تبدأ دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي يوم الأحد الثامن من أبريل الجاري استلام كافة المعاملات الخاصة بالرخص التجارية إلكترونياً بحيث يتعين على كافة العملاء توفير الوثائق والأوراق المطلوبة على ملفات إلكترونية.
وأكد محمد منيف المنصوري المدير التنفيذي لقطاع الشؤون التجارية بالإنابة بالدائرة أن هذا الإجراء يأتي في إطار سعي الدائرة نحو استحداث وتطوير إجراءاتها المرتبطة بحركة معاملات إصدار التراخيص التجارية على مستوى إمارة أبوظبي وجعلها إلكترونية بهدف التسهيل والتسريع بما يعزز توجهات حكومة الإمارة نحو التحول إلى الحكومة الإلكترونية.
الحكومة الإلكترونية
وقال إن هذا الإجراء من شأنه أن يدعم جهود حكومة إمارة أبوظبي للتحول إلى الحكومة الإلكترونية في إطار الإجراءات والمعاملات المرتبطة بالأنشطة التجارية على مستوى الإمارة.
وأشار إلى أن هذا القرار يسهل من إجراءات التراخيص التجارية ويعمل على توفير استهلاك الورق وتعزيز جهود حماية البيئة وتقليل كلفة التخزين وأرشفة الملفات وسهولة استرجاعها بما يهدف إلى تحسين الخدمة ويوفر الوقت والجهد على العملاء والدائرة. وأوضح المنصوري أن إجمالي عدد المعاملات الورقية المؤرشفة الخاصة بمعاملات الرخص التجارية والتي تم تحصيلها وأرشفتها بالطريقة التقليدية خلال الفترة من يناير حتى نوفمبر 2011 بلغ 26 ألفاً و388 معاملة فيما بلغ إجمالي عدد الصفحات المؤرشفة لنفس الفترة 484 ألفاً و429 صفحة وعدد الصفحات المصورة مليوناً و88 ألفاً و847 صفحة.
نظام الأرشفة
وأكد أن هذه العمليات تستلزم جهداً ووقتاً كبيرين وأن البدء بتطبيق نظام الأرشفة الإلكترونية سيقلل كثيراً من ذلك وسيرفع في الوقت ذاته من معدلات الإنجاز وتخليص المعاملات في الوقت المطلوب.
وأضاف إن إمارة أبوظبي شهدت حركة متصاعدة في النشاط التجاري على مدى السنوات الماضية مما ساهم في زيادة نسبة المعاملات المرتبطة بالتراخيص التجارية، مشيراً إلى أنه خلال النصف الأخير من العام الماضي بلغ عدد حركة معاملات إجراءات التراخيص التجارية في أبوظبي 295 ألفاً و515 معاملة فيما بلغ خلال شهري يناير وفبراير من العام الجاري 79 ألفاً و655 معاملة.
وذكر أن هذه البيانات المتعلقة بمعاملات التراخيص التجارية والتي عملت الدائرة على أرشفتها حسب النظام المعمول به سابقاً توضح مدى حجم المعاملات الكبير في حركة المعاملات التجارية المرتبطة بإصدار وتجديد وتعديل التراخيص أو تلك المتعلقة بالإجراءات الإدارية الأخرى كالإعلانات والتصاريح وحجز الاسم التجاري وغيرها.
ولضمان تطبيق نظام الأرشفة الإلكترونية لمعاملات الرخص التجارية على مستوى إمارة أبوظبي وضعت دائرة التنمية الاقتصادية خطة لتوعية وتثقيف العملاء بما يؤهلهم نحو التعامل الأمثل والتفاعل مع الدائرة لتنفيذ هذا الإجراء وذلك عبر تنظيم ورش العمل وتعزيز قنوات الاتصال وتوزيع الكتيبات الإرشادية التي توضح آلية التعامل مع مراكز خدمة العملاء التابعة للدائرة على مستوى الإمارة. وقد نفذت الدائرة ثلاث ورش عمل في كل من أبوظبي والعين والمنطقة الغربية استهدفت أكثر من 70 شخصاً من أصحاب مكاتب الطباعة بهدف تعريفهم بكيفية تطبيق نظام المعاملات والأرشفة الإلكتروني أوضحت خلالها الطريقة المثلى لنسخ الوثائق المطلوبة لمعاملات الرخص التجارية إلكترونياً بما يسهل على العملاء وموظفي خدمة العملاء سهولة تنفيذ الإجراءات المطلوبة لذلك. ولضمان سير إجراءات التراخيص التجارية تعمل الدائرة على تنفيذ خطة توعية وتثقيف عبر قنوات الاتصال المتعددة وأهمها وسائل الإعلام المختلفة بما يسهم في تعريف الجمهور بكيفية التعامل مع خدمة العملاء لتوفير البيانات والوثائق المطلوبة لمعاملاتهم.
كتيبات إرشادية
تبدأ الدائرة اعتباراً من الأسبوع الجاري توزيع كتيبات إرشادية للعملاء والخطاطين توضح الآلية التي ينبغي عليهم اتباعها لتوفير كافة الوثائق المطلوبة إلكترونياً تضمنت الأهداف العامة لنظام الأرشفة الإلكترونية وإرشادات عامة والإعدادات الموصى بها للمسح الضوئي للوثائق بالإضافة إلى قائمة بمسميات الملفات تضم 63 اسماً ينبغي التقيد بها عند حفظ الملفات إلكترونياً.
كما تبدأ اعتباراً من الأسبوع الجاري إرسال رسائل نصية قصيرة لكافة العملاء تتضمن تعريفهم بموعد استلام المعاملات إلكترونياً والتعريف بأهمية تفاعلهم مع خدمة العملاء بما يسهل على الدائرة تطبيق هذا النظام. وقامت إدارة التراخيص التجارية بالدائرة مؤخراً بإجراء تجربة عملية ناجحة لتطبيق نظام الأرشفة الإلكترونية عبر استلام عدد من المعاملات إلكترونياً وإدخالها بالنظام الأمر الذي كشف عن سهولة الإجراء ومدى توفيره للوقت والجهد وسهولة فائقة في تخليص المعاملات.