تم عقد مقارنة معيارية بين دائرة الأراضي برأس الخيمة ودائرة الأراضي والأملاك بعجمان في مقر دائرة أراضي رأس الخيمة، وضم وفد أراضي عجمان المهندس أحمد فارس اليازوري نائبا عن المدير العام حارب سالم العرياني.
ويوسف راشد الشامسي مسؤول تنظيم المكاتب العقارية، والمهندسة آمنة علي آل علي رئيس قسم الحاسوب والنظم المعلوماتية، وصبرية محمد عبد الرازق مدخلة البيانات، وعفراء بخيت بن هندي مسؤول العلاقات العامة والإعلام.
واستقبل الوفد سلطان علي أبو ليلة مدير عام دائرة الأراضي، وأشار أن نجاح تجربة الأرشفة الإلكترونية في اراضي رأس الخيمة قد جذب الاهتمام إليها، نظرا للتقدم الكبير الذي حققته دائرة الأراضي في إدارة هذا المشروع والذي بدأ تنفيذه في مايو عام 2004.
وتم الانتهاء من أرشفة جميع الملفات اليدوية إلكترونيا في أغسطس 2009، وأرشفة أكثر من 636380 ملف إلكتروني خلال هذه الفترة، وبلغت تكلفة تنفيذ هذا المشروع 627 ألف درهم تقريبا، في مختلف مراحله متضمنة تكاليف البرامج والأجهزة والمعدات والصيانة والتدريب والتركيب.
وذكرت فاطمة الشحي رئيس شعبة الأرشيف أن هناك العديد من الفوائد التي عادت على دائرة أراضي رأس الخيمة بسبب تطبيق الأرشفة الإلكترونية؛ حيث تم تصنيف وفرز وثائق إثبات وانتقال والتصرف في الملكية بصورة آلية سهلة وسريعة الاستدعاء.
وتم مشاركة الوثائق بين المستخدمين، فضلا عن حماية الوثائق من الضياع والتلف، وإدارتها بطريقة آلية والبحث عنها بطرق متعددة، وأخيرا توفير التكاليف التي كانت تنفق باستخدام أسلوب الأرشفة اليدوية.
وأكدت المهندسة فاطمة أحمد المالكي رئيس شعبة تقنية المعلومات على أن نظام الأرشفة الإلكترونية بشكل عام هو نظام يقوم بجمع وظائف الأرشفة بصورة سهلة ومتكاملة قابلة للتخصيص بما يتناسب مع أنشطة أي مؤسسة، مما يؤدي إلى تكوين أرشيف آلي موثوق وقوي يحل جميع اشكاليات الأرشيف.
وبالنسبة لنظام الأرشفة الإلكترونية الذي تم تطبيقه بدائرة الأراضي فقد اعتمد على رقم أرض مميز مكون من 13 رقما، ويعتمد على بيانات الملكية الصادرة من دائرة الأراضي أو المخطط الصادر من إدارة التخطيط والمساحة بدائرة البلدية.
وبين محمد بن عامر الشميلي رئيس قسم السجل العقاري أن الأرشفة الإلكترونية كانت السبب الرئيسي في إدارة السجل العقاري بكفاءة، حيث قدم قسم السجل العقاري أكثر من 60% من عدد الخدمات التي قدمتها الدائرة للمتعاملين منذ بداية 2010، بخلاف الخدمات المقدمة للعملاء الداخليين، كذلك فقد قدم هذا القسم وحده 5 مصادر لدخل الدائرة حتى الآن، ولا يمكن تحقيق ذلك بدون أرشفة إلكترونية.
كذلك فإنه لا يستطيع أي متعامل الحصول على أي خدمة غالبا سواء من إدارة التنظيم التداول العقاري، أو من إدارة الأملاك والتصرفات دون المرور أولا بشكل مباشر على إدارة السجل العقاري للتحري الشامل أو التحري عن سند تملك عقار ولا يمكن تقديم هذه الخدمات بالكفاءة المطلوبة بدون وجود أرشفة إلكترونية.
أيضا فإنه بدون الخدمات الداخلية للأرشفة الإلكترونية مثل أرشفة الملفات الكترونيا لأول مرة أو تعديل أو ترقيم إلكتروني لا يمكن لمعاملة توثيق عملية إثبات أو انتقال ملكية أن تتم بالسرعة التي تتم بها حاليا.
ومن جانبه قال محمد حسين فهمي مدير مكتب التميز المؤسسي بالوكالة، ان عملية الأرشفة الإلكترونية قد أثرت على عملية تطوير الهيكل التنظيمي لدائرة أراضي رأس الخيمة بصورة كبيرة.
حيث تحول الهيكل التنظيمي إلى الشكل الأفقي بدلا من الشكل الرأسي بسبب الاختصار الكبير الذي حدث في العمليات نتيجة التحول من النظام اليدوي إلى النظام الإلكتروني في الأرشفة والتوثيق، وهو الأمر الذي أدى إلى ثقافة تنظيمية تؤكد على قيم المشاركة في اتخاذ القرارات وخلق روح الابداع والابتكار.
كذلك فقد تم وضع هدف التحول التقني على رأس الأهداف الاستراتيجية لدائرة الأراضي، وأيضا فقد تم التركيز عند وضع الخطة الاستراتيجية لتدريب الموارد البشرية على إكسابهم المهارات التقنية وتنمية قدرتهم على التفاعل مع نظام المعلومات الإدارية الإلكتروني للدائرة.
وأشار محمد سلطان الزعابي مدير إدارة التنظيم والتداول العقاري إلى أن المقارنة المعيارية تطرقت أيضا إلى استعراض تجربة دائرة أراضي رأس الخيمة في إدارة تراخيص الوسطاء العقاريين وتنظيم عملهم، حيث اطلع يوسف راشد الشامسي مسؤول تنظيم المكاتب العقارية بأراضي عجمان على تجربة أراضي رأس الخيمة الأقدم نسبيا في هذا المجال، وقام بالاطلاع على نماذج تقديم الخدمات للوسطاء، وطريقة تنظيم عملهم.
محور استراتيجي
تمكن قسم السجل العقاري في الهيكل التنظيمي المعتمد ليصبح القسم تابعا للمدير العام مباشرة، وهناك مقترح لترقيته إلى إدارة في الهيكل التنظيمي الجديد المقترح.
وأضاف محمد حسين فهمي أن عملية الأرشفة الإلكترونية أثرت أيضا على عملية التخطيط الاستراتيجي لدائرة أراضي رأس الخيمة؛ فقد تم استحداث محور استراتيجي جديد متعلق بالتوسع في عملية تقديم خدمات دائرة الأراضي من خلال قنوات جديدة ومتنوعة في الخطة الاستراتيجية 2009 ـ 2010، حيث لا يمكن تقديم الخدمات إلكترونيا أو من خلال الانترنت بدون وجود أرشفة إلكترونية سابقة عليها.
رأس الخيمة ـ رباب جبارة