في اطار التحديث المستمر وسبل التطوير التي تشهدها دائرة الموانئ والجمارك بدبي, سواء تعلق هذا التحديث بالهيكل الإداري والتنظيمي للإدارات والمراكز المختلفة بالدائرة أو اتباعها أحدث الوسائل التقنية لتقديم أفضل خدمة لعملائها, جاء قرار الدكتور عبيد صقر بوست رئيس مجلس جمارك الدولة مدير عام دائرة موانئ دبي بتعديل الهيكل التنظيمي لإدارة الشئون المالية وتغيير مسماها إلى إدارة المالية والخدمات بعد حذف واضافة بعض الوحدات والأقسام بها بما يتماشى مع متطلبات العمل الجمركي وشروط الجودة وبما يضمن تقديم أفضل خدمة لعملاء دائرة الموانئ والجمارك وتسهيل ومرونة حركة العمل الداخلية بالإدارة. وتضمن القرار تخويل مدير الإدارة ورؤساء الأقسام صلاحيات ومهام عديدة تمكنهم من انجاز العمل بيسر وسهولة وبما يتماشى مع سرعة الانجاز, كما شمل القرار استحداث وحدة خاصة بالبيئة والحفاظ عليها وتوفير السلامة البحرية وضبط مستويات التلوث بما يحافظ على المظهر العام لدبي وموانئها. وتضم إدارة المالية والخدمات - حسب قرار مدير عام دائرة موانئ وجمارك دبي - ثلاثة أقسام, لكل منها - كما يقول مدير الإدارة أحمد خلف عبيد خادم - مهام معينة يقوم بأدائها هي: قسم الحسابات وقسم العقود والمشتريات وقسم الخدمات العامة. ويتولى قسم الحسابات شئون المصروفات والايرادات واعادة التأمين والميزانية والمحفوظات وبناء على هذه المهام تم تقسيم هذا القسم إلى خمس شعب رئيسية هي: شعبة المصروفات وتتولى مهمة مراقبة المصروفات العامة للدائرة وتشمل صرف الرواتب والأجور ومعاشات التقاعد والبدلات والعلاوات الملحقة بالراتب بالاضافة للمصروفات السلعية والخدمية والمصروفات الرأسمالية كالأثاث والسيارات والآلات والمعدات الثقيلة وأجهزة الحاسب الآلي. الشعبة الثانية لقسم الحسابات هي شعبة الايرادات وتتولى مهمة مراقبة الايرادات العامة للدائرة بأنواعها المختلفة مثل الرسوم الجمركية والايجارات وايرادات الخدمات بالاضافة لمراقبة فتح الحسابات الخاصة بالتأمينات والضمانات البنكية للعملاء. أما الشعبة الثالثة فهي اعادة التأمينات وتتولى مراجعة المستندات الخاصة باعادة تصدير بضائعهم. رابع هذه الشعب هي شعبة الميزانية وتتولى مراقبة الصرف على بنود الميزانية وتسجيل الارتباط بسندات الصرف إلى اعداد المناقلات المالية بين بنود الميزانية, كما تتولى عملية اعداد الميزانية العام للدائرة والحساب الختامي وميزان المراجعة الشهري للمصروفات. خامس الشعب الخاصة بقسم الحسابات هي شعبة المحفوظات وهي مسئولة عن حفظ الملفات والبيانات الجمركية الخاصة بالدائرة. والقسم الثاني الذي شمله الهيكل الجديد لإدارة المالية والخدمات هو قسم العقود والمشتريات ويتولى مراقبة المشتريات للدائرة وتوفير متطلبات جميع الوحدات الإدارية للدائرة من مستلزمات سلعية ورأسمالية وخدمات وأصول ثابتة وضمان الجودة في السلع المشتراة واجراء المناقصات العامة الخاصة بمشتريات الدائرة والاحتفاظ بجدول يحتوي على أسماء الوكلاء المعتمدين والموردين ومتابعة تحصيل قيمة الايجارات على المستأجرين. آخر الأقسام التي شملها الهيكل الإداري الجديد لإدارة المالية والخدمات كما يقول أحمد خادم مدير الإدارة هو قسم الخدمة العامة ويضم ثلاث شعب رئيسية هي شعبة الهندسة والصيانة وشعبة المركبات الآلية وشعبة البيئة والسلامة العامة. وتتولى شعبة الهندسة والصيانة مهام عديدة منها اعداد الدراسات الأولية المتعلقة بالمشاريع التي تقع تحت مسئولية الدائرة وتقييم التصاميم والدراسات الفنية اللازمة المقدمة من الاستشاريين المعتمدين والتأكد من ملاءمتها للظروف الاجتماعية والاقتصادية والبيئية لامارة دبي والاشراف على تنفيذ المشاريع الخاصة بالدائرة واجراء أعمال الصيانة الوقائية للمنشآت المختلفة التابعة للدائرة. أما الشعبة الثانية لهذا القسم فهي شعبة المركبات الآلية ومن مهامها استلام جميع المركبات التابعة للدائرة بعد شرائها والقيام بانهاء اجراءاتها مع إدارة المرور واعداد الجداول الخاصة بتسليم هذه المركبات لمستحقيها من الإدارات والمراكز التابعة للدائرة. أما ثالث شعبة لقسم الخدمات العامة فهي شعبة البيئة والسلامة العامة وهي شعبة جديدة تم استحداثها وذلك بهدف المحافظة على البيئة والمظهر العام لدبي فمعروف ان هناك العديد من البواخر التي تجئ يوميا إلى ميناء الحمرية وخور دبي محملة بأصناف مختلفة من البضائع وهذه البواخر اما