أطلقت دائرة المالية في أبوظبي برنامج «الموافقة الالكترونية على الفواتير»، والذي يتيح لموظفي الدائرة والمتعاملين معها طيفاً واسعاً من المنافع تشمل سرعة أكبر في تقديم وتحصيل الفواتير، ومتابعة أكثر كفاءة للفواتير، وأرشفتها إلكترونياً، فضلاً عن تقليل الاعتماد على الإجراءات الورقية واستبدالها بالوسائل الإلكترونية.
ويأتي إطلاق الخدمة الجديدة تماشياً مع نهج الحكومة الإلكترونية الذي تحذوه الإمارة، وبتوجيهات من سمو الشيخ محمد بن خليفة، رئيس الدائرة، وإشراف مباشر من محمد سلطان غنوم الهاملي، الوكيل المساعد للدائرة.
واستغرق العمل في المشروع، الذي يعتمد على نظام أوراكل للمدفوعات ما يقرب من أربعة أشهر، وقام بتطويره وتنفيذه موظفو دائرة المالية من مختلف الأقسام. وقد خضع البرنامج، قبل إطلاقه، لمرحلة تجريبية تم التأكد خلالها من كفاءته، وحسن سير العمليات فيه، والوقوف على النتائج المتوقعة منه قبل إطلاقه رسمياً في شهر فبراير الماضي.
وأكد محمد سلطان الهاملي أن النظام الجديد يتيح سهولة تامة في تحصيل الموافقة على الفواتير، من خلال الاعتماد على نظام الموافقة الإلكترونية، بدلاً من الإجراءات الورقية التي تتطلب الكثير من الوقت والجهد. وأن هذا سيسهم بدوره في تحقيق استفادة قصوى من التقنيات الحديثة.
وأضاف ان دائرة المالية تسعى من خلال هذه المبادرة إلى توظيف التقنيات الحديثة والمتطورة لتبسيط الإجراءات وتسهيل عمل الموظفين. كما تعكس الخدمة الجديدة حرص دائرة المالية على تفعيل المبادرات التي تصب في إطار ترسيخ ثقافة الحكومة الإلكترونية، وذلك تماشياً مع الأهداف الاستراتيجية لحكومة أبوظبي.
ويقوم النظام الجديد، بتخزين الفواتير التي يتم تقديمها إلى دائرة المالية في نظام المدفوعات الحسابية لدى الأقسام المعنية بذلك في الدائرة، ويتم أيضاً تصوير وإرفاق كافة الوثائق المطلوبة الأخرى مع الفاتورة في نظام المدفوعات. وبعد ذلك، تبدأ الخطوات العملية في تنفيذ عمليات الدفع، والتي تتضمن سلسلة تراتبية محددة سلفاً للحصول على الموافقات الخاصة بالفواتير، ثم يقوم الأشخاص المعنيون بالمصادقة عليها وفقاً للنسخ المصورة والملحقة مع الفواتير الأصلية. ويتيح النظام الجديد إمكانية مراجعة وتدقيق هذه الفواتير في أية مرحلة، إذا ما دعت الحاجة أو اقتضت الضرورة ذلك.
وفضلاً عن ذلك، يقوم النظام الجديد بإرسال إخطارات إلكترونية تلقائية عبر العديد من وسائل الاتصال الحديثة، مثل البريد الإلكتروني، إلى الأشخاص المعنيين بالفواتير للحصول على الموافقات اللازمة لإتمام المعاملة. ويجري بعد ذلك التوقيع على الوثائق الأصلية الداعمة من جانب الأشخاص المعنيين، ويصار بعدها إلى تخزين هذه الوثائق في قسم الحسابات الداخلية في دائرة المالية، والذي يقوم بدوره بإجراء الموافقات النهائية على الفواتير بالاعتماد على الوثائق إلكترونياً.
أبوظبي ـ «البيان»