صدور تعميمين بشأن الجرد السنوي وإقفال القيود المحاسبية للسنة المالية الحالية

الاحد 19 رمضان 1423 هـ الموافق 24 نوفمبر 2002 اصدر معالي الدكتور محمد خلفان بن خرباش وزير الدولة لشئون المالية والصناعة امس تعميمين ماليين بشأن الجرد السنوي لموجودات الوزارات وبشأن اقفال القيود المحاسبية للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2002. واعرب معاليه في التعميم الخاص بالجرد السنوي لموجودات الوزارات في 31 ديسمبر المقبل اعرب عن الامل في أن يقوم المختصون والمشرفون على المخازن ومحاسبو الجهات المختلقة بسرعة اجراء هذا الجرد لجميع موجودات الوزارة او الادارة سواء ما كان منها بالمخازن الرئيسية او الفرعية او الورش او الموجودة في حيازة الوزارة او الادارة لجميع الاصناف والموجودات او الاصناف التي تكون قد قامت بتسليمها او تركيبها لأشخاص او شركات او هيئات بتكاليف وعلى حساب الدولة. وطالب معاليه بتنفيذ التعليمات الواردة في التعميم بالسرعة والدقة المطلوبين نظرا لما تمثله الموجودات وقيمتها من أهمية بالغة حيث انها تشكل جزءا كبيرا من رأسمال الدولة الذي يمول سنويا من اعتمادات الميزانية العامة كما أن نتيجة الجرد تعطي صورة صحيحة عن مدى صحة مسك السجلات المخزنية. وقد نص التعميم على أن تشكل لجنة، او لجان الجرد السنوي بقرار يصدر من وكيل الوزارة المعنية، من رئيس وعضوين على الاقل لكل لجنة من غير امناء المخازن، او الموظفين الذين يتولون ادارتها الفعلية ويكون الجرد تحت اشراف مدير المخازن، او من في حكمه في الوزارة المعنية، على أن توافي وزارة المالية والصناعة، وديوان المحاسبة «قبل اسبوع على الاقل من بداية عمل اللجان» بصور عن قرارات تشكيل لجان الجرد مبينا فيها اسماء، ووظائف اعضاء هذه اللجان حتى تتمكن وزارة المالية والصناعة، وديوان المحاسبة من ممارسة اختصاصاتهما الرقابية على اعمال لجان الجرد اثناء قيامها بمهامها. وفي حالة جرد المواد والمعدات الفنية يجب أن يدخل في تشكيل لجنة او لجان الجرد عضو من الفنيين المختصين في تلك المواد والمهمات، وفي جميع الأحوال يجب أن يتم الجرد بحضور امين المخزن، اما بالنسبة للسفارات والقنصليات وملحقياتها بالخارج، فيتم تشكيل لجنة جرد في كل منها برئاسة مسئول الشئون المالية بالسفارة او القنصلية، او الملحقية، او من ينوب عنه وعضوية موظفين اخرين من السفارة، او القنصلية، او الملحقية وبحضور امين المخزن. وتبدأ اجراءات الجرد الشامل في 16 ديسمبر سنة 2002م ويجري الجرد الفعلي كما هو في 31/ 12/ 2002م، على أن ينتهي قبل نهاية يناير سنة 2003م على الاكثر، ولا يجوز ادخال او اخراج اية مادة الى المخازن اثناء فترة الجرد على انه اذا اقتضت طبيعة العمل في بعض المخازن عدم ايقاف الحركة فيها بغرض القيام بهذا الجرد، بناء على موافقة من مدير الشئون المالية والادارية ولجنة الجرد، فيجب تحقيق الارصدة وارجاعها الى 31 ديسمبر سنة 2002م. وذلك باجراء عمليات الاضافة والخصم نتيجة الحركة بالمخزون خلال فترة الجرد وترسل كشوف الجرد ومرفقاتها الى وزارة المالية والصناعة في موعد اقصاه 15 فبراير 2003م بما في ذلك كشف جرد المكاتب التمثيلية التي ترسل عن طريق ديوان عام الوزارة المختصة، وذلك بعد توقيعها من قبل أعضاء ورئيس لجنة الجرد ومسئولي الوزارة، او الادارة واذا صادف يوم الجرد الفعلي كما هو في 31/12/2002م عطلة رسمية فيكون اخر يوم عمل سابق على هذا التاريخ هو اليوم الواجب اجراء الجرد فيه. وشدد التعميم على أنه يجب على لجان الجرد أن تولي العناية الكافية لجميع المواد، والمعدات، العبوات اثناء الجرد وأن تحافظ على سلامتها وحسن تخزينها، وبعد الجرد تثبت نتائج الجرد الفعلي على كشوف الجرد المرفق نماذج لها مع هذا التعميم، كما تسجل الارصدة الدفترية وتجري المقارنة بينهما لاستخراج الفروقات بالزيادة، او النقص ويجب على جميع لجان الجرد توخي الدقة التامة في اثبات نتيجة الجرد الفعلي على حقيقته في محاضر الجرد، حيث أن كل جرد يظهر انه كان جردا صوريا يحاكم عليه اعضاء اللجنة المسئولين تأديبيا طبقا لما تقضي به المادة (52) من القرار الوزاري رقم (2) لسنة 1979م. وتعد كشوف الجرد، وتستوفي توقيعات جميع اعضاء لجان الجرد على كشوف ومحاضر الجرد بالاضافة الى توقيع مدير الشئون المالية والادارية، او من حكمه، كما يجب على امين المخزن التوقيع على قوائم الجرد مقرا على محاضره مع مراعاة أن تستخرج كشوف الجرد السنوي من الحاسب الالي حسب برامج الجرد المعدة من قبل ادارة املاك الدولة بوزارة المالية والصناعة، ولا يجوز تخفيض العجز في بعض الأصناف مقابل الزيادة في اصناف مشابهة، وذلك طبقا لما تقضي به احكام المادة (54) من القرار الوزاري رقم (2) لسنة 1979م ولا يجوز استخدام الزيادات التي تكون قد ظهرت في جرد سابق لتغطية عجز يظهر اثناء الجرد الحالي وفي حالة العجز الناتج عن تجزئة الصرفيات يجب ايضاح الكميات المصروفة في خلال المدة بين اخر جرد والجرد الحالي امام كل صنف «في قوائم الجرد» مع بيان عدد مرات الصرف والنسبة المئوية للعجز بالنسبة للكمية المصروفة خلال السنة المالية وتحصل قيمة العجوزات الناتجة من امناء المخازن بثمنها الاصلي، او سعر السوق ايهما اكثر وتعتبر الأصناف التي يذكر امامها انها ظهرت في الجرد ناقصة لعدم تحرير اذن الصرف عنها عند صرفها بسبب السهو، او ضغط العمل، او غيره عجزا فعليا، تحصل قيمتها من المسئول على نفس الأساس السابق. وبالنسبة لتسوية الزيادة او العجز نص التعميم على أنه في حالة وجود عجز تضاف الزيادة بمجرد انتهاء عملية الجرد الى عهدة المخزن بموجب اقرار واذن اضافة «سند استلام» وترفق منه صورة بمحاضر الجرد عند ارسالها لوزارة المالية والصناعة وتخصم العجوزات بموجب اذن صرف «سند صرف» وترسل منه صورة الى قسم حسابات الوزارة لتحميل المسئول بقيمتها الأصلية، او السوقية، ايهما اكثر مع عدم الاخلال بحق الوزارة المعنية في اتخاذ الاجراءات التأديبية اللازمة. ويشمل الجرد العهد الفرعية الموضوعة في منشآت حكومية، او التي تملكها الحكومة في اي منشأة كالاستراحات، وبيوت الشباب، اقسام المستشفيات، والمدارس، ومكاتب الموظفين، وبالنسبة للاصناف المستديمة المسلمة