في اطار تحسين خدماتها للعملاء خطت ادارة التوثيق التجاري في غرفة تجارة وصناعة دبي خطوات واسعة في سبيل الارتقاء بمستوى جودة الخدمات المقدمة لمرتادي الادارة الذين يؤمونها لانجاز معاملات شهادات المنشأ والتصديق على مرفقاتها ومعاملات صحة التواقيع وشئون العضوية، واعادة التصدير والذين يتجاوزون 350 شخصاً يوميا، وذلك عبر فروعها الاربعة وهي: المبنى الرئيسي للغرفة بشارع بني ياس، مركز جمارك النقل البري بالحمرية، البوابة الرئيسية للمنطقة الحرة بجبل علي، وفرع قرية دبي للشحن وهو احدث هذه الفروع. وقال عتيق جمعة ـ مدير التوثيق التجاري في غرفة تجارة وصناعة دبي ان الفروع الثلاثة الى جانب المكتب الرئيسي ترتبط الكترونيا مع بعضها البعض، بحيث تعمل جميعها على انجاز معاملات الجمهور المختلفة، ويسهم تعدد الفروع التابعة لادارة التوثيق التجاري بصورة فعالة في تحقيق الأهداف التالية: ـ تخفيف الضغط على كاونترات المكتب الرئسي وتقليل عدد المتواجدين في الصالات الأمر الذي يتيح للموظف المجال للنظر في المعاملات وانجازها تحت ظروف عمل دونما ضغوط ينتج عنها التفاني والدقة في تقديم خدمات ذات الجودة المطلوبة. ـ تم اختيار المواقع الفرعية في اماكن قريبة من تواجد المصدرين من اعضاء الغرفة وهذا يعني سرعة الوصول الى مقر انجاز المعاملات والتخلص من مشاكل الوصول الى المبنى الرئيسي وخاصة في اوقات الذروة والاختناقات المرورية. ـ هناك تفاهم فعال وعلاقة قوية بين موظفي الفروع والاعضاء نتيجة لارتباطهم اليومي مع بعض وهذا يسهم في عملية سرعة تذليل اية عقبات او مشاكل تعترض المصدر حيث ان الموظف في الفرع على دراية كاملة بالمترددين على الفرع ويمكن ان يتخذ قرارات في صالح الاعضاء بشكل اسرع لان عدد المراجعين المتعامل معهم اصبح اقل بعد افتتاح الفروع. حيث ان لدى الادارة حوالي (8) موظفين يمكنهم القيام بهذه المهمة إلا انهم بحاجة الى صقل المهارات واعطاء الثقة والتدريب حيث ان فروع الادارة تمارس الفكرة بشكل عملي بحيث يعمل في فرع الحمرية موظفان اثنان بينما يعمل في فرع قرية الشحن موظف واحد معتمدين على انفسهم دونما حتى وجود مراسلين. والآن بدأت الادارة منذ بداية الشهر الحالي استحداث فكرة تدريب مصغرة في المبنى الرئيسي يتم تدريب الكوادر الوطنية على القيام بمهمة الموظف الشامل وأول المتدربين هو الموظف خالد الطويلة يقوم باستقبال المراجعين وانجاز معاملاتهم والرد على اية استفسارات وتقديم الارشادات لهم. توقيع شهادات المنشأ والمعاملات التجارية لا ادري اذا كانت غرفة تجارة وصناعة دبي هي اول غرفة تجارة عربية او محلية تقوم باعتماد التوقيع الآلي كتصديق على معاملاتها ولكن غرفة تجارة وصناعة دبي بدأت منذ عام 1998 بتطبيق التوقيع على شهادات المنشأ والمعاملات التجارية الأمر الذي لاقى ارتياحا من قبل الاعضاء واختصر من وقت انتظار المراجعين واعطى الثقة لاشخاص آخرين اعطوا صلاحيات تمرير المعاملات انطلاقا من مبدأ توسيع حلقة التفاوض والصلاحيات على الرغم من ذلك فإن لدى الادارة خمسة اشخاص مخولين رسميا من قبل الادارة بالتوقيع على المستندات في حال رغبة المراجع الحصول على المعاملات موقعة يدويا بسبب الاعتمادات البنكية او رغبة بعض الدول المستوردة التي تعتمد فقط