اصدر معالي الدكتور محمد خلفان بن خرباش وزير الدولة لشئون المالية والصناعة تعميما ماليا بشأن الجرد السنوي لموجودات الوزارات والجهات الاتحادية في نهاية شهر ديسمبر المقبل. وقد تم لاول مرة خلال العام الحالي استخراج كشوف الجرد السنوي عن طريق الحاسب الالي طبقا لبرامج الجرد المعدة من ادارة املاك الدولة بوزارة المالية والصناعة وذلك في اطار التحول الى الحكومة الالكترونية حيث يوفر النظام الجديد الوقت والمال والجهد بالاضافة الى الدقة في الاداء. وتهدف الوزارة استكمالا لهذه الخطوة الى ادخال البيانات الخاصة بموجودات الدولة وما يتم عليها من حركة عن طريق الحاسب الالي حيث بدا بالفعل تنفيذ هذا المشروع وسيكتمل خلال المرحلة المقبلة. و تبدأ اجراءات الجرد الشامل في 16 ديسمبر سنة 2001م ويجري الجرد الفعلي كما هو في 31/ 12/ 2001م، على أن ينتهي قبل نهاية يناير سنة 2001م على الاكثر، ولا يجوز ادخال، او اخراج اية مادة الى المخازن اثناء فترة الجرد على أنه اذا اقتضت طبيعة العمل في بعض المخازن عدم ايقاف الحركة فيها بغرض القيام بهذا الجرد، بناء على موافقة من مدير الشئون المالية والادارية ولجنة الجرد، فيجب تحقيق الارصدة وارجاعها الى 31 ديسمبر سنة 2001م، وذلك باجراء عمليات الاضافة والخصم نتيجة الحركة بالمخزن خلال فترة الجرد. وترسل كشوف الجرد ومرفقاتها الى وزارة المالية والصناعة في موعد اقصاه 15 فبراير 2002م بما في ذلك كشوف جرد المكاتب التمثيلية التي ترسل عن طريق ديوان عام الوزارة المختصة، وذلك بعد توقيعها من قبل اعضاء ورئيس لجنة الجرد ومسئولي الوزارة، او الادارة. واذا صادف الجرد الفعلي كما هو في 31/ 12/ 2001م عطلة رسمية فيكون اخر يوم عمل سابق على هذا التاريخ هو اليوم الواجب اجراء الجرد فيه. ويجب على لجان الجرد أن تولي العناية الكافية لجميع المواد، والمعدات، والعبوات اثناء الجرد وأن تحافظ على سلامتها وحسن تخزينها، وبعد الجرد تثبت نتائج الجرد الفعلي على كشوف الجرد المرفق نماذج لها مع هذا التعميم، كما تسجل الارصدة الدفترية وتجري المقارنة بينهما لاستخراج الفروقات بالزيادة، او النقص. ويجب على جميع لجان الجرد توخي الدقة التامة في اثبات نتيجة الجرد الفعلي على حقيقته في محاضر الجرد، حيث أن كل جرد يظهر انه كان جردا صوريا يحاكم عليه اعضاء اللجنة المسئولين تاديبيا طبقا لما تقضي به المادة (52) من القرار الورزاري رقم (2) لسنة 1979م. طريقة الجرد: 1- تجرد الاصناف صنفا صنفا بوزنها، او بمقاسها، او بعددها حسب الوحدة الواردة بالسجلات، والبطاقات، ويوقع رئيس لجنة الجرد في سجلات وبطاقات الاصناف بالمخازن امام كل صنف تم جرده بعد اقفال البطاقات، مع ايضاح تاريخ حصول الجرد. 2- تثبت اللجنة المقادير التي تجدها فعلا بمحضر الجرد وتقوم بالمطابقة بين هذه المقادير وبين الارصدة الظاهرة لهذه الاصناف في بطاقات وسجلات قسم رقابة المخازن بادارة الشئون المالية، وتقوم ببيان الفرق بين المقدار الظاهر بهذه البطاقات والسجلات والموجودة فعلا من واقع الجرد التي حررتها من عجز، او زيادة مع اثبات ذلك في قوائم الجرد. 