عهدة للموظفين، والمستخدمين لاعمالهم المصلحية، يكتفي باقرار منهم في نهاية السنة المالية يفيد بأن الأصناف التي بعهدتهم موجودة فعلا وانها بحالة جيدة، مع تأشيرة ماسك سجل العهدة على الاقرار بأن هذه الأصناف مطابقة للوارد في استمارات العهد الشخصية. كما نص على أن تجرد بواقي الأصناف المصروفة للاستهلاك من واقع الدفتر الممسوك لبيان الوارد والمنصرف منها حتى 31/ 12/ 2002م، مع بيان قيمة هذه البواقي وتعتبر جزءا من موجودات الوزارة، او الادارة ويتم تقيم جميع موجودات المخازن الرئيسية حسب اثمانها الأصلية، وذلك بأخذ سعر اخر توريد بالدفاتر اساسا للتقييم لكل صنف من الأصناف وموجودات المخازن الفرعية، والورش تقيم باثمانها الاصلية ايضا، فيما عدا الادوات والمعدات التي تكون مصروفة للاستعمال في الورش فتقيم بنصف قيمتها والاصناف الموردة للمخازن بدون ثمن مثل: الهبات، او العينات، فتقيم من واقع التقدير بالمقارنة مع مثيلاتها العهد الشخصية، تبين بنصف قيمتها، العهد الفرعية، تبين بنصف قيمتها، وباقي الاصناف المصروفة للاستهلاك، تقيم البواقي حسب قيمتها الأصلية، اما بالنسبة للأصناف التالفة فتستبعد من قوائم الجرد على أن يتم حصرها في قوائم خاصة وتتبع بشأنها الأحكام المنصوص عليها في المادة (43) من القرار الوزاري رقم (2) لسنة 1979م. وأشار الى أنه يجب أن يرافق مع اصول محاضر وكشوف الجرد عند ارسالها لوزارة المالية والصناعة ما يلي: اقرار من مدير المخازن، او من حكمه ينص على أن جميع الأصناف الموجودة بجميع مخازن الوزارة بأنواعها المستديمة والمعدة للاستهلاك وغير الصالحة قد تم جردها فعلا، وأنه لا توجد اصناف لم يشملها الجرد، كما أنه لا توجد اصناف باقية في المخازن زائدة عن الحاجة، او غير لازمة لاستعمالها في اشغال الوزارة، وأن ما وجد منها من هذا القبيل «أن وجد» قد رفع امره لوكيل الوزارة للتصرف. مذكرة توضح تفصيليا اسباب العجز، او الزيادة في نتيجة الجرد، بيان بالمواد، او المعدات الزائدة عن حاجة الوزارة، او الادارة، بيان بالمواد والاصناف التي انتهت مدة صلاحيتها، نسخة من التقرير الذي اعدته لجنة الجرد والذي يتضمن جميع ما تبين لها من مخالفات او فروق جردية خلال الجرد، وذلك على النحو الوارد بالمادة (59) من القرار الوزاري رقم (2) لسنة 1979م. وأوضح انه على الوزارات، والدوائر المعنية أن تحتفظ بنسخة من قوائم الجرد الشامل في ملف خاص للرجوع اليه عند الاقتضاء مشيرا الى أنه طبقا لنص المادة (29) من القانون الاتحادي رقم (14) لسنة 1973م، بشأن اعداد الميزانية، والحساب الختامي والتي تقضي بأنه: يجب على جميع المسئولين عن الشئون المالية في الوزارات أن يقدموا لوزارة المالية والصناعة، ولمن يقومون بالمراجعة المالية البيانات التي يطلبونها منهم وأن يطلعوهم على جميع السجلات والأوراق والمستندات التي يرون الاطلاع عليها اثناء قيامهم بالمراجعة ويترتب على الاخلال بهذه الواجبات توقيع الجزاء المناسب. وسوف تقوم لجنة مشكلة من العاملين بوزارة المالية والصناعة بالتفتيش على لجان الجرد العاملة في جميع الوزارات