اصدر معالي الدكتور محمد خلفان بن خرباش وزير الدولة لشئون المالية والصناعة امس تعميما ماليا بشان الجرد السنوي لموجودات الوزارات في نهاية ديسمبر 2000. واشار الى ان وزارة المالية والصناعة تصدر هذا التعميم بشان التعليمات والقواعد الخاصة بعمليات الجرد معربا عن امله في ان يقوم المختصون والمشرفون على المخازن ومحاسبو الجهات والمشرفون على المخازن ومحاسبو الجهات المختلفة بسرعة اجراء هذا الجرد لجميع موجودات الوزارة او الادارة سواء ما كان منها بالمخازن الرئيسية او الفرعية او الورش او الموجودة في حيازة الوزارة او الادارة لجميع الاصناف والموجودات او الاصناف التي تكون قد قامت بتسليمها او تركيبها لاشخاص او شركات او هيئات بتكاليف وعلى حساب الدولة. كما اعرب عن امله في تنفيذ التعليمات الواردة في التعميم بالسرعة والدقة المطلوبين نظرا لما تمثله الموجودات وقيمتها من اهمية بالغة حيث انها تشكل جزءا كبيرا من رأسمال الدولة الذي يمول سنويا من اعتمادات الميزانية العامة كما ان نتيجة الجرد تعطي صورة صحيحة عن مدى صحة مسك السجلات المخزنية مشيرا الى انه لكي تكون التقارير المرفوعة من الوزارات المختلفة بالنسبة للجرد سليمة وتعطي صورة واضحة وحقيقية عن موجودات المخازن الحكومية يجب على المشرفين على الاعمال المخزنية والجرد في جميع الجهات الحكومية التاكد من توفر الشروط الصحيحة للجرد والتقييم السنوي لكافة الموجودات طبقا لما يقضي به القرار الوزاري رقم (2) لسنة 1979 في شان نظام المخازن والرقابة عليها وتعديلاته. واوضح التعميم انه فيما يتعلق بجرد الاصناف والموجودات وبالنسبة للمخازن الرئيسية تشكل لجنة, او لجان الجرد السنوي بقرار من وكيل الوزارة المعنية, من رئيس وعضوين على الاقل لكل لجنة من غير امناء المخازن, او الموظفين الذين يتولون ادارتها الفعلية ويكون الجرد تحت اشراف مدير المخازن, ومن في حكمه في الوزارة المعنية, على ان توافي وزارة المالية والصناعة, وديوان المحاسبة (قبل اسبوع على الاقل من بداية عمل اللجان) بصورة عن قرارات تشكيل لجان الجرد مبينا فيها اسماء, ووظائف اعضاء هذه اللجان حتى تتمكن وزارة المالية والصناعة, وديوان المحاسبة من ممارسة اختصاصاتهما الرقابية على اعمال لجان الجرد اثناء قيامها بمهامها. وفي حالة جرد المواد والمعدات الفنية يجب ان يدخل في تشكيل لجنة او لجان الجرد عضو من الفنيين المتخصصين في تلك المواد والمهمات, وفي جميع الاحوال يجب ان يتم الجرد بحضور امين المخزن, اما بالنسبة للسفارات والقنصليات وملحقياتها بالخارج, فيتم تشكيل لجنة جرد في كل منها برئاسة مسئول الشئون المالية بالسفارة او القنصلية, او الملحقية, او من ينوب عنه وعضوية موظفين اخرين من السفارة, او القنصلية, او الملحقية وبحضور امين المخزن. موعد الجرد ووفقا للتعميم تبدأ اجراءات الجرد الشامل في 16 ديسمبر سنة 2000م ويجري الجرد الفعلي كما هو في 31/ 12/ 2000م, على ان ينتهي قبل نهاية يناير سنة 2001م على الاكثر, ولا يجوز ادخال, او اخراج اية مادة الى المخازن اثناء فترة الجرد على انه اذا اقتضت طبيعة العمل في بعض المخازن عدم ايقاف الحركة فيها بغرض القيام بهذا الجرد, بناء على موافقة من مدير الشئون المالية والادارية ولجنة الجرد, فيجب تحقيق الارصدة وارجاعها الى 31 ديسمبر سنة 2000م, وذلك باجراء عمليات الاضافة والخصم نتيجة الحركة بالمخزن خلال فترة الجرد على ان ترسل كشوف الجرد ومرفقاتها الى وزارة المالية والصناعة في موعد اقصاه 15 فبراير 2001م بما في ذلك كشوف جرد المكاتب التمثيلية التي ترسل عن طريق ديوان عام الوزارة المختصة, وذلك بعد توقيعها من قبل اعضاء ورئيس لجنة الجرد ومسئولي الوزارة, او الادارة واذا صادف