أصدر مجلس إدارة هيئة الأوراق المالية والسلع قراراً بشأن «معايير الانضباط المؤسسي وحوكمة الشركات المساهمة العامة»، والذي تم إعداده وفق أفضل الممارسات العالمية، ومن شأن تطبيقه الإسهام في الارتقاء بتنافسية دولة الإمارات على عدد من المؤشرات العالمية، مثل تقرير سهولة ممارسة أنشطة الأعمال الصادر عن البنك الدولي، فضلاً عن جعل البيئة الاستثمارية في دولة الإمارات أكثر جاذبية للاستثمارات الأجنبية.
وينقسم القرار - الذي يحمل رقم (7/ر.م) لسنة 2016 - إلى ثلاثة أبواب تتناول «معايير الانضباط المؤسسي» و«حوكمة الشركات»، و«الأحكام العامة»، ويضم 55 مادة، وسوف يعمل به اعتباراً من اليوم التالي لتاريخ نشره في الجريدة الرسمية، وبمجرد صدور القرار الجديد يتم إلغاء كل قرار أو تعميم أو ضوابط تُخالف أو تتعارض مع أحكام هذا القرار.
ونص القرار على إلزام جميع الشركات المساهمة العامة المحلية المدرجة بالسوق ورؤساء وأعضاء مجالس إداراتها ومديريها ومدققي حساباتها الخاضعة لأحكام قانون الشركات بأحكام الباب الأول والثالث من هذا القرار.
أما الحوكمة الواردة بالباب الثاني فتلتزم بها الشركات المساهمة العامة المحلية المدرجة بالسوق ورؤساء وأعضاء مجالس إداراتها ومديريها ومدققي حساباتها فيما عدا البنوك والمصارف وشركات التمويل وشركات الاستثمار المالية وشركات الصرافة وشركات الوساطة النقدية، والتي سوف يصدر لها مصرف الإمارات المركزي قرار الحوكمة المتعلق بها.
ومن أبرز ما يميز القرار الجديد للحوكمة هو شموليته - باعتباره قراراً واحداً جامعاً - لعدد من الضوابط المرتبطة من حيث الموضوع والمنفذة لأحكام قانون الشركات التجارية إلى جانب حوكمة الشركات، حتى يسهل على الشركات المحلية والأجنبية والمستثمرين بالدولة الرجوع إلى قرار واحد بدلاً من عدة قرارات.
مجلس الإدارة
ونص القرار على أن يتولى إدارة الشركة مجلس إدارة ويحدد النظام الأساسي للشركة طريقة تكوينه وعدد أعضائه حصراً ومدة العضوية فيه.
وتنتخب الجمعية العمومية أعضاء مجلس الإدارة بالتصويت السري التراكمي. وللحكومة إذا تملكت نسبة (5%) أو أكثر من رأس مال الشركة تعيين من يمثلها في مجلس الإدارة بنفس تلك النسبة من عدد أعضاء المجلس وبحد أدنى تعيين عضو واحد على الأقل إذا كانت النسبة المطلوبة لتعيين العضو تزيد على تلك النسبة، ويسقط حقها في التصويت في النسبة التي يتم التعيين عنها، فإذا بقي لها نسبه لا تؤهلها لتعيين عضو آخر فيجوز لها استخدام تلك النسبة في التصويت.
ومع مراعاة الاتفاقيات والمعاهدات التي تبرمها الدولة، يجب أن يكون الرئيس وأغلبية أعضاء مجلس الإدارة من المتمتعين بجنسية الدولة.
كما نص القرار على أن ينتخب مجلس الإدارة بالتصويت السري من بين أعضائه رئيساً ونائباً ويقوم نائب الرئيس مقام الرئيس عند غيابه أو قيام مانع لديه. ويحظر الجمع بين منصب رئيس مجلس الإدارة ومنصب مدير الشركة و/ أو العضو المنتدب، أو أي وظيفة تنفيذية أخرى بالشركة. ويحق لمجلس الإدارة أن ينتخب من بين أعضائه عضواً منتدباً للإدارة، ويحدد المجلس اختصاصاته ومكافآته. ولمجلس الإدارة أن يشكل من بين أعضائه لجنة أو أكثر يمنحها بعض اختصاصاته أو يعهد إليها بمراقبة سير العمل بالشركة وتنفيذ قرارات المجلس.
اجتماعات
وشدد القرار على أن يجتمع مجلس الإدارة 4 مرات في السنة ما لم ينص نظام الشركة على أكثر من ذلك. ويكون الاجتماع بناءً على دعوة خطية من قبل رئيس مجلس الإدارة، أو بناءً على طلب خطي يقدمه عضوان من أعضاء المجلس على الأقل ما لم ينص نظام الشركة على غير ذلك وتوجه الدعوة قبل أسبوع على الأقل من الموعد المحدد مشفوعة بجدول الأعمال، ولكل عضو الحق في إضافة أي موضوع يرى ضرورة بحثه في الاجتماع.
وفي حال عقد اجتماع لمجلس الإدارة للنظر في دعوة الجمعية العمومية فيتعين مراعاة أن يُعقد اجتماع مجلس الإدارة قبل ثلاثين يوماً على الأقل من تاريخ انعقاد أي اجتماع للجمعية العمومية والإفصاح الفوري للمساهمين بموجب إشعار مفصل للسوق وعلى الموقع الإلكتروني للشركة عقب انتهاء اجتماع مجلس الإدارة مباشرةً عن قرارات المجلس وتاريخ نشر دعوة الجمعية العمومية وجدول أعمالها التفصيلي على أن يتضمن الإشعار ما يلي «توضيح صاحب الحق في حضور اجتماع الجمعية العمومية وجواز أن ينيب عنه من يختاره من غير أعضاء مجلس الإدارة بمقتضى توكيل خاص ثابت بالكتابة وأحقية المساهم في مناقشة الموضوعات المدرجة في جدول أعمال الجمعية العمومية وتوجيه الأسئلة إلى أعضاء مجلس الإدارة ومدقق الحسابات والنصاب القانوني المطلوب لصحة كل من اجتماع الجمعية العمومية والقرارات الصادرة فيه»
. وتعقد اجتماعات المجلس في مركز إدارة الشركة إلا إذا رأى المجلس غير ذلك، ولا يكون اجتماعه صحيحاً إلا بعد دعوة جميع أعضائه وبحضور أغلبيتهم شخصياً.
ويجب أن يكون للشركة مقرر لمجلس الإدارة من غير أعضائه.
ولا يجوز لعضو مجلس الإدارة أن ينيب عنه غيره من أعضاء مجلس الإدارة في الحضور إلا إذا نص نظام الشركة على جواز ذلك، على ألاّ يكون للعضو النائب أكثر من إنابة واحدة. كما لا يجوز التصويت بالمراسلة، وعلى العضو النائب الإدلاء بصوته عن العضو الغائب وفقاً لما تم تحديده في سند الإنابة.
وتصدر قرارات مجلس الإدارة بأغلبية أصوات الحاضرين والممثلين في الاجتماع، وفي حالة تساوي الأصوات يرجح الجانب الذي منه الرئيس.
تقنية
وأفاد القرار بإمكانية المشاركة في اجتماعات مجلس الإدارة من خلال وسائل التقنية الحديثة على أن تكون الضوابط التي يتعين مراعاتها بشأن المشاركة في اجتماعات مجلس الإدارة من خلال وسائل التقنية الحديثة على النحو التالي:
• أن يتضمن النظام الأساسي للشركة على جواز المشاركة في الاجتماعات من خلال وسائل التقنية الحديثة المسموعة و/ أو المرئية والمسموعة.
• أن تكون لدى الشركة التجهيزات الإلكترونية اللازمة، وأن يتم اختبار هذه التجهيزات قبل الاجتماعات بفترة كافية.
• على مقرر اجتماعات مجلس إدارة الشركة التنسيق والتأكد بشأن الاتصال بكافة الأعضاء للتأكد من حضورهم الاجتماع سواء شخصياً أو عبر هذه الآلية، وعلى العضو الذي ينوي الحضور عبر الآلية إخطار مقرر مجلس الإدارة قبلها بفترة كافية وتوقيعه بما يفيد استخدام تلك الآلية في ذلك الاجتماع، وأن يتم إرسال كافة المستندات قبل الاجتماع إلى جميع الأعضاء.
• أن يتم تسجيل محضر اجتماع مجلس الإدارة وحفظه.
• أن يقوم كل عضو من مجلس الإدارة والمقرر في بداية الاجتماع بتعريف نفسه (لأغراض التسجيل).
• أن يتم التأكيد في بداية الاجتماع من قبل الأعضاء المستخدمين لهذه الآلية على: سماع باقي الأعضاء المتواجدين شخصياً بدقة كاملة، واستلام كافة المستندات وجدول الأعمال المتعلق بالاجتماع، وتحديد نوع الجهاز المستخدم لديهم في الآلية.
• على عضو مجلس الإدارة ذكر اسمه وذلك في حالة رغبته في الحديث أثناء الاجتماع سواء بإجراء مداخلة أو تعقيب أو تصويت.
• على عضو مجلس الإدارة أن يكون في وضعية تسمح له بالتحدث بصوت واضح ومسموع، وإذا حدث بطء في الاتصال أو انقطاع أثناء الاجتماع، يجب على المقرر إعادة سرد ما تم أثناء الانقطاع، وعند التصويت يجب على المقرر أن يقوم بإعادة الكلام مرة أخرى حتى يتأكد من أن الجميع قد سمعوا ما قيل قبل التصويت.
• يقوم المقرر بإعداد محضر الاجتماع وتوقيعه وإرسال نسخة منه لكل من أعضاء مجلس الإدارة للاطلاع والتوقيع عليه.
• تكون القرارات الصادرة في اجتماع مجلس الإدارة المنعقد من خلال وسائل التقنية الحديثة المسموعة و/أو المرئية والمسموعة صحيحة ونافذة إذا تمت الموافقة عليها من قبل أغلبية أعضاء المجلس الحاضرين شخصياً أو الحاضرين من خلال أي من تلك الوسائل.
قرارات التمرير
ووضع قرار مجلس إدارة هيئة الأوراق المالية والسلع الشروط والإجراءات التي يتعين الالتزام بها لإصدار قرار مجلس الإدارة بالتمرير والتي تتضمن: موافقة أعضاء مجلس الإدارة بالأغلبية على أن الحالة التي تستدعي إصدار القرار بالتمرير حالة طارئة. وتسليم أعضاء مجلس الإدارة القرار مكتوب خطياً للموافقة عليه مصحوباً بكافة المستندات والوثائق اللازمة لمراجعته.
ويجب الموافقة الخطية بالأغلبية على أي من قرارات مجلس الإدارة الصادرة بالتمرير مع ضرورة عرضها في اجتماع مجلس الإدارة اللاحق لاتخاذ القرار بالتمرير لتضمينها بمحضر اجتماعه، ومع ذلك تعتبر القرارات بالتمرير نافذة عند توقيع أغلبية أعضاء المجلس عليها، وعدم اعتبار القرار بالتمرير اجتماعاً ومن ثم يتعين الالتزام بالحد الأدنى لعدد اجتماعات مجلس الإدارة المحددة بالنظام الأساسي.
محاضر
وأكد القرار ضرورة أن تسجل في محاضر اجتماعات مجلس الإدارة أو لجانه تفاصيل المسائل التي نظر فيها والقرارات التي تم اتخاذها بما في ذلك أية تحفظات للأعضاء أو آراء مخالفة عبروا عنها، ويوقع عليها الأعضاء الذين حضروا الاجتماع ومقرر الاجتماع، وفي حالة امتناع أحد الأعضاء عن التوقيع يُثبت اعتراضه في المحضر وتُذكر أسباب الاعتراض حال إبدائها، على أن ترسل نسخة محضر الاجتماع للأعضاء للاحتفاظ بها. وتحفظ محاضر اجتماعات مجلس الإدارة ولجانه من قبل مقرر مجلس الإدارة. ويُعد المقرر محاضر اجتماعات مجلس الإدارة ويتعين في تحرير تلك المحاضر مراعاة تحديد تاريخ دعوة جميع أعضاء مجلس الإدارة إلى الاجتماع ووسيلة الدعوة مع بيان مكان انعقاد الاجتماع وتوقيت ونهاية الاجتماع. وإثبات حضور الأعضاء الحاضرين.
سجل المطلعين
ألزم قرار مجلس إدارة هيئة الأوراق المالية والسلع مجلس الإدارة، بوضع قواعد مكتوبة بخصوص تعاملات أعضاء مجلس إدارة الشركة وموظفيها في الأوراق المالية المصدرة من قبل الشركة أو الشركة الأم أو الشركات التابعة أو الشقيقة لها. إعداد سجل خاص ومتكامل لجميع الأشخاص المطلعين، بما في ذلك الأشخاص الذين يمكن اعتبارهم أشخاصاً مطلعين بصورة مؤقتة، والذين يحق أو يتوافر لهم الاطلاع على المعلومات الداخلية للشركة قبل نشرها، كما يتضمن السجل الإفصاحات المسبقة واللاحقة الخاصة بالمطلعين.
توزيع الأرباح
نص قرار مجلس إدارة هيئة الأوراق المالية والسلع، على أن يكون صاحب الحق في الأرباح، سواء كانت «نقدية أو أسهم منحة»، وفقاً للنظام الخاص بالتداول والمقاصة والتسويات ونقل الملكية وحفظ الأوراق المالية، ووفقاً لما تصدره الهيئة من قرارات. ويتعين أن يكون لكل مساهم رقم مستثمر، ورقم حساب مصرفي مدون لدى الشركة. ويجب على الشركة، إيداع توزيعات الأرباح النقدية للمساهمين المسجلين في اليوم العاشر، بدءاً من اليوم التالي لتاريخ انعقاد اجتماع الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة، التي تقرر فيها توزيع تلك الأرباح.
إيجاد نظام محكم للرقابة الداخلية
شدد قرار مجلس إدارة هيئة الأوراق المالية والسلع على أن يكون لدى الشركة نظام محكم للرقابة الداخلية، يهدف إلى وضع تقييم لوسائل وإجراءات إدارة المخاطر في الشركة، وتطبيق قواعد الحوكمة فيها على نحو سليم، والتحقق من التزام الشركة والعاملين فيها بأحكام القوانين والأنظمة والقرارات المعمول بها، التي تنظم عملها والسياسات والإجراءات الداخلية ومراجعة البيانات المالية، التي تعرض على الإدارة التنفيذية العليا بالشركة، التي تستخدم في إعداد القوائم المالية.
ويصدر نظام الرقابة الداخلية من قبل مجلس الإدارة بعد التشاور مع الإدارة التنفيذية العليا، ويتولى تطبيق هذا النظام إدارة مختصة بالرقابة الداخلية. ويحدد مجلس الإدارة أهداف ومهام وصلاحيات الإدارة المختصة بالرقابة الداخلية، بحيث تتمتع بالاستقلال الكافي لأداء مهامها، وتتبع مجلس الإدارة مباشرة.
ويعين مجلس الإدارة مديراً للإدارة المختصة بالرقابة الداخلية. وعلى مجلس الإدارة إجراء مراجعة سنوية، لضمان فعالية نظام الرقابة الداخلية في الشركة والشركات التابعة لها، والإفصاح عن النتائج التي يتوصل لها إلى المساهمين في تقريره السنوي عن حوكمة الشركة.
ويجب أن تشمل المراجعة السنوية: عناصر الرقابة الأساسية، بما فيها الرقابة على الشؤون المالية والعمليات وإدارة المخاطر. والتغيرات التي طرأت منذ المراجعة السنوية الأخيرة على طبيعة ومدى المخاطر الرئيسة وقدرة الشركة على الاستجابة للتغيرات في أعمالها والبيئة الخارجية.
ونطاق ونوعية الرقابة المستمرة من مجلس الإدارة على المخاطر ونظام الرقابة الداخلية وعمل المدقق الداخلي. وعدد مرات إبلاغ مجلس الإدارة أو لجانه بنتائج أعمال الرقابة، لتمكينه من تقييم وضع الرقابة الداخلية في الشركة وفعالية إدارة المخاطر. وحالات الإخفاق أو الضعف في نظام الرقابة، التي تم اكتشافها أو ظروف طارئة غير متوقعة، وقد أثرت أو يمكن أن تؤثر بشكل جوهري على الأداء أو الوضع المالي للشركة. وفعالية عمليات الشركة المتعلقة بإعداد التقارير المالية والتقيد بقواعد الإدراج والإفصاح.
والتحقق من جميع الصفقات من حيث ما إذا كانت تتم مع طرف ذي علاقة أو تتضمن تعارض مصالح أم لا وبالتحقق من الالتزام بالإجراءات المنظمة لمثل هذه الصفقات.
تمثيل المرأة لا يقل عن 20 % من مجلس الإدارة
حدد قرار مجلس إدارة هيئة الأوراق المالية والسلع، الضوابط التي يتعين على الشركة الالتزام بها، حيث يحدد النظام الأساسي للشركة، طريقة تكوين مجلس الإدارة، وعدد أعضائه ومدة العضوية، على ألا تقل نسبة تمثيل المرأة عن (20 %)، من تشكيل مجلس الإدارة، وتلتزم الشركة بالإفصاح عن أسباب تعذر تحقق تلك النسبة، كما تلتزم بالإفصاح عن نسبة تمثيل المرأة في مجلس الإدارة، ضمن تقريرها السنوي عن الحوكمة.
ويحدد النظام الأساسي، الأعضاء التنفيذيين وغير التنفيذيين والأعضاء المستقلين، بحيث يكون ثلث الأعضاء على الأقل من الأعضاء المستقلين، وتكون الأغلبية للأعضاء غير التنفيذيين، الذين يجب أن يتمتعوا بخبرات عملية ومهارات فنية، لما يعود بالمصلحة على الشركة، وفي جميع الأحوال، يتعين عند اختيار الأعضاء غير التنفيذيين للشركة، مراعاة أن يكون العضو قادراً على تخصيص الوقت والاهتمام الكافيين لعضويته، وألا تمثل هذه العضوية تعارضاً مع مصالح أخرى له، كما يحدد النظام الأساسي، نسبة تمثيل المرأة في مجلس الإدارة، في حال إذا ما توافر مرشحات للعضوية خلال فترة فتح باب الترشح لعضوية مجلس الإدارة واستيفاؤهن لشروط العضوية.
ويجب فتح باب الترشح لعضوية مجلس الإدارة، والإعلان عن ذلك، مع دعوة الجمعية العمومية، ومراعاة أن يظل باب الترشح لعضوية مجلس الإدارة مفتوحاً لمدة عشرة أيام على الأقل من تاريخ الإعلان. ونشر أسماء المرشحين وبياناتهم الخاصة بالترشح في لوحة الإعلانات الموجودة بالشركة، وعلى موقع الشركة بشبكة المعلومات الدولية، وذلك قبل الموعد المحدد لانعقاد اجتماع الجمعية العمومية للشركة بيومين على الأقل. ولا يجوز للمرشح بعد غلق باب الترشح، التنازل عن ترشحه لشخص آخر. وضرورة موافاة الهيئة والسوق بقائمة تشمل أسماء المرشحين في اليوم التالي لغلق باب الترشح. أبوظبي - البيان
مهام رئيس المجلس وصلاحياته
حدد قرار مجلس إدارة هيئة الأوراق المالية والسلع مهام رئيس مجلس إدارة الشركة المساهمة العامة بضمان عمل مجلس الإدارة بفعالية وقيامه بمسؤولياته ومناقشته لكافة القضايا الرئيسية والمناسبة في موعدها. ووضع واعتماد جدول أعمال كل اجتماع لمجلس الإدارة، مع الأخذ بعين الاعتبار أية مسائل يقترح الأعضاء إدراجها على جدول الأعمال، ويجوز لرئيس مجلس الإدارة أن يفوض بذلك أحد أعضاء مجلس الإدارة أو مقرر مجلس الإدارة تحت إشرافه.
ودعا القرار إلى تشجيع كافة الأعضاء على المشاركة الكاملة والفعالة لضمان تصرف مجلس الإدارة وفق أفضل مصالح الشركة. والعمل على اتخاذ الإجراءات المناسبة لتأمين التواصل الفعال مع المساهمين ونقل آرائهم إلى مجلس الإدارة. وتسهيل المساهمة الفعالة لأعضاء مجلس الإدارة خاصة غير التنفيذيين، وإيجاد علاقات بناءة بين الأعضاء التنفيذيين وغير التنفيذيين. أبوظبي - البيان