حديدية أو خشبية ومن الممكن أن تسبب بعضها تلوثا سواء للماء أو للأرصفة من خلال البضائع التي يتم تنزيلها منها ومن هنا جاء التفكير في انشاء هذه الشعبة التي تتولى أيضا مهمة مراقبة النظافة العامة داخل مكاتب الدائرة وخارجها واعداد وتنفيذ السياسات والتشريعات المعتمدة من أجل تنفيذ رقابة فعالة لحماية البيئة واجراءات السلامة العامة في المنشآت التابعة لدائرة الموانئ والجمارك ومراقبة وضبط مستويات التلوث البيئي في الموانئ التابعة للدائرة والرقابة الفعالة على استيراد وتخزين المواد الكيماوية الخطرة التي تتم من خلال الموانئ والمراقبة والتدقيق على وسائل النقل البحري والتي تقوم بنقل المواد المختلفة والتأكد من مدى التزامها بشروط السلامة العامة والتخزين والقوانين ذات الصلة بهذا الأمر. كذلك متابعة الشئون الزراعية الخاصة بالدائرة وتقديم المعلومات والارشادات للجمهور والمتعاملين مع الدائرة بخصوص قضايا السلامة والبيئة البحرية والممارسات الصحيحة. يذكر ان الإدارة قبل هذا التعديل الهيكلي كانت تعرف بإدارة الشئون المالية وكان بها قسمان فقط هما الحسابات والمشتريات, ثم أضيف لهما قمسان آخران في شهر يوليو الماضي هما الخدمات العامة والتأمينات. ويضيف مدير الإدارة أحمد خلف خادم اننا بدأنا التفكير في اعادة هيكلة وأنظمة العمل بالإدارة نظرا للمهام العديدة التي تقوم بها ولارتباطها بجميع مجالات العمل بالدائرة استجابة للتوجيهات المستمرة من مدير عام الدائرة الدكتور عبيد صقر بوست الذي يطالبنا دائما ويوجهنا نحو أهمية انجاز العمل بشكل أسرع وتقديم الخدمات للعملاء بما يفوق توقعاتهم وبما يتماشى مع السمعة الدولية الطيبة التي تحظى بها دبي ولكي يتمتع العمل بالسهولة واليسر والإنسانية في الاجراءات. ومن هذا المنطلق شكلنا فريق عمل من مدير ورؤساء أقسام الادارة قام باجراء دراسات شاملة لما يمكن أن تكون عليه مهام الإدارة استجابة لتوجهات المدير العام وبما يتماشى مع متطلبات الجودة شملت حذف واضافة وحدات إدارية جديدة.. وكان هذا التفكير قد بدأ في شهر أغسطس الماضي حيث تم بلورة المهام الخاصة بالادارة على ضوء الوحدات التي تم اضافتها بانضمام قسمي التأمينات والخدمات العامة. وبعد الانتهاء من اعادة هيكلة الإدارة تم مناقشة الدراسة مع مكتب التطوير المؤسسي بالدائرة للوقوف على مدى ملاءمة المهام التي وضعت للإدارة مع اجراءات ومتطلبات الجودة, ثم تم عرضها على مساعد المدير العام للشئون المالية والإدارية المهندس عادل الشيراوي الذي عرضها بدوره على مدير عام الدائرة الدكتور عبيد صقر بوست فوافق عليها واعتمدها وأصدر بها قرارا إداريا. وقد شمل القرار تخويل مدير الإدارة ورؤساء الأقسام صلاحيات معينة تتماشى مع الهدف من سرعة انجاز المعاملات وانسيابية حركة العمل بما يخدم الأهداف العامة للدائرة. ومن بين الصلاحيات التي تم تخويلها لمدير الإدارة, اصدار التعاميم والقرارات المالية المنظمة للمصروفات والايرادات وتحديد قيمة ايجارات جميع العقارات العائد ملكيتها إلى الدائرة بالاضافة إلى جميع رسوم الخدمات الخاصة بالدائرة واعتماد أوامر الشراء المحلية الصادرة من قبل الدائرة إلى 50 ألف درهم بعد تقديم ثلاثة عروض والتوقيع على العقود التي ترتب نفقة على الدائرة والناشئة عن الانفاق المباشر والممارسات أو المناقصات ولا تزيد قيمتها عن 500 ألف درهم مع موافقة لجنة الشراء والمناقصات والتوقيع على صكوك اعادة التأمينات لغاية 100 ألف درهم مجتمعا مع الفئة التي تليه في جدول الصلاحيات المالية. كما خول لمدير إدارة المالية والخدمات اقتراح اعادة هيكلة الإدارة حسب التغييرات في سياسات الدائرة والمهام الموكلة للإدارة لمواكبة التطورات التي تحدث في مجالات العمل المختلفة وبالتنسيق مع الوحدات الإدارية ذات الصلة. وحول خطة الإدارة في المرحلة المقبلة وبعد هذا التعديل الهيكلي والصلاحيات التي تم تخويلها لمديرها ورؤساء أقسامها يقول أحمد خلف خادم ان لدينا برنامجا طموحا نسعى لتحقيقه يشمل ادخال الأنظمة الالكترونية في عملية انهاء اجراءات المعاملات الخاصة بالإدارة وزيادة الرقابة على المصروفات والايرادات العامة للدائرة. ومن شأن هذا البرنامج تسهيل انسيابية اجراء المعاملات واعداد التقارير الخاصة بالإدارة بشكل منظم ودقيق, فهذه الإدارة هي عصب الدائرة وهي مسئولة عن زيادة الايرادات وخفض المصروفات وترشيد الانفاق بأكبر قدر. كتب وجيه عبدالعاطي