الجرد الفعلي كما هو في 31/ 12/ 2000م عطلة رسمية فيكون اخر يوم عمل سابق على هذا التاريخ هو اليوم الواجب اجراء الجرد فيه. واكد التعميم انه يجب على لجان الجرد ان تولي العناية الكافية لجميع المواد, والمعدات, والعبوات اثناء الجرد وان تحافظ على سلامتها وحسن تخزينها, وبعد الجرد تثبت نتائج الجرد الفعلي على كشوف الجرد المرفق نماذج لها مع هذا التعميم, كما تسجل الارصدة الدفترية وتجري المقارنة بينهما لاستخراج الفروقات بالزيادة, او النقص كما يجب على جميع لجان الجرد توخي الدقة التامة في اثبات نتيجة الجرد الفعلي على حقيقته في محاضر الجرد, حيث ان كل جرد يظهر انه كان جردا صوريا يحاكم عليه اعضاء اللجنة المسئولين تاديبيا طبقا لما تقضي به المادة (52) من القرار الوزاري رقم (2) لسنة 1979م. وحول طريقة الجرد فان التعميم اوضح انه يجب ان تجرد الاصناف صنفا صنفا بوزنها, او بمقاسها, او بعددها حسب الوحدة الواردة بالسجلات, والبطاقات, ويوقع رئيس لجنة الجرد في سجلات وبطاقات الاصناف بالمخازن امام كل صنف تم جرده بعد اقفال البطاقات, مع ايضاح تاريخ حصول الجرد. وتثبت اللجنة المقادير التي تجدها فعلا بمحضر الجرد وتقوم بالمطابقة بين هذه المقادير وبين الارصدة الظاهرة لهذه الاصناف في بطاقات وسجلات قسم رقابة المخازن بادارة الشئون المالية, وتقوم ببيان الفرق بين المقدار الظاهر بهذه البطاقات والسجلات والموجودة فعلا من واقع الجرد التي حررتها من عجز, او زيادة مع اثبات ذلك في قوائم الجرد ويمكن اثناء الجرد صرف الاصناف المطلوبة للاعمال العاجلة والضرورية, وذلك بموافقة لجنة الجرد, ومدير الشئون المالية والادارية ويتم تدوين اصناف الاصول الثابتة التي تدرج ضمن مشتريات الباب الثالث في كشوف منفصلة عن بقية كشوف الاصناف التي يتم جردها وتعد كشوف الجرد وتستوفي توقيعات جميع اعضاء لجان الجرد على كشوف ومحاضر الجرد بالاضافة الى توقيع مدير الشئون المالية والادارية, او من في حكمه, كما يجب على امين المخزن التوقيع على قوائم الجرد مقرا على محاضره. العجز والزيادة وذكر التعميم الذي اصدره معالي الدكتور محمد خلفان بن خرباش انه في حالة وجود عجز او زيادة تقوم اللجنة باعداد كشف بالزيادة والعجز من واقع محاضر الجرد وتبين به ايضاحات امين المخزن بشان العجز والزيادة من كل صنف ثم تدون اثمانها حسب الواردفي الدفاتر ويبدي مدير المخازن او من في حكمه ملاحظاته عليها قبل رفعها لوكيل الوزارة لاقرارها واصدار توجيهاته بشانها قبل رفعها الى وزارة المالية والصناعة مشيرا الى انه لا يجوز تخفيض العجز في بعض الاصناف مقابل الزيادة في اصناف مشابهة, وذلك طبقا لما تقضي به احكام المادة (54) من القرار الوزاري رقم (2) لسنة 1979م كما لا يجوز استخدام الزيادات التي تكون قد ظهرت في جرد سابق لتغطية عجز يظهر اثناء الجرد الحالي وفي حالة العجز الناتج عن تجزئة الصرفيات يجب ايضاح الكميات المصروفة في خلال المدة بين اخر جرد والجرد الحالي امام كل صنف (في قوائم الجرد) مع بيان عدد مرات الصرف والنسبة المئوية للعجز بالنسبة للكمية المصروفة خلال السنة المالية وتحصل قيمة العجوزات الناتجة من امناء المخازن بثمنها الاصلي, او سعر السوق ايهما اكثر وتعتبر الاصناف التي يذكر امامها انها ظهرت في الجرد ناقصة لعدم تحرير اذن الصرف عنها عند صرفها بسبب السهو, او ضغط العمل, او غيره عجزا فعليا, وتحصل قيمتها من المسئول على نفس الاساس السابق. واشار الى انه في حالة وجود عجز, او زيادة يتبع نحو تسويتها ان تضاف الزيادة بمجرد انتهاء عملية الجرد الى عهدة المخزن بموجب اقرار واذن اضافة (سند استلام) وترفق منه صورة بمحاضر الجرد عند ارسالها لوزارة المالية وتخصم العجوزات بموجب اذن صرف (سند صرف) وترسل منه صورة الى قسم حسابات الوزارة لتحميل المسئول بقيمتها الاصلية, او السوقية, ايهما اكثر مع عدم الاخلال بحق الوزارة المعنية في اتخاذ الاجراءات التأديبية اللازمة. العهد الفرعية وفيما يتعلق بالعهد الفرعية اوضح التعميم انه يشمل العهد الفرعية الموضوعة في منشات حكومية, او التي تملكها الحكومة في اي منشاة كالاستراحات, وبيوت الشباب, اقسام المستشفيات, والمدارس, ومكاتب الموظفين اما جرد العهد الشخصية فيشمل الاصناف المستديمة المسلمة عهدة للموظفين, والمستخدمين لاعمالهم المصلحية, يكتفي باقرار منهم في نهاية السنة المالية يفيد بان الاصناف التي بعهدتهم موجودة فعلا وانها بحالة جيدة, مع تاشيرة ماسك سجل العهدة على الاقرار بان هذه الاصناف مطابقة للوارد في استمارات العهد الشخصية على ان تجرد بواقي الاصناف المصروفة للاستهلاك من واقع الدفتر الممسوك لبيان الوارد والمنصرف منها حتى 32/ 12/ 2000م, مع بيان قيمة هذه البواقي وتعتبر جزءا من موجودات الوزارة, او الادارة. وذكر التعميم ان تقييم جميع موجودات المخازن الرئيسية يتم حسب اثمانها الاصلية, وذلك باخذ سعر اخر توريد بالدفاتر اساسا للتقييم لكل صنف من الاصناف وموجودات المخازن الفرعية, والورش تقيم باثمانها الاصلية ايضا, فيما عدا الادوات والمعدات التي تكون مصروفة للاستعمال في الورش فتقيم بنصف قيمتها او الاصناف الموردة للمخازن بدون ثمن مثل: الهبات, او العينات, فتقيم من واقع التقدير بالمقارنة مع مثيلاتها. واشار الى ان العهد الشخصية تقيم بنصف قيمتها والعهد الفرعية تقيم بنصف قيمتها وبواقي الاصناف المصروفة للاستهلاك تقيم حسب قيمتها الاصلية اما بالنسبة للاصناف التالفة فتستبعد من قوائم الجرد على ان يتم حصرها في قوائم خاصة وتتبع بشانها الاحكام المنصوص عليها في المادة (43) من القرار الوزاري رقم (2) لسنة 1979م. واوضح انه يجب ان يرفق مع اصول محاضر وكشوف الجرد عند ارسالها لوزارة المالية والصناعة ما يلي: اقرار من مدير المخازن, او من حكمه ينص على ان جميع الاصناف الموجودة بجميع مخازن الوزارة بانواعها المستديمة والمعدة للاستهلاك وغير الصالحة قد تم جردها فعلا, انه لا توجد اصناف لم يشملها الجرد, كما انه لا توجد اصناف باقية في المخازن زائدة عن الحاجة, او غير لازمة لاستعمالها في اشغال الوزارة, وان ما وجد منها من هذا القبيل (ان وجد) قدرفع امره لوكيل الوزارة للتصرف. * مذكرة توضح تفصيليا اسباب العجز, او الزيادة في نتيجة الجرد. * بيان بالمواد, او المعدات الزائدة عن حاجة الوزارة, او الادارة. * بيان بالمواد والاصناف التي انتهت مدة صلاحيتها. * نسخة من التقرير الذي اعدته لجنة الجرد والذي يتضمن جميع ما تبين لها من مخالفات او فروق جردية خلال الجرد, وذلك على النحو الوارد بالمادة (59) من القرار الوزاري رقم (2) لسنة 1979م. وذكر انه على الوزارات, والدوائر المعنية ان تحتفظ بنسخة من قوائم الجرد الشامل في ملف خاص للرجوع اليه عند الاقتضاء. واضاف تعميم وزارة المالية والصناعة انه طبقا لنص المادة (29) من القانون الاتحادي رقم (14) لسنة 1973م, بشان اعداد الميزانية, والحساب الختامي والتي تقضي بانه: يجب على جميع المسئولين عن الشئون المالية في الوزارات ان يقدموا لوزارة المالية والصناعة, ولمن يقومون بالمراجعة المالية البيانات التي يطلبونها منهم وان يطلعوهم على جميع السجلات والاوراق والمستندات التي يرون الاطلاع عليها اثناء قيامهم بالمراجعة ويترتب على الاخلال بهذه الواجبات توقيع الجزاء المناسب. فسوف تقوم لجنة مشكلة من العاملين بوزارة المالية والصناعة بالتفتيش على لجان الجرد العاملة في جميع الوزارات للاطمئنان على صحة سير العمل.