التحليلات اللازمة عند اتخاذ القرارات، ومعرفة آثارها، ووضع الخطط المساندة والداعمة لها.
أول دائرة
تعد جمارك دبي أول دائرة حكومية تقوم بتنفيذ هذا المشروع على مستوى المنطقة العربية وذلك قبل ثلاث سنوات. وحصلت جمارك دبي بفضل هذا المشروع على جائزة التميز في التصميم المؤسسي من اتحاد أوبن جروب، ومقره سان فرانسيسكو الأميركية ويضم الموردين والمستخدمين لتكنولوجيا المعلومات من جميع أنحاء العالم، كما حصلت على جائزة "التصميم المؤسسي العالمية في المؤتمر الدولي للتصميم المؤسسي وبنية تكنولوجيا المعلومات الذي عقد في مدينة بنجالور الهندية في يوليو 2011، متقدمة بذلك على مؤسسات عالمية رائدة نافست للحصول على الجائزة من الولايات المتحدة وهولندا وبريطانيا وجنوب أفريقيا والهند والبرازيل وسنغافورة. وأشاد ديفد نيومان ممثل المؤتمر بمبادرة جمارك دبي، قائلاً: إن جمارك دبي رائدة عالمياً في إنجاز مشروع المنظور المؤسسي المترابط، الذي كان له دور في تسريع عمليه اتخاذ القرارات المبنية على معلومات موثقة، وتوفير أرضية مطورة لمساعدة المسؤولين والمديرين على إجراء التحليلات اللازمة للتغيير.
حلقة نقاشية
في نهاية العرض عقدت حلقة نقاشية تم خلالها فتح المجال أمام استفسارات الحضور من أصحاب الأعمال والمختصين وأصحاب القرار، حيث أشاد الجميع بتجربة جمارك دبي في هذا المؤتمر العالمي. كما نالت ورقة العمل المقدمة استحسان الحضور وتقدير الجميع كونها من التجارب الريادية، وتعتبر واحدة من أفضل الممارسات المطبقة والمقارنات المعيارية الفريدة من نوعها في مجال التصميم المؤسسي.