وافقت هيئة الأوراق المالية والسلع على قيام الشركات المساهمة العامة بعقد اجتماعات مجالس إدارتها من خلال الوسائل التكنولوجية الحديثة كالدوائر التلفزيونية وفق ضوابط وإجراءات محددة، وذلك بناء على طلبات قدمها عدد من الشركات إلى الهيئة مؤخرا.
وأكدت الهيئة أن موافقتها على جواز عقد مجالس إدارات الشركات من خلال الدوائر التلفزيونية المغلقة جاء انطلاقا من حرصها على مواكبة التطور التكنولوجي الحديث في مجال عقد اجتماعات مجالس إدارة الشركات المساهمة العامة، وإدراكاً لأهمية الدور الذي تقوم به هذه المجالس في إدارة الشركات والعمل على نموها وازدهارها، وفي إطار من أحكام القانون الاتحادي رقم 8 لسنة 1984 بشأن الشركات التجارية.
وأوضحت انه بناءً على الطلبات المقدمة من عدد من الشركات المساهمة العامة وبعد التنسيق مع وزارة الاقتصاد، فقد تمت الموافقة على جواز قيام الشركات المساهمة العامة بعقد اجتماعات مجالس إدارتها من خلال هذه الوسائل مع ضرورة مراعاة ضوابط محددة منها أن تكون لدى الشركة التجهيزات الالكترونية اللازمة، وأن يتم اختبار هذه التجهيزات قبل الاجتماعات بفترة كافية.
كما شملت الضوابط ضرورة ان يقوم مقرر اجتماعات مجلس إدارة الشركة التنسيق والتأكد بشأن الاتصال بكافة الأعضاء للتأكد من حضورهم الاجتماع سواء شخصياً أو عبر هذه الآلية وألاعلى العضو الذي ينوي الحضور عبر الآلية إعلام الشركة قبلها بفترة كافية وألاأن يتم إرسال كافة المستندات قبل الاجتماع إلى جميع الأعضاء.
واشترطت الضوابط تسجيل محضر اجتماع مجلس الإدارة وحفظه طوال فترة وجود الشركة وعدم التخلص منه بالتقادم. وأن يقوم كل عضو من مجلس الإدارة والمقرر في بداية الاجتماع بتعريف نفسه (لأغراض التسجيل).
كما طالبت الهيئة بأن يتم التأكيد في بداية الاجتماع من قبل الأعضاء المستخدمين لهذه الآلية على سماع باقي الأعضاء المتواجدين شخصياً بدقة كاملة واستلام كافة المستندات وجدول الأعمال المتعلق بالاجتماع وتحديد نوع الجهاز المستخدم لديهم في الآلية. وعلى عضو مجلس الإدارة أو المقرر تعريف اسمه. وذلك في حالة رغبته في الحديث أثناء الاجتماع سواء بإجراء مداخلة أو تعقيب أو تصويت.
كما على عضو المجلس أن يكون في وضعية تسمح له بالنظر مباشرة إلى الكاميرا أثناء الاجتماع والتحدث بصوت واضح ومسموع، وإذا حدث بطء في الاتصال أو انقطاع أثناء الاجتماع يجب على المقرر (أو الشخص المسئول) إعادة سرد ما تم أثناء الانقطاع، وعند التصويت يجب على المقرر أن يقوم بإعادة الكلام مرة أخرى حتى يتأكد من أن الجميع قد سمعوا ما قيل قبل التصويت.
ناصر عارف