بغرض إعداد الحساب الختامي للدولة، تعميم باجراءات جرد الطوابع المالية وحصر الديون وبطاقات الدرهم الالكتروني

السبت 25 رمضان 1423 هـ الموافق 30 نوفمبر 2002 اصدر معالي الدكتور محمد خلفان بن خرباش وزير الدولة لشئون المالية والصناعة تعميما ماليا بشأن الاجراءات التنفيذية للجرد السنوي للطوابع المالية واللواصق ذات القيمة وايصالات استلام الايرادات وحصر الديون المستحقة للدولة وايصالات قبض امانات المحاكم الاتحادية وبطاقات الدرهم الالكتروني في 31 ديسمبر المقبل. ونص التعميم الذي تم توجيهه الى وكلاء الوزارات ومديري الادارات التابعة لهم على أنه بمناسبة قرب نهاية السنة المالية 2002 واقفال السجلات المحاسبية واجراء الجرد السنوي بغرض اعداد الحساب الختامي للدولة يتم اصدار هذا التعميم متضمنا الاجراءات التنفيذية التالية: اولا: جرد الطوابع المالية والنقدية والشيكات الواردة بالخزائن: يراعى ايداع جميع الايرادات المحصلة والموجودة بالخزائن والصناديق سواء كانت نقدية، او شيكات في حسابات الدولة لدى البنوك قبل الساعة الحادية عشرة ظهرا يوم 30/ 12/ 2002م، على أن يتم ايداع متحصلات الايرادات التي تتم بعد هذا الوقت في اول يوم عمل من عام 2002م، ان لم يتم التمكن من ايداعها يوم 31/ 12/ 2002م. يتم جرد الطوابع المالية بأنواعها النقدية والشيكات الواردة كايرادات والموجودة لدى اصحاب العهد بالوزارات والادارات والمناطق التحصيلية التابعة لها كل على حده وذلك يوم 31/ 12/ 2002م، ويتم هذا الجرد من قبل لجان الجرد المشكلة لهذا الغرض وعلى أن يتم مطابقة نتائج الجرد الفعلي على الارصدة الدفترية وبحث الفروقات ان وجدت واتخاذ ما يلزم بشأنها من اجراءات مبدئية للحفاظ على الأموال العامة على أن يتم البت فيها من قبل السلطات المختصة في الوزارة. وبالنسبة للشيكات، فيراعى أن يرافق بمحضر الجرد كشف بهذه الشيكات يوضح به رقم الشيك تاريخه، المبلغ، اسم الساحب، البنك المسحوب عليه، مع بيان اسباب تأخير ايداع الشيكات المتأخر ايداعها في حسابات الدولة لدى البنوك وذلك اذا تبين للجان الجرد وجود مثل هذا التأخير. وتقوم لجان الجرد بالتوقيع على سجلات الطوابع المالية بعد اتمام عملية الجرد. ويتم ايداع النقدية، والشيكات الواردة بمحاضر الجرد في حسابات الدولة لدى البنوك في اول يوم عمل لها عام 2002م واجراء التسويات اللازمة لها طبقا للاصول. وعلى وزارة العمل والشئون الاجتماعية اتخاذ الاجراءات اللازمة بالتعاون مع الهيئة العامة للبريد لجرد عهدة الطوابع المالية «الخاصة برسوم العمل» واللواصق المالية ذات القيمة طرف هذه الهيئة «لو وجدت» وكذلك المبالغ المحصلة منها ومطابقتها مع الأرصدة في اخر يوم عمل، والتحقق من تحويل كافة ايرادات اخر يوم عمل الى حساب الدولة لدى البنك سواء المبالغ المحصلة طوابع مالية، او المحصلة بموجب الاتفاق المبرم مع الهيئة في هذا الخصوص وموافاتنا بكشوف ونتائج الجرد في المواعيد المحددة بهذا التعميم. بالنسبة للسفارات والملحقيات «قنصليات» الدولة بالخارج تشكل لجنة جرد برئاسة مسئول الشئون المالية بالسفارة او القنصلية، او من ينوب عنه وعضوية موظفين اخرين من السفارة، او القنصلية وعضوية امين الصندوق وتقوم اللجنة بجرد الطوابع المالية والنقدية لديه يوم 31/ 12/ 2002م، وفي حالة ما اذا كان هذا اليوم عطلة في بعض الدول فيكون اخر يوم عمل سابق له هو اليوم الواجب اجراء الجرد فيه ويرسل محضر الجرد الى ديوان عام وزارة الخارجية في موعد غايته 15/ 1/ 2003م، مع موافاة وزارة المالية والصناعة «ادارة الايرادات» بنسخة من محضر الجرد في موعد غايته 31/ 1/ 2003م. ثانيا: جرد ايصالات استلام الايرادات بانواعها: يتم جرد وحصر جميع ايصالات استلام الايرادات بأنواعها، وكذا ايصالات استلام الايصالات غير المستعملة بأرقامها المسلسلة يوم 31/ 12/ 2002م لدى جميع الوزارات، والادارات، والمكاتب التابعة لها بجميع انحاء الدولة ويوقع أعضاء لجان الجرد على ظهر نسخة اخر ايصال مستعمل في هذا اليوم، كما يوقعون على اخر صفحة من سجل اثبات دفاتر الايصالات «نموذج رقم م أ/31» الذي يمسك من قبل الوزارات المستلمة للدفاتر ويستمر استعمال باقي الايصالات الغير مستعملة منها بعد اثباتها بمحاضر الجرد. ويتم مطابقة نتائج الجرد الفعلي على الرصيد الدفتري وبحث الفروقات أن وجدت وبيان اسبابها واتخاذ اللازم بشأنها. يتم ارجاع جميع دفاتر ايصالات استلام الايرادات «المستعملة» الى ديوان عام وزارة المالية والصناعة بأبوظبي خلال الاسبوع الاول من عام 2003م على الاكثر. فيما يختص بنظام تحصيل المخالفات المرورية عن طريق البنوك. تقوم وزارة العدل والشئون الاسلامية والأوقاف باتخاذ الاجراءات اللازمة بالتعاون مع ادارة المرور والترخيص «أبوظبي» لجرد ايصالات استلام الايرادات الموجودة لدى البنوك المطبق بها النظام مع ضرورة التحقق من تحويل ايرادات اخر يوم عمل الى حساب الدولة الرئيسي لدي البنك. ثالثا: جرد اللواصق «الاستيكرات ذات القيمة المالية» بوزارة العمل والشئون الاجتماعية: تعامل اللواصق «الاستيكرات» معاملة الطوابع المالية ويتم جرد وحصر جميع اللواصق «الاستيكرات» يوم 31/ 12/ 2002م لدى هذه الوزارة والمكاتب التابعة لها بجميع انحاء الدولة ويتم مطابقة نتائج الجرد الفعلي على الرصيد الدفتري وبحث الفروقات ان وجدت وبيان اسبابها واتخاذ ما يلزم في شأنها. رابعا: حصر الديون المستحقة للدولة في 31/ 12/ 2002م. تقوم الوزارات بحصر الديون والقروض المستحقة للدولة في 31/ 12/ 2002م وترسل كشوف معتمدة من وكيل الوزارة موضحا بها أسماء المدينين وتواريخ استحقاق هذه الديون واسباب عدم تحصيلها ويتم موافاتنا بهذه الكشوف في موعد غايته اخر شهر يناير 2003م. خامسا: جرد البطاقات الالكترونية «بكافة انواعها» edirham حتى 31/ 12/ 2002م. تجرد البطاقات الالكترونية محددة القيمة، وكذلك بطاقات العميل الحكومي والتي بحوزة امينا العهدة الرئيسية بوزارة المالية والصناعة جردا فعليا حتى 31/ 12/ 2002م ويثبت ذلك في محضر جرد «وفق النموذج المرفق» على أن تقوم لجنة الجرد بمطابقة الأرصدة الفعلية بالأرصدة الدفترية المسجلة على الحساب الالي لنظام «الدرهم الالكتروني» وبحث الفروق ان وجدت وبيان اسبابها. تطلب ادارة الايرادات بوزارة المالية والصناعة من جهات التسويق «البنوك المتعاقدين» معها الاتي: ايداع متحصلات اخر يوم عمل عام 2002م في حساباتنا المخصصة لتلقي المبيعات من البطاقات الالكترونية. موافاتنا بمحاضر جرد ارصدة عهد البطاقات الالكترونية «الذكية» محددة القيمة «وفق النموذج المرفق» التي بحوزتهم على أن نوافي ضمن هذه المحاضر بالاتي: عدد البطاقات الالكترونية المستلمة حتى 31/ 12/ 2002م موزعة حسب الفئات وارقامها. عدد البطاقات الالكترونية المباعة حتى 31/ 12/ 2002م موزعة حسب الفئات وارقامها. عدد البطاقات الالكترونية المباعة حتى 31/ 12/ 2002م موزعة حسب الفئات وارقامها، عدد البطاقات المرتدة حتى 31/ 12/ 2002م حسب فئاتها وارقامها، ارصدة البطاقات حتى 31/ 12/ 2002م حسب فئاتها وارقامها. تقوم وزارة المالية والصناعة «ادارة الايرادات»: بمطابقة ارصدة البطاقات الموجودة بمحاضر جرد جهات التسويق مع ما هو مسجل على الحاسبات الالية وبحث الفروقات ان وجدت وبيان اسبابها مع مطالبة جهات التسويق فورا بالفروقات الناتجة عن المطابقة. ويتعين على كل وزارة أن تصدر قرارا من وكيل الوزارة او من ينوب عنه بتشكيل اللجان المكلفة باجراء عمليات الجرد متضمنا اسماء الأعضاء ويتم اخطار وزارة المالية والصناعة، وديوان المحاسبة قبل اسبوع من بداية عمل لجان الجرد بنسخة من قرارات تشكيل تلك اللجان متضمنة اسماء اعضاء اللجان المكلفين باجراء عمليات الجرد في كل جهة، او ادارة تابعة للوزارة، ومكان وميعاد الجرد حتى تتمكن وزارة المالية والصناعة، وديوان المحاسبة من ممارسة اختصاصاتهما الرقابية على اعمال الجرد اثناء تنفيذها اذا دعت الحاجة الى ذلك، ويتم اخطار وزارة المالية والصناعة ببيان حركة سجل ايصالات قبض امانات المحاكم حتى 31/ 12/ 2002م. على أن يتضمن هذا البيان ما يلي: الرصيد في اول السنة لدى الوزارة «عدد الدفاتر، ارقام الدفاتر، ارقام الايصالات»، الاضافات خلال السنة «مطبوعات» «عدد الدفاتر، ارقام الدفاتر، ارقام الايصالات»، المنصرف للمحاكم «اسم المحكمة» «عدد الدفاتر، ارقام الدفاتر، ارقام الايصالات»، الرصيد في نهاية السنة المالية «عدد الدفاتر، ارقام الدفاتر، ارقام الايصالات»، الرصيد في نهاية السنة المالية لدى المحاكم «اسم المحكمة، عدد الدفاتر، ارقام الايصالات»، بيان بالايصالات «الملغاة» «اسم المحكمة، عدد الايصالات، ارقام الايصالات. ويراعى مطابقة رصيد هذا السجل حتى نهاية السنة المالية 2002م مع الجرد الفعلي في 31/ 12/ 2002م وبحث الفروق ان وجدت. ويتم اعتماد محاضر الجرد وكشوفات الحصر السابق ذكرها من وكيل الوزارة او من ينوب عنه ومديري الشئون المالية والادارية، او السفير او من ينوب عنه بالنسبة للسفارات والقنصليات بالخارج ومدير البنك اذا كانت جهات تسويقية لبيع البطاقات الالكترونية ويتم تسليم نسخة من جميع محاضر الجرد، وكشوفات الديون والقروض المستحقة للدولة، وبيان عن جميع دفاتر ايصالات الاستلام المستعملة الى وزارة المالية والصناعة «ادارة الايرادات» في موعد غايته 15/ 1/ 2003م، 31/ 1/ 2003م، اما في حالة اكتشاف اي عجز او زيادة في اي عهدة من العهد موضوع هذا الجرد يتم ابلاغ جهات الرقابة المالية «وزارة المالية والصناعة وديوان المحاسبة» فورا دون انتظار لموعد موافاتنا بهذه المحاضر السالف ذكرها مع توضيح الاجراءات التي اتبعتها جهة الادارة في هذا الخصوص ويراعى أن يوضح بمحاضر جرد الطوابع المالية، ودفاتر الايصالات بيان رصيد الجرد الفعلي لها لدى كل منطقة من مناطق التحصيل بالتفصيل. أبوظبي ـ عبد الفتاح منتصر: