يقضي كبار المسؤولين التنفيذيين كل عام آلاف الساعات من الوقت في عمليات الرد على البريد الإلكتروني والجلوس في اجتماعات غير مثمرة وتتضاعف خسائرهم نتيجة لذلك، ويعزى ذلك بكل بساطة إلى عدم متابعة الشركات ومراقبتها لوقت الموظفين بدقة واعتباره كأي مصدر آخر كرأس المال مثلاً.
وقامت شركة «بين آند كومباني» بدراسة عالمية لحساب الخسائر في الوقت والمال ووضعت قائمة بأفضل الممارسات التي يمكن اتباعها من أجل مواجهة الأخطاء الثمانية القاتلة في إدارة الوقت.
فوجدت أن 15% من الوقت الكلي لأي مؤسسة يتم إمضاؤه في الاجتماعات، وهو رقم شهد زيادة منذ 2008.
ومن شأن اجتماع أسبوعي للإدارة العليا في الشركة أن يستهلك 7 آلاف ساعة مباشرة سنوياً بالنسبة للحضور لكنه في الوقت عينه يستهلك 300 ألف ساعة على مستوى الشركة بين المرؤوسين خلال عملية الإعداد.
ومع ذلك، فإن معظم الشركات لا تملك القدرة على تحديد كيفية قضاء مسؤوليها التنفيذيين وموظفيها الآخرين لوقتهم لأنها لا تقوم بتتبع وقياس ذلك.
ومن النتائج التي تم التوصل إليها:
- يتلقى المسؤولون التنفيذيون 30 ألف اتصال خارجي في المتوسط سنوياً، صعوداً من ألف اتصال في السبعينيات. ووفقاً للمعدل الحالي، فإن المسؤولين سيقضون قريباً وقتاً أكثر من يوم اسبوعياً في إدارة الاتصالات الإلكترونية.
- يكرس كبار المسؤولين التنفيذيين في المتوسط أكثر من يومين أسبوعياً للاجتماعات مع ثلاثة أو أكثر من زملاء العمل. والاجتماع الذي يبدأ متأخراً خمس دقائق ، يكلف الشركة 8% من وقت الاجتماع.
- غالباً ما يقرر عقد الاجتماعات «لمجرد» الاجتماع، وهناك ارتفاع في معدلات الاجتماعات ذات الطبيعة غير الوظيفية.