للاطمئنان على صحة سير العمل. اما التعميم الخاص باقفال القيود المحاسبية فقد نص على أن السنة المالية الحالية للدولة تنتهي في 31 ديسمبر 2002م، ولكي تتمكن الوزارة من اقفال الحسابات بالسرعة الممكنة تمهيدا لاعداد الحساب الختامي للدولة، وحتى تمثل الارقام في هذا الحساب المصروفات والايرادات الفعلية اصدق تمثيل، فأنه من الضروري والأهمية اتباع التعليمات الواردة بالتعميم التي تقضي بأن تحمل السنة المالية 2002م بجميع النفقات المتعلقة بها والمدفوعة او التي تقرر صرفها والمؤيدة بكامل المستندات الثبوتية والقانونية خصما على الأبواب والبنود المختصة سواء كانت مصروفات قد تم دفعها فعلا خلال السنة المالية وحتى نهايتها او كانت مصروفات قد تقرر صرفها وصدرت بشأنها مستندات صرف ولم يتم استكمال دفعها حتى نهاية السنة المالية وعلى أن تعلى قيمة هذه المصروفات «التي لم تدفع بعد» لحساب الأمانات تمهيدا لدفعها منه خلال العام المالي 2003م طبقا لتوفر السيولة، وذلك حتى تكون المصروفات الظاهرة في الحساب الختامي حقيقية ومعبرة عن المصروفات المتعلقة فعلا بالسنة المالية. وبالنسبة للمرتبات اوضح التعميم أن تاريخ 17 ديسمبر 2002م هو الحد الاقصى لتسلم وزارة المالية سندات اجراء ونماذج تعديلات الرواتب من جميع الوزارات تمهيدا لاعداد الرواتب للصرف على أن ترد كشوف الرواتب النقدية بعد الصرف الى وزارة المالية في موعد اقصاه 31 ديسمبر 2002م بعد ايداع الرواتب المرتجعة في حساب الدولة لدى البنوك، والمرتبات،والأجور التي لم تسلم لاصحابها يجب اتخاذ الاجراءات المحاسبية اللازمة لردها الى حساب الامانات، وتسري في شأن كشوف العاملين بالاجر المقطوع نفس الأحكام بشأن المرتبات. اما بالنسبة للدفعات النقدية المحلية والتسويات يعتبر تاريخ 31 ديسمبر 2002م هو الحد الاقصى لاستلام وزارة المالية والصناعة مستندات الصرف والقيد الخاصة بالسنة المالية 2002م ما لم ينص على غير ذلك بالنسبة لبعض بنود المصروفات، وبالنسبة لمستندات قيد اليومية الخاصة بالمكاتب التمثيلية في الخارج فيعتبر تاريخ 25 يناير 2003م هو الاقصي لاستلامنا لها والدفعات الخارجية يراعى فيها اتخاذا الاجراءات اللازمة، قدر المستطاع، نحو اقفال الاعتمادات او اجراء التحويلات الخارجية قبل 15/ 12/ 2002م وتودع كافة المقبوضات في حساب الدولة لدى البنوك في موعد اقصاه يوم الاثنين الموافق 30 ديسمبر 2002م قبل الساعة الثانية عشر ظهرا حيث أن معظم البنوك توقف تعاملاتها مع الجمهور يوم 31 ديسمبر على أن يتم ارسال قسائم الايداع مع الكشوف الخاصة بها الى وزارة المالية والصناعة في يوم العمل التالي. وأشار الى انه يجب أن تحصل جميع الايرادات المستحقة للدولة حتى نهاية السنة المالية وتودع في حسابات الدولة وتقيد لحساب الايرادات حسب الطريقة المتبعة وتحصل جميع العهد والديون المستحقة «مثل السلف المستديمة، وسلف المهمات، والسلف الخاصة الاخرى.. الخ» او تقفل على حساب البنود المختصة بالمصروفات حسب الاجراءات المحاسبية المتبعة في موعد اقصاه 31/ 12/ 2002م. أبوظبي ـ عبد الفتاح منتصر: