أكّد ستيف دايفيس رئيس شركة أوثور إت للبرمجيات أن البرامج الخاصة بإدارة المحتويات يمكن أن تساعد المؤسّسات على توفير نحو 64 ساعة عمل في كل شهر من السنة. وأن الإدارة الفعالة للمحتويات عموما توفر نحو 40% من يوم العمل.
وأوضح أن حوالي ثمانية أيام تقريباً يتم إهدارها في الشهر الواحد على عمليات إعادة تحرير المحتوى وتصحيحه من قِبَل كافة الجهات المشاركة في وظيفة ابتكار وتأليف المحتويات وإدارتها، مشدّداً أن برنامج أوثور إت الخاص بأنظمة الكمبيوتر يتيح التخلّص من هذا الهدر في الوقت ويسمح بالاستفادة منه في مكان ووظائف أخرى.
ويُعتبَر أوثور إت نظاماً خاصاً بإدارة المحتوى يمكّن عدة محرّرين وكتّاب العمل معاً في تحديث وتغيير وابتكار وتأليف المحتويات من مواقع مختلفة مع ميزة عدم وجود أي مخاطر لحصول الأخطاء أو سوء الاستخدام.
وقال دايفيس: إن برنامج إدارة المحتوى يلغي أي إمكانية لحصول الأخطاء ويمنح مستويات معزّزة جداً من أمن المحتويات، وهو يعمل أيضاً بشكل جيد كأداة إدارة فعالة للموارد.
وأضاف: حالياً وفي ظل الجو العام الذي تركّز فيه معظم المؤسّسات والشركات على تقليل التكاليف فإن القدرة على إزالة أي إمكانية لحصول الأخطاء وتوفير أكثر من أسبوع من الوقت لتعزيز الإنتاجية يُعدّ أمراً مهماً فعلاً ولم يعد مشكلة أبداً.
وأوضح دايفيس أن الأساليب التقليدية لإدارة الملفات والمستندات تتطلّب الكثير من الموارد وعادة تترك بعض المحتويات مفتوحة أمام إمكانية حصول سوء استخدام لها. وهذا الأمر قد يؤدي إلى فقدان وخسارة المعلومات والتأثير سلباً في المصداقية والأعمال.
وفي بعض الحالات اضطرت كثير من الشركات لدفع تكاليف عالية بسبب المشاكل المرتبطة بالحوكمة ولحل القضايا المرفوعة ضدها.
دراسة
في إشارة إلى دراسة حديثة أعلن ديفيس أن معدّل الأخطاء وصل إلى أكثر من 30% في بعض مستندات الأعمال الأساسية. وقال: إن الأخطاء الإملائية وأخطاء القواعد في المستندات الخاصة بالتسويق والمبيعات لا يمكن إغفالها أو المسامحة عليها كونها قد تؤدّي إلى خسارة العملاء والزبائن.
لكن على أرض الواقع هناك أكثر من واحد بين كل ثلاثة مستندات خاصة بالأعمال يحتوي على أخطاء. وفي هذه الأوقات التي تواجه فيها كثير من المؤسّسات انخفاضاً في الأعمال والمزيد من التنظيمات فإن هذا الأمر يُعتبَر خطيراً جداً.
وأعلن ديفيس أن برنامج أوثور إت يمكن المشاركة بشكل صحيح في تأليف وكتابة وتحرير وإدارة المحتويات ونشرها بين فرق عمل مختلفة وفي أماكن متعدّدة.
ويتم هذا من خلال عدد من المزايا والخصائص مثل القدرة على التحكم بالدخول إلى المحتويات والأذونات الخاصة بها ومشاركة المعلومات وإعادة استخدامها والقيام بنشرها عبر وسائل متعدّدة الأنماط وكل هذا مع الاحتفاظ التام بتاريخ عمليات التحرير والقدرة على التحكم بها.
وقال إن المؤسّسات بدأت وبشكل متزايد بتولي المزيد من الأهمية والقيمة لموضوع الانتظام والمطابقة ومصداقية المعلومات. وبالطبع فإن الالتزام تجاه هذا الأمر قد أظهر بوضوح الحاجة لوجود أنظمة خاصة بإدارة المحتويات الخالية من أي أخطاء.
ونظام أوثور إت يلغي إمكانية نسخ المحتويات وعدم التناسق فيما بينها. وختم بقوله: لقد كانت الاستجابة من قِبَل قطاعي التجزئة والمصارف بالتحديد إيجابية جداً حتى الآن.
دبي ـ «البيان»