بدأت وزارة المالية والصناعة إجراءات تنفيذ الجرد السنوي لموجودات الحكومة الاتحادية لعام 2005. وأصدر معالي الدكتور محمد خلفان بن خرباش وزير الدولة لشؤون المالية والصناعة، تعميماً مالياً بشأن الجرد السنوي لموجودات الوزارات والجهات الاتحادية في نهاية شهر ديسمبر الجاري.
ونص التعميم الذي تم توجيهه إلى الوزارات والجهات الاتحادية على أنه استناداً لنص المادة رقم (35) من القانون الاتحادي رقم (14) لسنة 1973م، بأن تضع وزارة المالية والصناعة التعليمات اللازمة بالقواعد التفصيلية الواجب على الوزارات إتباعها في إعداد الحساب الختامي وبالبيانات الواجب ذكرها فيما يتعلق بالحسابات تحت التسوية،
والديون المستحقة للحكومة وأموال الحكومة المودعة في البنوك، أو في جهات أخرى وبالإجراءات الواجب إتباعها فيما يتعلق بجرد الخزائن الحكومية وجرد الأصناف الموجودة في أي مخزن حكومي وبغير ذلك من القواعد التي تكفل إظهار المركز المالي الحقيقي للدولة في نهاية السنة المالية المنقضية تصدر وزارة المالية والصناعة تعميمها بشأن التعليمات والقواعد الخاصة بعمليات الجرد.
وأعربت الوزارة عن أملها في أن يقوم المختصون والمشرفون على المخازن ومحاسبو الجهات المختلفة بسرعة إجراء هذا الجرد لجميع موجودات الوزارة أو الإدارة سواء ما كان منها بالمخازن الرئيسية أو الفرعية أو الورش أو الموجودة في حيازة الوزارة أو الإدارة لجميع الأصناف والموجودات أو الأصناف التي تكون قد قامت بتسليمها أو تركيبها لأشخاص أو شركات أو هيئات بتكاليف وعلى حساب الدولة.
وأكد معالي الدكتور محمد خلفان بن خرباش ضرورة تنفيذ التعليمات الواردة في التعميم بالسرعة والدقة المطلوبتين نظراً لما تمثله الموجودات وقيمتها من أهمية بالغة حيث أنها تشكل جزءاً كبيراً من رأسمال الدولة الذي يمول سنوياً من اعتمادات الميزانية العامة كما أن نتيجة الجرد تعطي صورة صحيحة عن مدى صحة مسك السجلات المخزنية
ولكي تكون التقارير المرفوعة من الوزارات المختلفة بالنسبة للجرد سليمة وتعطي صورة واضحة وحقيقية عن موجودات المخازن الحكومية وأنه على المشرفين على الأعمال المخزنية والجرد في جميع الجهات الحكومية التأكد من توفر الشروط الصحيحة للجرد والتقييم السنوي لكافة الموجودات طبقاً لما يقضي به القرار الوزاري في شأن نظام المخازن والرقابة عليها وتعديلاته.
ووفقاً للتعميم تشكل لجنة أو لجان الجرد السنوي بقرار يصدر من وكيل الوزارة المعنية من رئيس وعضوين على الأقل لكل لجنة من غير أمناء المخازن أو الموظفين الذين يتولون إدارتها الفعلية ويكون الجرد تحت إشراف مدير المخازن أو من في حكمه في الوزارة المعنية على أن توافى وزارة المالية والصناعة وديوان المحاسبة (قبل أسبوع على الأقل من بداية عمل اللجان) بصور عن قرارات تشكيل لجان الجرد مبيناً فيها أسماء ووظائف أعضاء هذه اللجان
حتى تتمكن وزارة المالية والصناعة وديوان المحاسبة من ممارسة اختصاصاتها الرقابية على أعمال لجان الجرد أثناء قيامها بمهامها وفي حالة جرد المواد والمعدات الفنية يجب أن يدخل في تشكيل لجنة أو لجان الجرد عضو من الفنيين المتخصصين في تلك المواد والمهمات، وفي جميع الأحوال يجب أن يتم الجرد بحضور أمين المخزن، أما بالنسبة للسفارات والقنصليات وملحقياتها بالخارج فيتم تشكيل لجنة جرد في كل منها برئاسة مسؤول الشؤون المالية بالسفارة أو القنصلية أو الملحقية أو من ينوب عنه وعضوية موظفين آخرين من السفارة أو القنصلية أو الملحقية وبحضور أمين المخزن.
وتبدأ إجراءات الجرد الشامل في 17 ديسمبر سنة 2005م ويجري الجرد الفعلي كما هو في 31/12/2005م على أن ينتهي قبل نهاية يناير سنة 2006م على الأكثر ولا يجوز إدخال أو إخراج أية مادة من المخازن أثناء فترة الجرد على أنه إذا اقتضت طبيعة العمل في بعض المخازن عدم إيقاف الحركة فيها بغرض القيام بهذا الجرد بناء على موافقة من مدير الشؤون المالية والإدارية ولجنة الجرد فيجب تحقيق الأرصدة وإرجاعها إلى 31 ديسمبر 2005م
وذلك بإجراء عمليات الإضافة والخصم نتيجة الحركة بالمخزن خلال فترة الجرد على أن ترسل كشوف الجرد ومرفقاتها إلى وزارة المالية والصناعة في موعد أقصاه 15 فبراير 2006م بما في ذلك كشوف جرد المكاتب التمثيلية التي ترسل عن طريق ديوان عام الوزارة المختصة وذلك بعد توقيعها من قبل أعضاء ورئيس لجنة الجرد ومسؤولي الوزارة أو الإدارة.
وأشار التعميم الذي أصدره معالي الدكتور محمد خلفان بن خرباش إلى أنه يجب على لجان الجرد ان تولي العناية الكافية جميع المواد والمعدات.تحافظ على سلامتها وحسن تخزينها، وبعد الجرد تثبت نتائج الجرد الفعلي على كشوف الجرد المرفق نماذج لها مع هذا التعميم، كما تسجل الأرصدة الدفترية وتجري المقارنة بينهما لاستخراج الفروقات بالزيادة أو النقص. ويجب على جميع لجان الجرد توخي الدقة التامة في إثبات نتيجة الجرد الفعلي على حقيقته في محاضر الجرد حيث ان كل جرد يظهر أنه كان جردا صوريا يحاكم عليه أعضاء اللجنة المسؤولين تأديبيا.
ونص على أن تجرد الأصناف صنفا صنفا بوزنها أو بمقاسها أو بعددها حسب الوحدة الواردة بالسجلات والبطاقات، ويوقع رئيس لجنة الجرد في سجلات وبطاقات الأصناف بالمخازن أمام كل صنف تم جرده بعد إقفال البطاقات، مع إيضاح تاريخ إجراء الجرد وتثبت اللجنة المقادير التي تجدها فعلا بمحضر الجرد وتقوم بالمطابقة بين هذه المقادير وبين الأرصدة الظاهرة لهذه الأصناف في بطاقات وسجلات قسم رقابة المخازن بإدارة الشؤون المالية
وتقوم ببيان الفرق بين المقدار الظاهر بهذه البطاقات والسجلات مع الموجودة فعلا من واقع الجرد الفعلي سواء أكان عجزا أم زيادة مع إثبات ذلك في قوائم الجرد يمكن أثناء الجرد صرف الأصناف المطلوبة للأعمال العاجلة والضرورية، وذلك بموافقة لجنة الجرد ومدير الشؤون المالية والإدارية ويتم تدوين أصناف الأصول الثابتة التي تدرج ضمن مشتريات الباب الثالث في كشوف منفصلة عن بقية الأصناف التي يتم جردها.
وأوضح أنه في حالة وجود عجز أو زيادة تقوم اللجنة بإعداد كشف بالزيادة والعجز من واقع محاضر الجرد وتبين به ايضاحات أمين المخزن بشأن العجز والزيادة من كل صنف ثم تدون اثمانها حسب الوارد في الدفاتر ويبدي مدير المخازن أو من في حكمه ملاحظاته عليها قبل رفعها لوكيل الوزارة لإقرارها وإصدار توجيهاته بشأنها قبل رفعها إلى وزارة المالية والصناعة ولايجوز تخفيض العجز في بعض الأصناف مقابل الزيادة في أصناف مشابهة،
وذلك طبقا لما تقضي به أحكام المادة 54 من القرار الوزاري رقم 2 لسنة 1979م ولا يجوز استخدام الزيادات التي تكون قد ظهرت في جرد سابق لتغطية عجز يظهر أثناء الجرد الحالي كما أنه في حالة العجز الناتج عن تجزئة الصرفيات يجب إيضاح الكميات المصروفة في خلال المدة بين آخر جرد والجرد الحالي أمام كل صنف »في قوائم الجرد« مع بيان عدد مرات الصرف والنسبة المئوية للعجز بالنسبة للكمية المصروفة خلال السنة المالية
وتحصل قيمة العجوزات الناتجة من أمناء المخازن بثمنها الأصلي، أو سعر السوق أيهما أكثر وتعتبر الأصناف التي يذكر أمامها أنها ظهرت في الجرد ناقصة لعدم تحرير إذن الصرف عنها عند صرفها بسبب السهو، أو ضغط العمل أو غيره عجزا فعليا، تحصل قيمتها من المسؤول على نفس الأساس السابق.
وأضاف أنه في حالة وجود عجز أو زيادة تم تسويتها بأن تضاف الزيادة بمجرد انتهاء عملية الجرد إلى عهدة المخزن بموجب إقرار وإذن إضافة »سند استلام« وترفق منه صورة بمحاضر الجرد عند إرسالها لوزارة المالية والصناعة وتخصم العجوزات بموجب إذن صرف »سند صرف« وترسل منه صورة إلى قسم حسابات الوزارة لتحميل المسؤول بقيمتها الأصلية، أو السوقية أيهما أكثر مع عدم الإخلال بحق الوزارة المعنية في اتخاذ الإجراءات التأديبية اللازمة.
أبوظبي ـ عبد الفتاح منتصر