بدأت المنطقة الحرة في مطار دبي الدولي"دافزا" بتطبيق نظام (مرآة) الإلكتروني بهدف إدارة الأداء المؤسسي و الاستراتيجية و إدارة العمليات في منظومة تفاعلية متكاملة.
وقال يوسف بهزاد المدير التنفيذي للموارد البشرية والاستراتيجية ان نظام مرآة يتميز بإمكانية هائلة في الاحتفاظ بالمعلومات مع مرور السنوات و سهولة استخراجها .
و إعطاء كافة التحليلات من خلال رسوم بيانية متعددة و آنية وفقاً لرغبة المستخدم موضحا ان النظام يعد آلية سهلة لرسم التدفقات الإجرائية للعمليات و الربط بينها و بين المؤشرات التشغيلية ، إضافة إلى نموذج لبناء الاستراتيجية وفقاً لبطاقة الأداء المتوازن و هذا من شأنه تقليص الجهد البشري في إدخال البيانات الدورية.
واضاف ان النظام يوفر منصة إلكترونية تكاملية تفاعلية تربط جميع العمليات المؤسسية بدءًا من وضع الخطة الاستراتيجية مروراً ببناء المبادرات و من ثم خطط العمل التنفيذية و مؤشرات الأداء الرئيسية و مؤشرات العمليات المرتبطة بأنشطة المؤسسة ومن شأن تطبيقه المساهمة في خفض الكلفة التشغيلية من حيث تقليص نسبة العمالة و المعاملات الورقية
وعلى المدى البعيد يمكن النظام المؤسسة على العمل بكفاءة أكبر و تقليص وقت تقديم الخدمات و هذا ينعكس إيجاباً على رضا العملاء الداخليين و الخارجيين و هما من الأسباب الرئيسة لتحقيق النمو في المؤسسة من الناحية الاقتصادية و التنافسية. و خلال المدة القصيرة التي تم تطبيق النظام فيها بالمنطقة الحرة بمطار دبي ، فقد لمسنا تحسناً جيداً في الكفاءة التشغيلية.
وفيما يلي نص الحوار:
نظام (مرآة) الالكتروني ماهي طبيعته؟
هو تطبيق إلكتروني تستخدمه مئات الشركات المرموقة على مستوى العالم وذلك بهدف إدارة الأداء المؤسسي و الاستراتيجية و إدارة العمليات في منظومة تفاعلية متكاملة ، وقد قامت المنطقة الحرة بتبني هذا النظام و إعادة تصميمه و تنفيذه بالاتفاق مع الشركة المصممة بما يتناسب مع احتياجاتها ،و قد راعينا كذلك إعادة تسمية النظام و شعاره بما يتناسب مع بيئتنا الثقافية و اعتزازنا بلغتنا العربية ، حيث تم إطلاق مسمى (مرآة) على النظام .
اهميته بالنسبة للمنطقة الحرة وللشركات العاملة ؟
تأتي أهمية (مرآة) بالنسبة للمنطقة الحرة بمطار دبي أنها توفر منصة إلكترونية تكاملية تفاعلية حيث تربط جميع العمليات المؤسسية بدءًا من وضع الخطة الاستراتيجية مروراً ببناء المبادرات و من ثم خطط العمل التنفيذية و مؤشرات الأداء الرئيسية و مؤشرات العمليات المرتبطة بأنشطة المؤسسة.
خفض الكلفة
ما هي الاهمية الاقتصادية للنظام من حيث التكلفة هل يعمل على خفض التكلفة- وكم ؟
شأنه شأن أي نظام إلكتروني ، إن استخدم بكفاءة فإنه سيساهم على المدى القريب في خفض الكلفة التشغيلية من حيث تقليص نسبة العمالة و المعاملات الورقية ، أما على المدى البعيد فإن النظام يمكن المؤسسة على العمل بكفاءة أكبر و تقليص وقت تقديم الخدمات.
و هذا ينعكس إيجاباً على رضا العملاء الداخليين و الخارجيين و هما من الأسباب الرئيسة لتحقيق النمو في المؤسسة من الناحية الاقتصادية و التنافسية. و خلال المدة القصيرة التي تم تطبيق النظام فيها بالمنطقة الحرة بمطار دبي ، فقد لمسنا تحسناً جيداً في الكفاءة التشغيلية.
مواصفات فنية
هل يمكنك تزويدنا بالمواصفات التقنية لنظام (مرآة) الإلكتروني؟
النظام يتميز بمواصفات فنية ممتازة أهمها سهولة الاستخدام من خلال واجهة مرنة توفر للمستخدم كافة احتياجاته دون تعقيد ،و يتميز بإمكانية هائلة في الاحتفاظ بالمعلومات مع مرور السنوات و سهولة استخراجها ، و إعطاء كافة التحليلات من خلال رسوم بيانية متعددة و آنية وفقاً لرغبة المستخدم.
كذلك يشتمل النظام على آلية سهلة لرسم التدفقات الإجرائية للعمليات و الربط بينها و بين المؤشرات التشغيلية ، إضافة إلى نموذج لبناء الاستراتيجية وفقاً لبطاقة الأداء المتوازن مع مرونة تعديل النموذج وفقاً لرغبة المؤسسة و منهجيتها في التخطيط الاستراتيجي .
ويوجد كذلك خاصية بحث متقدمة للوصول إلى المعلومات المطلوبة ، فضلاً عن كون النظام وعاءً قابلاً لإدراج كافة الأنظمة و السياسات المؤسسية ، و يوفر النظام أيضاً أداةً للتقييم وفقاً لنموذج التميز المؤسسي مع إمكانية الاحتفاظ بالبيانات التاريخية لكل النماذج المستخدمة فيه .
و من مميزات النظام إمكانية ربطه بالأنظمة الإلكترونية الأخرى في المؤسسة حيث يقوم تلقائياً باستيراد بيانات العمليات منها ، و هذا من شأنه تقليص الجهد البشري في إدخال البيانات الدورية.
لماذا تم اختيار نظام مرآة الإلكتروني؟
لقد تم إجراء دراسة جدوى في البداية و وضع المواصفات المطلوبة للنظام الذي يمكن أن يلبي الاحتياجات المؤسسية للمنطقة الحرة بمطار دبي ، و من ثم بدأنا في البحث في الحلول الموجودة في السوق ، و رأينا بأن هذا النظام هو الأقرب لاحتياجاتنا .
ثم كان لا بد من عمل بعض المقارنات المرجعية مع الجهات التي طبقت النظام محليا ، حيث تأكد لنا بأن النظام سلس في التطبيق ، و هو أيضا معروف و مطبق عالميا لدى كبريات المؤسسات و في شتى المجالات ، ناهيك عن الدعم الفني المستمر الذي يوفره الموزع المحلي المعتمد للنظام من خلال فريق مؤهل.
نجاح
لماذا تم اختيار اسم "مرآة" لهذا النظام الإلكتروني؟
إن إدخال أي نظام إلكتروني إلى أي مؤسسة يعتبر عملية تغيير مشوب بالمخاطر التي إن لم يتم تحليلها مسبقاً و إعداد خطة متكاملة للتغيير فهناك دائماً احتماليات الفشل .
لذا قمنا في المنطقة الحرة بمطار دبي بتشكيل فريق عمل متكامل لإدارة عملية التغيير كان منوطاً به الوصول بالنظام إلى مرحلة التشغيل . و قد نجح الفريق في تحقيق المطلوب منه خلال خمسة أشهر و هي الفترة المحددة لذلك .
و من التحديات المهمة التي واجهها الفريق كيفية خلق حالة من التقبل لدى الموظفين للنظام و هذه تطلبت وضع خطة ترويجية توعوية بدأت من خلال اختيار مسمى للنظام روعي في مشاركة الموظفين أنفسهم في اختيار المسمى من خلال عملية منهجية وفقاً لمعايير أهمها أن يكون المسمى عربياً و أن يعكس جوهر و روح النظام فكان اختيار مسمى (مرآة) لأنه يعكس بصدق الوظيفة التي يقوم بها في المؤسسة .
فهو من خلال رصده المستمر لأداء المؤسسة في الجوانب الاستراتيجية و التشغيلية بمثابة المرآة التي يستطيع من خلالها القادة و الموظفون النظر إلا أدائهم و من ثم التدخل لإدخال التحسين المستمر .
وكذلك تم تصميم شعار داخلي للنظام تصاحبه عبارة تعزز الهدف التطويري من وجود البرنامج ، وهو " نحن نقيس لنتطور ، لا لنلوم الآخرين " .
ما هو اجمالي التكلفة لتطبيق نظام مرآة الإلكتروني؟
كما أسلفت فقد قمنا بدراسة جدوى تبين من خلالها إن العوائد المتوقعة من تطبيق النظام تفوق بكثير حجم الاستثمار المطلوب فيه و يمكن تغطية التكلفة خلال سنة من التطبيق ،علماً بأن تكلفة النظام كانت تنافسية جداً مع الأنظمة الأخرى الموجودة في السوق .
