نظمت مؤسسة محمد بن راشد لتنمية المشاريع الصغيرة والمتوسطة، إحدى مؤسسات دائرة التنمية الاقتصادية في دبي، مؤخراً، ندوة بعنوان (إدارة الوقت)، استهدفت فيها تطوير مهارات أصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطة وكيفية تنظيم أوقات عملهم لتفادي حدوث أي معوقات، منها على سبيل المثال تأثر الأداء الوظيفي، وقلة الكفاءة الإنتاجية، والتأخر في إنجاز المعاملات الخاصة بالعملاء. وحضر الندوة ما يزيد على 50 فرداً من رواد الأعمال يمثلون مختلف القطاعات في دولة الإمارات.
وتعقيباً على ذلك، قال عبدالباسط الجناحي، المدير التنفيذي لمؤسسة محمد بن راشد لتنمية المشاريع الصغيرة والمتوسطة: "تستهدف الدورة التدريبية التي نظمتها المؤسسة، بناءً على طلب المتدربين السابقين، مساندة أصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطة للتغلب على التحديات التي تواجههم في ميدان العمل، إلى جانب تنمية المهارات وتقديم أفضل الحلول في سبيل تطبيق أفضل المعايير في بيئة الأعمال".
وأوضح الجناحي أن إدارة الوقت من أبرز التحديات التي يواجهها الكثير من رجال الأعمال والمستثمرين؛ إذ إن مشكلة تنظيم وإدارة الوقت لا تختلف عن المشاكل الإدارية الأخرى التي يخوضها المسؤولون خلال ساعات العمل، وعليه يجب أن تتم دراسة وتحليل هذه المشاكل والعمل على استخلاص أفضل التقنيات للسيطرة على الوقت وإدارته بفعالية وكفاءة عاليتين.
أفضل الممارسات
وأضاف الجناحي: "تناولت الندوة مجموعة من أفضل الممارسات التي يمكن اتباعها في الشركات الصغيرة والمتوسطة لإدارة الوقت ومن أبرزها: استخدام قائمة لكتابة المهام والواجبات وجعلها مختصرة، والقيام بمراجعتها على فترات معينة للتأكد من سرعة الانجاز، والاستعانة بالوسائل التكنولوجية الحديثة في الحصول على المعلومات المطلوبة، ووضع أهداف خاصة بكل فرد لإضافة نوع من الجدية والحزم خلال فترة القيام بالمهام الوظيفية".
واستعرض المدرب الذي أدار الندوة، سلوكيات الأفراد خلال فترة العمل وسبل تغييرها، ومنها على سبيل المثال الالتزام، والانضباط الذاتي، ومدى الوعي بأهمية الوقت مقابل الكفاءة، كما قارنها بالنمط الاجتماعي للفرد ومدى تأثيره في بيئة العمل.
مبادئ وآليات
وأكد المدرب خلال الندوة ضرورة وضع مبادئ وآليات بسيطة للمساهمة في توفير الوقت، ومنها توقع الأحداث ووضع فترة زمنية لإنجاز العمل أو المشروع، واستخدام لائحة بالتواريخ ووضع المهام المراد تحقيقها عليها، إلى جانب استخدام الرسم البياني وجدولة الأعمال لتكون أمام مرأى الموظف في حال الرجوع إليها واستخراج البيانات.
وركز المدرب خلال الندوة على بيئة العمل المحيطة بالموظفين، والدور المنعكس على الإنتاجية، مشيراً إلى تنظيم المساحة المخصصة للعمل، وترتيب الأوراق والملفات بشكل دوري يؤدي بشكل مباشر إلى تقليل المدة الزمنية لإنجاز المهام الوظيفية، وتخصيص أماكن محددة لوضع ملفات كل مشروع أو مهمة يؤديهما الموظف، بحيث تؤدي إلى تقليل الوقت المستخدم في استخراج البيانات أو الوصول إليها، إضافة إلى تقليل مدة الاجتماعات بحيث تكون مختصرة وذات مضمون مباشر ومفيد.