3- يمكن اثناء الجرد صرف الاصناف المطلوبة للاعمال العاجلة والضرورية، وذلك بموافقة لجنة الجرد، ومدير الشئون المالية والادارية. 4- يتم تدوين اصناف الاصول الثابتة التي تدرج ضمن مشتريات الباب الثالث في كشوف منفصلة عن بقية كشوف الاصناف التي يتم جردها. 5- تعد كشوف الجرد حسب النماذج المرفقة. 6- تستوفي توقيعات جميع اعضاء لجان الجرد على كشوف ومحاضر الجرد بالاضافة الى توقيع مدير الشئون المالية والادارية، او من في حكمه، كما يجب على امين المخزن التوقيع على قوائم الجرد مقرا على محاضره، هذا مع مراعاة أن تستخرج كشوف الجرد السنوي من الحاسب الآلي حسب برامج الجرد المعدة من قبل ادارة املاك الدولة بوزارة المالية والصناعة والذي تم تدريب موظفين عليه تم انتدابهم لهذا الغرض من قبل وزاراتهم. ولن تقبل اية كشوف جرد معدة بخلاف ذلك. كشوف الزيادة والعجز: 1- في حالة وجود عجز او زيادة تقوم اللجنة باعداد كشف بالزيادة والعجز من واقع محاضر الجرد وتبين به ايضاحات امين المخزن بشأن العجز والزيادة من كل صنف ثم تدون اثمانها حسب الوارد في الدفاتر ويبدي مدير المخازن او من في حكمه ملاحظاته عليها قبل رفعها لوكيل الوزارة لاقرارها واصدار توجيهاته بشأنها قبل رفعها الى وزارة المالية والصناعة. 2- لا يجوز تخفيض العجز في بعض الاصناف مقابل الزيادة في اصناف مشابهة، وذلك طبقا لما تقضي به احكام المادة (54) من القرار الوزاري رقم (2) لسنة 1979م. 3- لا يجوز استخدام الزيادات التي تكون قد ظهرت في جرد سابق لتغطية عجز يظهر اثناء الجرد الحالي. 4- في حالة العجز الناتج عن تجزئة الصرفيات يجب ايضاح الكميات المصروفة في خلال المدة بين آخر جرد والجرد الحالي امام كل صنف «في قوائم الجرد» مع بيان عدد مرات الصرف والنسبة المئوية للعجز بالنسبة للكمية المصروفة خلال السنة المالية. 5- تحصل قيمة العجوزات الناتجة من امناء المخازن بثمنها الاصلي، او سعر السوق ايهما اكثر وتعتبر الاصناف التي يذكر امامها انها ظهرت في الجرد ناقصة لعدم تحرير اذن الصرف عنها عند صرفها بسبب السهو، او ضغط العمل، او غيره عجزا فعليا، تحصل قيمتها من المسئول على نفس الاساس السابق. تسوية الزيادة او العجز: في حالة وجود عجز، او زيادة يتبع نحو تسويتها ما ياتي: 1- تضاف الزيادة بمجرد انتهاء عملية الجرد الى عهدة المخزن بموجب اقرار واذن اضافة «سند استلام» وترفق منه صورة بمحاضر الجرد عند ارسالها لوزارة المالية. 2- تخصم العجوزات بموجب اذن صرف «سند صرف» وترسل منه صورة الى قسم حسابات الوزارة لتحميل المسئول بقيمتها الاصلية، او السوقية، ايهما اكثر مع عدم الاخلال بحق الوزارة المعنية في اتخاذ الاجراءات التاديبية اللازمة. ب- جرد المخازن الفرعية ومخازن الورش يتخذ بشانها ما جاء في جرد المخازن الرئيسية. ج- جرد العهد الفرعية وتجرد بنفس الطريقة المبينة بجرد المخازن الرئيسية. ويشمل الجرد العهد الفرعية الموضوعة في منشآت حكومية، او التي تملكها الحكومة في اي منشأة كالاستراحات، وبيوت الشباب، اقسام المستشفيات، والمدارس، ومكاتب الموظفين. د- جرد العهد الشخصية الاصناف المستديمة المسلمة عهدة للموظفين، والمستخدمين لاعمالهم المصلحية، يكتفي باقرار منهم في نهاية السنة المالية يفيد بأن الاصناف التي بعهدتهم موجودة فعلا وانها بحالة جيدة، مع تأشيرة ماسك سجل العهدة على الاقرار بأن هذه الاصناف مطابقة للوارد في استمارات العهد الشخصية. هـ - جرد الاصناف المصروفة للاستهلاك تجرد بواقي الاصناف المصروفة للاستهلاك من واقع دفتر المسوك لبيان الوارد والمنصرف منها حتى 31/ 12/ 2001م، مع بيان قيمة هذه البواقي وتعتبر جزءا من موجودات الوزارة، او الادارة. تقييم الموجودات 1- تقيم جميع موجودات المخازن الرئيسية حسب اثمانها الاصلية، وذلك باخذ سعر اخر توريد بالدفاتر اساسا لتقييم لكل صنف من الاصناف. 2- موجودات المخازن الفرعية، والورش تقيم باثمانها الاصلية ايضا، فيما عدا الادوات والمعدات التي تكون مصروفة للاستعمال في الورش فتقيم بنصف قيمتها. 3- الاصناف الموردة للمخازن بدون ثمن مثل: الهبات، اوالعينات، فتقيم من واقع التقدير بالمقارنة مع مثيلاتها. 4- العهد الشخصية: تبين بنصف قيمتها. 5- العهد الفرعية: تبين بنصف قيمتها. 6- بواقي الاصناف المصروفة للاستهلاك: تقيم البواقي حسب قيمتها الاصلية. اما بالنسبة للاصناف التالفة فتستبعد من قوائم الجرد على أن يتم حصرها في قوائم خاصة وتتبع بشأنها الاحكام المنصوص عليها في المادة (43) من القرار الوزاري رقم (2) لسنة 1979م. مرفقات قوائم الجرد: يجب أن يرفق مع اصول محاضر وكشوف الجرد عند ارسالها لوزارة المالية والصناعة ما يلي: 1- اقرار من مدير المخازن، او من حكمه ينص على أن جميع الاصناف الموجودة بجميع مخازن الوزارة بانواعها المستديمة والمعدة للاستهلاك والغير صالحة قد تم جردها فعلا، انه لا توجد اصناف لم يشملها الجرد، كما انه لا توجد اصناف باقية في المخازن زائدة عن الحاجة، اوغير لازمة لاستعمالها في اشغال الوزارة، وأن ما وجد منها من هذا القبيل (ان وجد) قد رفع امره لوكيل الوزارة للتصرف. 2- مذكرة توضح تفصيليا اسباب العجز، او الزيادة في نتيجة الجرد. 3- بيان بالمواد، او المعدات الزائدة عن حاجة الوزارة، او الادارة. بيان بالمواد والاصناف التي انتهت مدة صلاحيتها 5- نسخة من التقرير الذي اعدته لجنة الجرد والذي يتضمن جميع ما تبين لها من مخالفات او فروق جردية خلال الجرد، وذلك على النحو الوارد بالمادة (59) من القرار الوزاري رقم (2) لسنة 1979م. هذا، وعلى الوزارات، والدوائر المعنية أن تحتفظ بنسخة من قوائم الجرد الشامل في ملف خاص للرجوع اليه عند الاقتضاء. وطبقا لنص المادة (29) من القانون الاتحادي رقم (14) لسنة 1973م، بشأن اعداد الميزانية، والحساب الختامي والتي تقضي بانه: يجب على جميع المسئولين عن الشئون المالية في الوزارات أن يقدموا لوزارة المالية والصناعة، ولمن يقومون بالمراجعة المالية البيانات التي يطلبونها منهم أو أن يطلعوهم على جميع السجلات والاوراق والمستندات التي يرون الاطلاع عليها اثناء قيامهم بالمراجعة ويترتب على الاخلال بهذه الواجبات توقيع الجزاء المناسب. فسوف تقوم لجنة مشكلة من العاملين بوزارة المالية والصناعة بالتفتيش على لجان الجرد العاملة في جميع الوزارات للاطمئنان على صحة سير العمل. أبوظبي ـ عبد الفتاح منتصر: