استقطب مركز دبي التجاري العالمي 900 فعالية مختلفة خلال 2010 ونجحت إدارة خدمات الفعاليات بمركز دبي التجاري العالمي منذ إنشائها عام 2005 تحت مسمى "قسم الخدمات الفنية" في تقديم أرقى مستوى عالمي من حلول الخدمات المتكاملة للمعارض والمؤتمرات ومختلف أنواع الفعاليات.
وقد أسهمت عالمية مستوى ما قدمته وتقدمه من خدمات في ترسيخ مكانة مركز دبي التجاري العالمي وريادته كأهم مركز لاستضافة وتنظيم المعارض والمؤتمرات والفعاليات على مستوى منطقة الشرق الأوسط الأمر الذي تعززت معه مكانة دبي في هذه الصناعة حتى باتت تحتل مركزاً متقدماً بين أهم المدن العالمية في صناعة الفعاليات العالمية وقد كان هذا الهدف من بين أهداف إنشائها منذ أكثر من 6 سنوات.
الإدارة التي تضم عدداً من المواطنين من ذوي الخبرة والكفاءة في مختلف أقسامها تُعد مفخرة بين إدارات مركز دبي التجاري العالمي وقد اكتسبت شهرة وسمعة واسعتين على مستوى الدولة وخارجها ونما فريق العمل بها حتى وصل إلى 140 موظفا من أمهر العاملين في تصميم وتنفيذ الفعاليات.
تطورت خدمات الفعاليات في مركز دبي التجاري العالمي خلال سنوات معدودة من مجرد قسم يعمل على توفير خدمات محدودة تتمثل في تمديدات المياه والكهرباء للعارضين المشاركين بالمعارض إلى تقديم خدمات متكاملة حديثة ومتطورة تشمل الصوتيات والمرئيات وبناء منصات العرض والتعليقات والتجهيزات الداخلية للقاعات وتقديم خدمات الاتصالات والمعلومات وتصميم وطباعة اللوحات الإعلانية والإرشادية واختيار وتوفير خيارات الترفيه المختلفة التي تناسب كل فعالية.
حلول متكاملة
وفي السياق ذاته قال خالد الحمادي نائب الرئيس لإدارة خدمات الفعاليات: كان هدفنا منذ إنشاء إدارة خدمات الفعاليات هو تطوير قسم الخدمات الفنية وجعله قادراً على تقديم حلول متكاملة تبدأ فور حجز القاعة وتنتهي بانتهاء الفعالية بالكامل. وقد استقطبنا من أجل ذلك أكفأ وأمهر العاملين بمختلف المجالات الفنية والإبداعية وضاعفنا عدد أعضاء فريقنا المؤهل والمدرب تدريبا عالياً من 20 فردا إلى 140 فردا من 20 جنسية وهم يقومون حالياً بتقديم مختلف الخدمات الفنية التي تحتاج إليها شركات تنظيم الفعاليات العالمية والتي كانت تقوم بتنفيذها سابقاً عبر عدد كبير من الموردين الخارجيين.
وأضاف: لقد كان ذلك يمثل عبئاً إضافياً على عاتق تلك الشركات العالمية الذين نعدّهم شركاءنا في نجاح صناعة المعارض والمؤتمرات في دبي ولذلك فقد عملنا على توفير كل ما يحتاجون إليه من خلال نقطة اتصال واحدة أسوة بما هو معمول به في مراكز المعارض والمؤتمرات العالمية في المدن الأكثر شهرة في هذا المجال وبما يتفق مع توجه المركز ورؤيته بجعل دبي وجهة عالمية رائدة في تنظيم واستضافة المعارض والمؤتمرات والفعاليات.
ويؤكد الحمادي أن إدارة خدمات الفعاليات في مركز دبي التجاري العالمي تعمل وفق جدول محكم حيث أقامت ما يزيد على 900 فعالية خلال العام 2010 شملت أكثر من 100 معرض ومؤتمر وحوالي 300 إلى 400 حفل زفاف و 20 إلى25 فعالية فنية ورياضية ونحو 212 فعالية من اجتماعات صغيرة ومتوسطة والحفلات الثقافية وحفلات تسليم الجوائز وحفلات الشركات السنوية واجتماعات الجمعيات العمومية وحفلات تخرج الطلاب وبطولات ومسابقات وحفلات إطلاق منتجات وعروض الأزياء وحفلات الاستقبال وغيرها من الفعاليات التي تقام بمركز دبي الدولي للمؤتمرات والمعارض وبمركز معارض مطار دبي وما يزيد عن 150 فعالية خارجية التي تتوزع في مختلف أنحاء الإمارات وبخارج الدولة كذلك في مختلف مواقع إقامة الفعاليات الداخلية والخارجية وذلك على الأرض وفوق سطح الماء.