ما هي النتائج السريعة والملموسة التي حققتها المنطقة الحرة من خلال تطبيق هذا النظام؟
ساعدنا النظام في سنته الأولى كثيراً في تنقيذ بعض المبادرات الاستراتيجية بكفاءة و فاعلية من خلال الأدوات السهلة التي ُيتيحُها ، و منها على سبيل المثال مبادرة تقليص الدورة الزمنية للوقت المستغرق في تقديم الخدمات للعملاء ،إضافة إلى مبادرة تحسين العمليات الداخلية ،فضلاً عن أنها ساهمت كثيراً في تحسين عمليات اتخاذ القرار من خلال توفيرها معلومات آنية دقيقة تعكس صورة واضحة لمتخذ القرار في الوقت المناسب.
تميز
كيف يساعد نظام المرآة الإلكتروني في تحقيق رؤية المنطقة الحرة بمطار دبي؟
رؤيتنا هي أن نكون الوجهة المثلى لشركات المناطق الحرة إقليمياً و رسالتنا هي المساهمة في تعزيز اقتصاد الدولة من خلال توفير حلول متكاملة لجذب المستثمرين الدوليين و الإقليميين ،التواقين لبيئة عمل فريدة ،وذلك من خلال تميز الخدمات ،في بيئة عمل محورها العملاء ،على أيدي موارد بشرية ملتزمة و كفوءة .
و لاشك بأن نظام مرآة من خلال كونه نظاماً تفاعلياً متقدماً يساعدنا كثيراً في رصد أدائنا على كافة الصعد أولاً بأول و اتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة التي تساهم في تحسين بيئة الأعمال و الوصول إلى رضا العملاء الخارجيين و الداخليين .
ما هي التأثيرات الإيجابية للحلول الإلكترونية على قطاع الاعمال؟
لم تعد الحلول الإلكترونية ترفاً أو من الكماليات في المؤسسات في هذا العصر ، فهي من خلال توفيرها البيانات الآنية ، وتقليص الوقت ، و الدقة ، و التحليل أصبحت ضرورة لا يمكن لأي مؤسسة من أن تحقق قيمة تنافسية إن لم تمتطي غمارها.
ما هي أهمية اختيار النظام الإلكتروني المناسب لتعزيز استراتيجية المؤسسة؟
يجب أن يكون اختيار النظام الإلكتروني وفق استراتيجية و رؤية واضحة تحقق متطلبات التنافسية للمؤسسة ، و المؤسسة الذكية هي التي يمكنها جعل التكنولوجيا خادماً طيِّعاً لتحقيق استراتيجياتها ، وليس العكس و هذا حاصل في بعض المؤسسات للأسف إذ يؤدي اختيار النظام الإلكتروني الخاطئ أو التطبيق الخاطئ بتحويله إلى سيّدٍ من العصر القديم يزيد من البيروقراطية و يفاقم المشكلات التي تنعكس سلباً على صورة و أداء المؤسسة ؟
متطلبات
ما هي اهمية الرقابة الإدارية لتعزيز النمو السريع؟
الرقابة الإدارية هي إحدى متطلبات الحوكمة المؤسسية و هي ضرورة ملحة شريطة أن تقوم بالأدوار الحديثة للرقابة الإدارية بعيداً عن النمطية و ردود الأفعال، فالرقابة الإدارية الحديثة لها وظائف استباقية متقدمة تقوم على تحليل المخاطر على المستويات الاستراتيجية و التشغيلية و تقديم المشورة للوحدات التنظيمية فضلاً عن الدور التقليدي الذي يتمثل في المراجعة و التقييم .
فهي تعتبر بمثابة صمام أمان . و لكن يجب أن لا ننسى أهمية التطوير الإداري أو التطوير المستمر بشكل أدق في من متطلبا التميز المؤسسي و هي كفيلة بتعزيز الميزة التنافسية للمؤسسة من خلال تطور الحلول و الخدمات التي تقدمها و بالتالي تحقيق النمو المطرد في مقابل المنافسين .
ما هي الانظمة والبرامج التطويرية الاخرى التي تطبقها المنطقة الحرة لتعزيز أعمالها ونموها في المنطقة؟
هناك العديد من البرامج التطويرية التي تنفذها المنطقة الحرة بمطار دبي وفقاً لخطتها الاستراتيجية 2011 -2013 و هي تنصب في تحيق رؤيتها و رسالتها في خدمة اقتصاد الدولة و المساهمة الفاعلة في النتاج المحلي العام ، و تتمحور معظم هذه المبادرات حول العميل الذي نسعى إلى تحقيق أقصى مستويات رضاه و الارتقاء بها بشكل مستمر .
من ضمن المبادرات تلك المتعلقة بتعزيز معايير الجودة بمقر المنطقة الحرة لتوفير تجربة فريدة للمستثمرين و تشتمل على عمليات التطوير المستمر للمرافق و تعزيز إجراءات الصحة و السلامة و الأمن .
و كذلك لدينا العديد من المبادرات لاستثمار تكنولوجيا المعلومات و الاتصالات لتحسين تقديم الخدمات من خلال إدخال أحدث التقنيات في تقديم الخدمات و تطوير البنية التحتية لتقنية المعلومات و الاتصالات و كذلك الدخول في تحالفات استراتيجية مع مزودي خدما الاتصالات لتوفير أكفأ الحلول للمستثمرين .
فضلاً عن وجود مبادرات لتعزيز العلاقة و التواصل مع عملائنا من خلال العديد من القنوات الممنهجة و الفعاليات الرسمية والترفيهية الممتدة على مدار العام ،كذلك تم البدء في مبادرة متقدمة لإدارة المعرفة المؤسسية التي تتسم بالديمومة إضافة إلى العديد من المبادرات الهادفة إلى تعزيز الولاء المؤسسي لدى العاملين في المنطقة الحرة و تطويرهم مهنياً و وظيفياً .
برامج تطويرية
تنفذ دافزا العديد من البرامج التطويرية وفقاً لخطتها الاستراتيجية 2011 -2013 و هي تنصب في تحقيق رؤيتها و رسالتها في خدمة اقتصاد الدولة و المساهمة الفاعلة في الناتج المحلي العام .
و تتمحور معظم هذه المبادرات حول العميل الذي وتحقيق أقصى مستويات رضاه و الارتقاء بها بشكل مستمر . ومن ضمن المبادرات تلك المتعلقة بتعزيز معايير الجودة بمقر المنطقة الحرة لتوفير تجربة فريدة للمستثمرين و تشتمل على عمليات التطوير المستمر للمرافق و تعزيز إجراءات الصحة و السلامة و الأمن.
وهناك العديد من المبادرات لاستثمار تكنولوجيا المعلومات و الاتصالات لتحسين تقديم الخدمات من خلال إدخال أحدث التقنيات في تقديم الخدمات و تطوير البنية التحتية لتقنية المعلومات و الاتصالات و كذلك الدخول في تحالفات استراتيجية مع مزودي خدما الاتصالات لتوفير أكفأ الحلول للمستثمرين .
فضلاً عن وجود مبادرات لتعزيز العلاقة و التواصل مع عملائنا من خلال العديد من القنوات الممنهجة و الفعاليات الرسمية والترفيهية الممتدة على مدار العام ،كذلك تم البدء في مبادرة متقدمة لإدارة المعرفة المؤسسية التي تتسم بالديمومة إضافة إلى العديد من المبادرات الهادفة إلى تعزيز الولاء المؤسسي لدى العاملين في المنطقة الحرة و تطويرهم مهنياً و وظيفياً .
نمو مستمر
تركز دافزا سنويا على استقطاب الشركات والاستثمارات النوعية التي تعطي قيمة اضافية للاقتصاد والعملية التنمية في دبي.
ومن خلال مساهمتها في نحو 2 % من ناتج دبي الاجمالي فان دافزا باتت تلعب دورا حيويا في اقتصاد الامارة يتوقع ان تزيد خصوصا مع انشاء مجلس المناطق الحرة في دبي الذي يسعى لوضع خطة عمل لتعزيز دور هذه المناطق وزيادة مساهمتها في الناتج الاجمالي خلال السنوات المقبلة تماشيا مع استراتيجية دبي 2020 .
ورغم تراجع الايجارات في دافزا الا ان معدلات النمو لم تتوقف حيث تستقطب المنطقة دوما شركات كبرى وذات قيمة اقتصادية .
أظهرت الاحصائيات ارتفاع نسبة كفاءة استغلال المساحات بالمنطقة الحرة بمطار دبي، حيث حقق المتر المربع الواحد ما يعادل30644 درهما في البضائع الواردة وما يعادل 21652 درهما في الصادرات.
وتعتمد المنطقة الحرة بمطار دبي لمعايير عالية ودقيقة المستوى لاختيار الشركات التي تعمل ضمن نطاقها تأكيدا على أهمية القيمة المضافة الى الاقتصاد الوطني ونقل الاقتصاد المعرفي.
ونجحت المنطقة الحرة بمطار دبي وخلال الـ 15 سنة الماضية أن تلعب دورا حيويا واساسيا في تعزيز الموقف الاقتصادي لدبي مستقطبة اكثر من 1500 شركة تنشط في مختلف القطاعات الاقتصادية مثل صناعة الطيران والمستحضرات الدوائية والاتصالات والأجهزة الالكترونية وعمليات الشحن.