4 أخطاء شائعة في كشوفات رواتب الموظفين
تبدو إدارة رواتب الموظفين مهمة بسيطة من الناحية النظرية، وعلى الرغم من ذلك، نجد من المفاجئ سهولة في ارتكاب شركة متطورة لأخطاء في كشوفات الرواتب، خاصة حين تفتقد تلك الشركة إلى إجراءات وأنظمة قوية، بحسب ما قالته شركة "سايج" العالمية للبرمجيات.
وبحسب الشركة العاملة في مجال التكنولوجيا التي تساعد الشركات الصغيرة والمتوسطة على تعزيز أداء أعمالها، قد تتسبب تلك الأخطاء في بعض الحالات، بعواقب وخيمة على الأعمال التجارية، تبدأ من الإضرار بمعنويات الموظفين، وتصل إلى الخسائر الناجمة عن الاحتيال.
ويقدم جيرهارد هارتمان، نائب رئيس قطاع الأعمال المتوسطة في شركة "سايج" أفريقيا والشرق الأوسط أربعة أخطاء شائعة ترتكبها الشركات في إدارة كشوفات رواتب موظفيها:
الفشل في الأتمتة
من المنطقي وضع هذه الثغرة على رأس القائمة، حيث أن الأنظمة والضوابط السيئة هي السبب الجوهري لمعظم الأخطاء المدرجة أدناه في كشوفات الرواتب. فإذا لم يكن لديك نظام مؤتمت، يمكنك بسهولة أن ترتكب الأخطاء في حساب رواتب الموظفين والخصومات، وفي تسجيل معلومات الموظفين وبيانات المعاملات.
الفشل في الأتمتة يعني أيضاً أن فريق الرواتب يقضي معظم وقته في متابعة قضايا الامتثال والمسائل الإدارية، في الوقت الذي ينبغي عليه التركيز على مساعدة الشركة في فهم تكاليف الرواتب، وتحديد اتجاهاتها، وتمكين خبرات أفضل للموظفين، وتقديم المشورة الاستراتيجية لفرق المالية والإدارة.
عدم وضع الضوابط والموازين
تمثل عمليات الاحتيال في كشوفات الرواتب خطراً كبيراً على الشركات اليوم، وغالباً ما يتم اكتشافها عن طريق المصادفة، بعد أن تتكبد الشركات خسائر مالية كبيرة. والعديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة قد تكون عرضة للاحتيال في كشوفات الرواتب، لكونها لا تستخدم الأدوات المناسبة في ذلك. وعلى سبيل المثال، تمنح الشركات، على الأغلب، محاسباً واحداً أو مديراً واحداً، صلاحية إعداد كشوف الرواتب، والوصول الكامل إلى نظام كشوفات الرواتب وحساب الشركة المصرفي.
إن أبسط طريقة لمنع معظم حوادث الاحتيال في كشوفات الرواتب هي الفصل بين الواجبات. وينبغي أن يكون الموظفون المسؤولون عن حساب معدلات الأجور والساعات المتراكمة في كشوفات الرواتب، مختلفين عن الموظفين الذين يعالجون قضايا المدفوعات. كما ينبغي أن يتحمل أشخاص مختلفون مسؤولية تنظيم بيانات كشوف الرواتب، وإدارة الوصول إلى النظام، بالإضافة إلى صلاحية إدراج الموظفين وإخراجهم من كشوف الرواتب. في حين يتم تكليف شخص آخر بالتحقق من تلك الإضافات.
ضعف التحكم بأيام الإجازات
قد يكون من السهل جداً فقدان أيام الإجازات، في حال حصول الموظف على الإجازة بدون التصريح المناسب. وقد تكون النتائج المحتملة لمثل هذه المخالفات، أن يستفيد الموظف من إجازة مدفوعة إضافية، أو يخسر أيام الإجازة بسبب أخطاء في تسجيل البيانات، أو احتساب مدفوعات إجازاته الخاصة بشكل غير دقيق عند مغادرته الشركة. ويمكن أن تشمل الأخطاء الأخرى حصول اثنين من الأعضاء الرئيسيين في فرق العمل على إجازات في الوقت نفسه، في حين ينبغي أن يكون أحدهما موجوداً على رأس عمله.
يسمح لك نظام الرواتب الآلي بتجنب أعباء معالجة قضايا الإجازات، ويمكنك من إدارة الإجازات، وفرض سياسات الإجازة الخاصة بالشركة، والتأكد من دقة السجلات. كما يمكنك أيضاً من توفير آلية الخدمة الذاتية للموظفين، لتبسيط إجراءات طلب الإجازة، والموافقات الخاصة بالموظفين والمدراء.
ثغرات بدل التنقل
تعتبر التعويضات وبدلات تنقل الموظفين أثناء العمل حقل ألغام ينتظرك، إذا لم تكن مستعداً تماماً. بدل التنقل هو مبلغ شهري منتظم يدفعه صاحب العمل للموظف تعويضاً له عن تكاليف التنقل الشهرية باستخدام وسيلة التنقل الخاصة به.
ومن الجيد إقناع أعضاء الفريق باختيار التعويضات بدلاً من بدلات التنقل، وذلك ببساطة لأن استيعابها أسهل. ومرة أخرى، سيقوم حل كشوف الرواتب الآلي بإجراء الحسابات نيابة عنك، ويساعدك على تسجيل البيانات الصحيحة عبر استخدام التصنيف الصحيح.
وأضاف جيرهارد هارتمان: "في وقتنا الحالي، ليس هناك من سبب منطقي لتكون كشوفات الرواتب عبئاً عليك، حيث يمكن للأدوات المناسبة أن تساعدك في إنجاز معظم الإجراءات الروتينية، كي تتيح لك فرصة للتركيز على المجالات الحيوية الهامة في العمل، مثل النمو والاستراتيجية وتنمية المواهب".