تصميم الفعاليات
وذكر الحمادي أن أقسام العمل بإدارة خدمات الفعاليات 9 فرق مختلفة وهي (فريق تصميم وبناء منصات العرض) الذي يعمل على دراسة الهدف من كل فعالية ثم تصميمها كمبيوترياً بحيث يُراعي أن ينقل التصميم بكل دقة للمتلقي الهدف من الفعالية. وتزويد منظم الفعالية بالأفكار الخلاقة والمبدعة التي تجتذب انتباه المشاركين والجمهور وتعمل على ترسيخ الهدف من إقامة الفعالية في أذهان الحضور بكل الطرق المعبرة التي تناسب كل حدث وبصورة تجمع عناصر الإبهار والمتعة. ويقوم الفريق بتقديم نموذج تصميم الفعالية كاملة بعد وضع جميع تفاصيلها على فيلم ثلاثي الأبعاد يعرضه على المنظم للموافقة قبل أن يبدأ التنفيذ باستخدام جميع وسائل البناء الحديثة. وهذا الفيلم يعطي تصورا كاملا لشكل الفعالية من بداية مدخل المركز مروراً بكافة التفاصيل حتى مغادرة المشاركين والضيوف. ويشمل هذا جميع أنواع الفعاليات التي تقام بداخله وخارجه.
ويعتمد نجاح المؤتمرات العالمية بصورة كبيرة على جودة الإنتاج الفني الذي يقوم بتوفيره (فريق الصوتيات والمرئيات والخدمات الإعلامية) الذي يشمل الصوتيات والمرئيات والترجمة الفورية لأنها وسيلة التواصل مع الجمهور والمشاهدين ولذلك استقطب المركز مجموعة من الخبراء والفنيين في هذا المجال كما وفر أحدث الأجهزة التكنولوجية للصوت والإضاءة لضمان جودة إنتاج المؤتمرات وإخراجها بصورة تضاهي أرقى المستويات العالمية وهو ما يشهد به العارضون والحضور بجميع الفعاليات المقامة بالمركز الذين يبهرهم المستوى الراقي الذي يتم به إخراج العمل. وتشمل الخدمات المقدمة: التصوير الفوتوغرافي وتصوير وإخراج أفلام الفيديو وإنتاج الأفلام الوثائقية وطباعة المنشورات وتقديم أرقى مستوى من خدمات الترجمة الفورية.
ويمتلك المركز فريق عمل (التعليقات) وهو أكبر فريق متخصص في هذا المجال ويضم نخبة من أمهر الخبراء والعاملين المدربين ويمتلك أحدث وسائل وتقنيات وأجهزة التعليق من الأسقف والأماكن العالية. ويقوم فريق العمل بدراسة تفصيلية لحجم ووزن المجسم واختيار أنسب نقاط التعليق بما يتوافق مع قدرة الأسقف وهيكل المبنى وتشمل التعليقات تعليق المجسمات الكبيرة الحجم كالسيارات وغيرها من مختلف أشكال وأحجام المجسمات وصولاً إلى الستائر واللوحات الإعلانية والإرشادية وهذه الخدمات تُقدّم وفق أحدث الأنظمة العالمية وتعليمات الأمن والسلامة المتبعة في القاعات العالمية.
احتياجات المنظمين
ويهتم (فريق التجهيزات الداخلية للقاعات) بدراسة احتياجات منظم الفعالية من الخدمات اللوجستية ويقوم بتوفيرها لإقامة الفعالية وتشمل الخدمات إقامة قاعات العرض المؤقتة والمؤمنة بكافة تجهيزات إقامة مختلف الفعاليات من معارض ومؤتمرات وحفلات زفاف وغيرها.
ويوفر (فريق خدمات الاتصالات والمعلومات) الحلول المثلى في قطاع تقنية المعلومات السلكية واللاسلكية وحلول مؤتمرات الاتصال المرئي بين المركز والمدن الكبرى حول العالم ويعمل هذا الفريق بالتعاون مع شركتي الاتصالات في الدولة على توفير الشبكات المؤقتة لإقامة مختلف الفعاليات في أي موقع داخل الإمارات وقد قام بتجهيز مركز دبي الدولي للمؤتمرات والمعارض بشبكة معلوماتية غاية في الحداثة لتغطية احتياجات أكبر الفعاليات العالمية وهي تتفوق على مثيلاتها في مدن العالم الأكثر شهرة في قطاع المعارض والمؤتمرات.
ويضم المركز فريقا فنيا متخصصا في طباعة اللوحات الإعلانية يمتلك أفكارا مبتكرة ومبدعة ويقوم بعمل كافة أنواع اللوحات الإعلانية بما يتناسب مع احتياجات منظمي الفعاليات. ويعمل هذا الفريق على دراسة احتياجات كل فعالية من اللوحات الإرشادية الداخلية والخارجية لإرشاد الزائرين وتوجيههم إلى منصات العرض التي يودون زيارتها مباشرة داخل المعرض وتيسير حركة وصولهم إلى المركز حيث تقام الفعالية. ويقوم (فريق حلول الترفيه) باختيار الوسيلة الترفيهية المناسبة وفقاً لكل فعالية بما يتناسب مع الهدف المطلوب منها والرسالة المرغوب في توجيهها .
حيث تعد المادة الترفيهية إحدى سبل التخاطب بين الفعالية والجمهور وتتعدد الحلول الترفيهية وتشمل الرقص التعبيري بالظلال والتي جرى استخدامها في حفل افتتاح مؤتمر الاتحاد العالمي للمواصلات العامة وانتزعت إعجاب الحاضرين والرسم على الرمال وراقصي النار والرسم بالصمغ وكرة القدم الاستعراضية وكرة الموت والألعاب النارية والألعاب الهوائية والفقاعات السحرية الفقرات التراثية والموسيقيين والرقص العائم المصحوب بأضواء النيون وغيرها والتي استخدمت كل منها بعدد من الفعاليات التي تناسبها.
ويشكل (فريق توصيلات الكهرباء والمياه والغاز والهواء المضغوط) نواة إدارة خدمات الفعاليات الحالية المسماة سابقاً بقسم الخدمات الفنية وهذا الفريق يدرس احتياجات كل فعالية وكل عارض من هذه الخدمات ويُعِد دراسة تفصيلية لكل فعالية للتأكد من مدى ملاءمة البنية التحتية لهذه الخدمات لاحتياجاتها وكذلك يقوم بتأمين كافة توصيلات جميع هذه الخدمات بعد توصيلها لمنصات العرض وأثناء تشغيلها تقع على هذا الفريق مسئولية تأمين كافة هذه الخدمات.
الفعاليات الخارجية
وقال الحمادي: يقوم فريق خدمات الفعاليات سنوياً بتنفيذ مئات الفعاليات الخارجية بمختلف أنحاء الإمارات وبخارج الدولة وتشمل الفعاليات معارض ومؤتمرات وحفلات زفاف وبطولات رياضية وفنية وتبدأ الفعاليات الخارجية بتهيئة وتجهيز موقع الفعالية بكافة احتياجاتها بما في ذلك الأمن والسلامة وتمر بجميع مراحل الإعداد والتجهيز التي تجري داخل قاعات المركز ومن بين الفعاليات التي يجري تنفيذها خارجياً معرض السعودية العالمي للقوارب الذي يقام بنادي الفروسية لليخوت بمدينة جدة ومعرض دبي العالمي للقوارب الذي يقام سنوياً بنادي دبي الدولي للرياضات البحرية ومعرض اليخوت وقوارب الإمارات.
ويفخر فريق العمل بتنفيذه لجميع مراكز انتخابات المجلس الوطني في الدورة السابقة والتي أُقيمت بكافة إمارات الدولة في وقت واحد. وقد قام الفريق بتنفيذ عدد من الفعاليات المهمة بعدد من الفنادق كالمؤتمر العالمي سبورتاكورتس بفندق أتلانتس وجائزة محمد بن راشد للإبداع الرياضي بفندق جميرا بيتش والعنوان وبطولة العالم للسباحة "فينا" وتدشين موقع مؤسسة دبي للمرطبات "بيبسي كولا" وكذلك عدد من الفعاليات بجزيرة ياس بأبو ظبي ومهرجان تكنولوجيا كلية دبي للطلاب وحفلات زفاف بمواقع داخلية وخارجية لعدد من كبار الشخصيات.ويعد المركز أحد أهم مواقع إقامة حفلات الزفاف داخل الدولة وهو الاختيار الأول لإقامة أفراح كبار العائلات والأعيان والشخصيات الهامة ويحظى المركز بشهرة واسعة في هذا المجال.
وأوضح أن تصميم منصات العرض وكوش الزفاف يستغرق الوقت الأطول بين مجموعة الأعمال التي يتطلبها تنفيذ أي فعالية ويتوقف التوقيت على نوعية الديكورات ودرجة صعوبة تنفيذها. وتتراوح فترة العمل لإنجازها بين يومين وثلاثة أيام بمعدل 24 ساعة عمل في اليوم وقد تستغرق الكوش الصغيرة يوما واحدا فقط بينما يتطلب تنفيذ الأنواع الكبيرة منها العمل على مدى أسبوع كامل من جميع أفراد الفريق وبمعدل 24 ساعة يومياً. وتتراوح تكلفة الكوش الكبيرة بين 250 ألفا و3 ملايين درهم وقد تتضاعف لتصل إلى عشرات الملايين في بعض حفلات الزفاف الفخمة جداً.
15 ألف ضيف
تحظى جميع الفعاليات المقامة داخليا أو خارجيا بنفس الاهتمام لأن أهمية الفعالية ينبع من الهدف منها وليس من حجمها وتتسع الفعاليات المختلفة لاستضافة حوالي 15 ألف ضيف في اليوم الواحد وذلك لمجموعة من الفعاليات المتنوعة.
يجري في بطولة دبي للخيول تجهيز إحدى قاعات المعارض لتكون موقعا لإقامة حلبة أغلى بطولة لاستعراض جمال الخيول على مستوى العالم ويستغرق ذلك 3 أيام فقط مع مراعاة كافة التصاميم الجمالية للموقع وتجهيز الإسطبلات لاستيعاب 400 جواد من أنقى سلالات الخيول العربية الأصيلة كما يجري تجهيز الحلبة بإستاد ضخم يخصص جانبا منه للشيوخ وكبار ضيوف الدولة وكبار الشخصيات. و
أشار الحمادي إلى أن مؤتمر الاتحاد العالمي للمواصلات العامة ومعرض التنقل والنقل الحضري المصاحب للمؤتمر الذي أقيم على مدى 5 أيام من 10 إلى 14 أبريل الماضي كان من أهم وأكبر الفعاليات التي استضافها المركز أخيرا وهو أهم مؤتمر على مستوى العالم في مجال المواصلات والنقل الجماعي. وقد تمكنت دولة الإمارات من الفوز بشرف استضافة هذا المؤتمر بعد منافسة قوية مع مدينتي ملبورن الاسترالية وسنغافورة لتصبح أول دولة في منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا تفوز باستضافة هذا المؤتمر منذ تأسيس الاتحاد قبل أكثر من 100 سنة ولعل استضافة مركز دبي التجاري العالمي للمؤتمر والمعرض المصاحب له يؤكد ثقة المنظمات والمؤسسات الدولية في قدرة دبي على استضافة المؤتمرات والمعارض العالمية.
كما يُعد منتدى دبي العالمي للطاقة كذلك من أبرز المؤتمرات التي استضافها المركز مؤخراً وسيكون المؤتمر العالمي لمرضى السكري في ديسمبر القادم من أهم المؤتمرات التي سيستضيفها المركز على مدى 5 أيام من 4 إلى 8 ديسمبر المقبل. وقال الحمادي: لا يضاهي مركز بالشرق الأوسط مركز دبي التجاري العالمي في توفير الحلول المتكاملة والبنية التحتية العالمية بهذا المستوى الراقي وهذا الاندماج الذي أعطى للمركز مكانة فريدة في صناعة الفعاليات وجعله الاختيار الأول لإقامة المناسبات والاحتفالات الخاصة بكبار الشخصيات كما أن خبرة موظفيه الكبيرة في التعامل مع حفلات كبار الشخصيات دعمت هذه السمعة ففرق العمل في جميع إدارات المركز مؤهلة وتمتلك الخبرات المطلوبة للتعامل مع الفعاليات التي يشارك بها كبار الشخصيات بمن فيهم رؤساء الدول والشيوخ.