التوقيع اليدوي. اما بالنسبة للخدمات المنجزة بواسطة الحساب الشهري وجهاز الفاكس لفت عتيق الى ان حصة خدمة الفاكس من المعاملات المتصلة بشهادات المنشأ خلال النصف الأول من العام الجاري كانت كما هو موضح بالجدول رقم (1). واصبحت الفروع تدار من قبل موظفين مواطنين تمت ترقيتهم خلال الفترة الماضية الامر الذي اسهم في تكوين قاعدة ادارية مواطنة قادرة على مواصلة متطلبات العمل وابراز دور وانشطة الغرفة بشكل افضل. وهؤلاء المسئولون هم: اياد جمعة الكندي، طارق صقر بن غليطة، احمد بن خليفة الفلاسي. ان تواجد الفروع في اماكن مختارة ساعد على توثيق العلاقات بين غرفة تجارة وصناعة دبي وكل من سلطة المنطقة الحرة وموانيء وجمارك دبي وادارة الطيران المدني (قرية دبي للشحن) وهذا بالطبع ينسجم مع تطلعات حكومة دبي الرشيدة في ان يكون هناك ترابط واتصال وتعاون بين مختلف دوائر الامارات سعيا لتحقيق الأهداف المرجوة في ابراز وتنشيط الحركة التجارية وخدمة العملاء بالامارة. الموظف الشامل وتفخر غرفة تجارة وصناعة دبي بأن ادارة التوثيق التجاري بدأت منذ بداية العام الحالي الاهتمام بفكرة الموظف الشامل والمقصود بها انه بامكان موظف واحد القيام بكافة اعمال ومراحل اجراءات المعاملات منذ لحظة استلامها الى تسليمها للمراجع واستلام رسوم المعاملات والعمل على حل اية عقبات او متطلبات يمكن توفيرها لانجاز المعاملات دونما الحاجة لمغادرة المراجع مبنى الغرفة. في حين بلغ اجمالي عدد الشركات الاعضاء التي تتجه نحو انجاز معاملات عن طريق خدمة الحساب الشهري ـ خدمة خاصة بتحصيل الرسوم من الشركات الاعضاء بالغرفة (340) منشأة، وساعدت الخدمتين بصورة ملحوظة. كما صرح بأن الادارة تدرس جدوى انشاء فرع جديد والمكان المناسب لاقامته خصوصا وان الكادر الوظيفي مؤهل لادارة فروع جديدة. من جانبها قالت طيبة خميس ـ مساعد اداري في ادارة التوثيق التجاري بالغرفة والتي تعمل حاليا بفرع الغرفة بقرية دبي للشحن : يساعد موقع الفرع العديد من عملاء الغرفة وتحديدا ادارة التوثيق التجاري على توفير وقتهم وجهدهم نتيجة للموقع الاستراتيجي الذي يتمتع به الفرع كون انه قريب من شركات الشحن المتواجدة بقرية الشحن بدبي والمنطقة الحرة بمطار دبي الدولي والشركات المجاورة للمطار، وشخصيا اتابع مجريات العمل في الفرع من متطلبات واحتياجات وانجاز المعاملات والرد على الاستفسارات وانا على صلة متواصلة مع الفرع الرئيسي في حال وجود اية معاملات تتطلب الاستشارة، كما ان العمل في فرع صغير مثل القرية اتاح لي مجال العمل بثقة واثبات انه يمكن بالفعل لشخص واحد ان يقوم بكافة المهام المطلوبة للموظف الشامل. وتشيد بالتعاون اللامحدود الذي تقدمه ادارة التوثيق التجاري بالغرفة لاعطائي الفرصة والثقة للقيام بهذا العمل، ولا انسى ان اشكر الاعضاء على تعاونهم واتصالهم المستمر معي في انجاح مهامي الوظيفية. وانا فخورة بأن اعمل على انجاز مهام العمل مهما كانت صغيرة او كبيرة وكما يلاحظ ان المكتب لا يوجد به مراسل وان كافة المعاملات تستقبل عن طريق جهاز الفاكس وتجهز وتسلم للاعضاء في حينها. والعمل في قرية الشحن متعة واكسبني كثيرا من المهارات واهمها ان المرأة جديرة بأن تؤدي مهام عملها بكل ثقة بجانب الرجل. كتبت لولوة ثاني: