اصدر معالي الدكتور محمد خلفان بن خرباش وزير الدولة لشئون المالية والصناعة امس تعميما ماليا بشأن اقفال القيود المحاسبية للسنة المالية الجارية المنتهية في 31 ديسمبر 2001. وقال محمد عبيد فارس المزروعي وكيل وزارة المالية والصناعة المساعد لشئون الحسابات والرقابة في تصريح لـ «البيان» امس بأبوظبي ان صدور التعميم في وقت مبكر خلال العام الحالي يتيح لكافة الوزارات والجهات الاتحادية اتخاذ اجراءاتها المتعلقة بالتسويات المالية والمحاسبية في الوقت المناسب مما يساعد على الانتهاء من اعداد الحساب الختامي للدولة في الوقت المحدد قانونا. واكد محمد عبيد فارس المزروعي أن صدور الحساب الختامي للدولة في موعده يساعد على اتخاذ القرارات المناسبة فيما يتعلق بالنفقات والايرادات للدولة ويساعد في اعداد تقديرات الميزانية للسنة المالية الجديدة بشكل واقعي ويناسب الاحتياجات الفعلية للوزارات والجهات الاتحادية وحتى يكون الحساب الختامي معبرا تعبيرا حقيقيا عن المصروفات والايرادات الواقعية مما يؤدي الى وضع الخطط والبرامج المالية بشكل عام على اسس سليمة ورؤية واضحة ومعلومات وبيانات دقيقة وفعلية. وطالب وكيل وزارة المالية والصناعة المساعد لشئون الحسابات والرقابة المختصين بالوزارات والجهات الاتحادية باتخاذ الاجراءات اللازمة والكفيلة باستكمال الدورة المستندية لجميع المستحقات اولا باول ودون تأخير لكي لا تحدث عقبات في العمل وحتى يمكن تجنب كافة المشاكل المتعلقة بذلك. واشار الى أن من ابرز تلك المشاكل أن ارسال المستندات لوزارة المالية والصناعة قبل استيفائها للشروط المطلوبة وبالدقة اللازمة اضطر قيام مدققي وزارة المالية باجراء التصحيحات اللازمة على تلك المستندات او الانتظار لحين موافاتها بالمستندات الثبوتية او الارجاع في حالة تأخير الاستيفاء والاضرار لتأجيل صرف المستحقات وتأجيل تمرير المستندات المتعلقة بالعام المالي 2002م وذلك لحين الانتهاء من تدقيق المستندات المتعلقة بالعام المالي 2001م وهذا يؤثر سلبا على انجاز الاعمال لعام 2001 بالسرعة المطلوبة للوزارات والجهات الاتحادية الاخرى بالاضافة الى التأثير على التدفقات النقدية لعام 2002 بسبب تمرير الكثير من المستندات في هذا العام فضلا عن تأثر النقدية لنفس العام وبالتالي ينعكس ذلك سلبا على التزامات وزارة المالية تجاه الجهات الاتحادية والجهات الاقليمية والدولية. واشار تعميم اقفال القيود المحاسبية الى انه جاء في المادة رقم (1) من القانون الاتحادي رقم (14) لسنة 1973م، في شأن قواعد اعداد الميزانية العامة والحساب الختامي.. والسنة المالية اثنا عشر شهرا تبدأ من اول يناير وتنتهي في ديسمبر من كل سنة لذا يكون تاريخ 31 ديسمبر 2001م هو تاريخ انتهاء السنة المالية 2001م. وتحقيقا لهذه المادة، وتطبيقا لمبدأ سنوية الميزانية وحتى يكون الحساب الختامي معبرا تعبيرا حقيقيا عن المصروفات والايرادات الفعلية للسنة المالية 2001، نصدر تعميمنا هذا املين من جميع الوزارات، والادارات مراعاة تنفيذ التعليمات الواردة فيه عند اقفال القيود المحاسبية لهذه السنة المالية. وتوجه معالي الدكتور محمد خلفان بن خرباش بالشكر للوزارات التي استجابت للتعليمات المالية المشابهة في الاعوام الماضية، وكرر الرجاء لاصحاب المعالي الوزراء لاصدار اوامرهم المشددة للمسئولين عن الشئون المالية والادارية في وزاراتهم بضرورة التنفيذ الدقيق للتعليمات الواردة في التعميم. وفيما يلي نص التعميم: تنتهي السنة المالية الحالية للدولة في 31 ديسمبر 2001م، ولكي نتمكن م.ن اقفال الحسابات بالسرعة الممكنة تمهيدا لاعداد الحساب الختامي للدولة، وحتى تكون الارقام في هذا الحساب تمثل المصروفات والايرادات الفعلية اصدق تمثيل، فانه لمن الضروري ولاهمية اتباع التعليمات التالية: اولا: المدفوعات: المصروفات العادية: تحمل السنة المالية 2001م بجميع النفقات المتعلقة بها والمدفوعة او التي تقرر صرفها والمؤيدة بكامل المستندات الثبوتية والقانونية خصما على ابواب البنود المختصة سواء كانت مصروفات قد تم دفعها خلال السنة المالية وحتى نهايتها او كانت مصروفات قد تقرر صرفها وصدرت بشأنها مستندات صرف ولم يتم استكمال دفعها حتى نهاية السنة المالية وعلى أن تعلن قيمة هذه المصروفات التي لم تدفع بعد لحساب الامانات تمهيدا لدفعها منه خلال العام المالي 2002م طبقا لتوفر السيولة وذلك حتى تكون المصروفات الظاهرة في الحساب الختامي حقيقية ومعبرة عن المصروفات المتعلقة فعلا بالسنة المالية. المرتبات: يكون تاريخ 17 ديسمبر 2001م هو الحد الاقصى لتسلم وزارة المالية سندات اجراء ونماذج تعديلات الرواتب من جميع الوزارات تمهيدا لاعداد الرواتب للصرف على أن ترد كشوف الرواتب النقدية بعد الصرف الى وزارة المالية في موعد اقصاه 31 ديسمبر 2001م بعد ايداع الرواتب المرتجعة في حساب الدولة لدى البنوك والمرتبات والاجور التي لم تسلم لاصحابها لحين اتخاذ الاجراءات المحاسبية اللازمة لردها الى حساب الامانات. ـ كشوف العاملين بالاجر المقطوع: تسري في شأنها نفس الاحكام الواردة في الفقرة السابقة (أ) بشأن المرتبات. ـ الدفعات النقدية المحلية والتسويا: يعتبر تاريخ 31 ديسمبر 2001م هو الحد الاقصى لاستلام وزارة المالية والصناعة مستندات الصرف والقيد الخاصة بالسنة المالية 2001م ما لم ينص على غير ذلك بالنسبة لبعض بنود المصروفات، وبالنسبة لمستندات قيد اليومية الخاصة بالمكاتب التمثيلية في الخارج فيعتبر تاريخ 25 يناير 2002م هو الحد الاقصى لاستلامنا لها. ـ الدفعات الخارجية: يراعى اتخاذ الاجراءات اللازمة، قدر المستطاع، نحو اقفال الاعتمادات او اجراء التحويلات الخارجية قبل 15/ 12/ 2001م. ثانيا: المقبوضات: نوع كافة المقبوضات في حساب الدولة لدى البنوك في موعد اقصاه يوم الاحد الموافق 30 ديسمبر 2001م قبل الساعة الثانية عشر ظهرا حيث أن معظم البنوك توقف تعاملاتها مع الجمهور يوم 31 ديسمبر على أن يتم ارسال قسائم الايداع مع الكشوف الخاصة بها الى وزارة المالية والصناعة في يوم العمل التالي. الايرادات:تحصل جميع الايرادات المستحقة للدولة حتى نهاية السنة المالية وتودع في حسابات الدولة وتقيد لحساب الايرادات حسب الطريقة المتبعة. ـ العهد «حسابات تحت التسوية المدينة» تحصل جميع العهد والديون المستحقة مثل السلف المستديمة، وسلف المهمات، والسلف الخاصة الاخرى او تقفل على حساب البنود المختصة بالمصروفات حسب الاجراءات المحاسبية المتبعة في موعد اقصاه 31/ 12/ 2001م. اما المصروفات المرتدة او اية مقبوضات اخرى لحسابات التسوية «العهد، والامانات بانواعها» تقيد جميعها لحساب بنود الميزانية المختصة او لحساب التسوية المختص حتى 31/ 12/ 2001م. ثالثا: النقدية: السلف المستديمة النقدية المتبقية من السلفة المستديمة لدى الوزارات تجرد يوم 30/ 12/ 2001م وتورد في نفس اليوم الى البنك وتودع في حساب الدولة مع اجراء القيود المحاسبية اللازمة واذا صادف هذا اليوم عطلة رسمية فيكون اخر يوم عمل سابق على هذا التاريخ هو اليوم الواجب اجراء الجرد فيه. الصندوق بالمكاتب : التمثيلية في الخارج: تكون لجنة جرد برئاسة مسئول المالية بالمكتب التمثيلي او من ينوب عنه وعضوية اثنين من موظفي المكتب التمثيلي وبحضور امين الصندوق. تقوم اللجنة بجرد الصندوق جردا فعليا في نهاية يوم 31/ 12/ 2001م، واذا ما كان هذا اليوم عطلة في بعض الدول فيكون اخر يوم عمل سابق على هذا التاريخ هو اليوم الواجب اجراء الجرد فيه، وتثبت اللجنة نتيجة الجرد في محضر موقع عليه من قبلها مع ذكر البيانات الخاصة باخر قسيمة تحصيل واخر مستند صرف من حيث الرقم والتاريخ والمبلغ، ويبين بالمحضر رصيد الجرد الفعلي للصندوق والرصيد الدفتري له مع بيان اسباب اي فرق بينهما بالتفصيل ان وجد، وتؤشر اللجنة على سجل حركة الصندوق بما يفيد ذلك، وفي نهاية الجرد تسلم النقدية الى امين الصندوق ويوقع على محضر الجرد بذلك. ويقوم كل مكتب بارسال محضر الجرد الى ديوان عام الوزارة المختصة في موعد اقصاه 15 يناير 2002م مع اخطار وزارة المالية والصناعة بنسخة منه في نفس التاريخ. البنوك: بالنسبة لوزارة المالية والجهات الحكومية المستقلة بالصرف: على قسم البنوك بوزارة المالية، وكل من هذه الجهات مطالبة البنوك المفتوح لديها حساباتها بشهادات بنكية تبين رصيدها في البنك حتى 31/ 12/ 2001م وحصر الفرق بين الرصيد المبين في هذه الشهادات المذكورة والسجلات المالية الممسوكة لدى وزارة المالية وكل جهة من هذه الجهات ومن ثم اعداد التسوية اللازمة لكل حساب من حسابات البنوك على حدة وتقديمها لادارة الحسابات في موعد اقصاه 15/ 2/ 2002م. ـ خاص بالمكاتب التمثيلية في الخارج: على جميع المكاتب التمثيلية للدولة في الخارج مطالبة البنوك المفتوح لديها حساباتها بشهادة بنكية تبين رصيد المكتب في البنك حتى 31/ 12/ 2001م وحصر الفرق بين هذا الرصيد المبين في الشهادة المذكورة واليومية العامة وبيان اسباب الفرق بالتفصيل مع ارسال هذه الشهادة وكشف حساب البنك عن شهر ديسمبر 2001م والتسوية الخاصة بحساب البنك مع محضر جرد الصندوق وجميع مستندات الصرف الصادرة حتى 31/ 12/ 2001م، وكذلك جميع مستندات القبض الخاصة بالمقبوضات حتى 31/ 12/ 2001م وجميع مستندات القيد اليومية الخاصة بالسنة المالية 2001م وارسالها جميعا الى ديوان الوزارة المختصة في موعد اقصاه 15 يناير 2002م تمهيدا لاجراء التسويات اللازمة وتحويلها الى وزارة المالية في موعد اقصاه 25 يناير 2002م. رابعا: فحص الحسابات: على جميع الوزارات والادارات القيام بالفحص الدقيق لحساباتها على اختلاف انواعها مصروفات، ايرادات، مشروعات، حسابات التسوية، حسابات النقدية، الحسابات النظامية» واجراء المتابعة اللازمة والمستمرة لها، مع مراعاة ما يلي: ـ حصر جميع المتأخر من المبالغ الواجبة التحصيل واتخاذ الاجراءات الكفيلة بتحصيلها. ـ فحص حسابات العهد «حسابات تحت التسوية المدينة» مثل السلف المستديمة والمؤقتة وغيرها وتسوية ما تم صرفه فعلا منها، مع اتخاذ الاجراءات المحاسبية اللازمة لاقفالها. ـ فحص حسابات الامانات «حسابات تحت التسوية الدائنة» والعمل على تسوية الممكن منها وذلك للحد من تضخم ارصدتها سنة بعد اخرى. ـ فحص الحسابات النظامية ومتابعة تسويتها واقفالها. خامسا: كشوف الحسابات الشهرية لشهر ديسمبر 2001م: لقد اكدنا مرارا بضرورة التقيد بما جاء في التعاميم التي تصدرها الوزارة، ونؤكدة مرة اخرى هنا بانه يجب على الوزارات والادارات موافاة وزارة المالية والصناعة بملاحظاتها على كشوف الحسابات الشهرية لشهر ديسمبر 2001م بعد فحص جميع الحسابات الواردة بها والعمل على تسويتها وذلك في بحر خمسة عشر يوما من تاريخ استلامها. أبوظبي ـ عبد الفتاح منتصر: