بينما يقترب موعد الاعلان عن الجهات والمشروعات الفائزة بجائزة دبي للأداء الحكومي المتميز, فإن المسئولين بالدوائر الحكومية يشيدون بما أحدثته هذه الجائزة من نقلة نوعية في طرق أداء هذه الدوائر وممارستها لأنشطة العمل اليومي بفاعلية كبيرة بما يعود على دبي والجمهور واقتصاد الدولة . وأشاد هؤلاء المسئولون بالرؤية الثاقبة للفريق أول سمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم ولي عهد دبي وزير الدفاع ورعاية سموه لهذه الجائزة وتوجيهاته المستمرة نحو تحسين طرق الأداء داخل الدوائر الحكومية بما يرفع من مكانة دبي عالياً وتحقيق الهدف بأن تصبح مركزاً عالمياً للمال والأعمال. فأمانة هذه الجائزة ـ كما يؤكد هؤلاء المسئولون ـ تطبيق المعايير الدولية في تمييزها بين المشاريع المقدمة إليها واختيار الأفضل من بينها, وهي في هذا تخلق نوعاً من المنافسة الشريفة بين الدوائر الحكومية في تجويد وتطوير أساليب أدائها لأنشطتها وخدمة المتعاملين معها. معايير دولية سلطان أحمد بن سليم رئيس سلطة المنطقة الحرة لجبل علي مدير عام موانئ دبي يثني على جائزة دبي للأداء الحكومي المتميز والمعايير التي اعتمدتها في تقييمها لأنشطة وأساليب عمل الدوائر الحكومية المختلفة, ويؤكد أنها معايير دولية طبقتها أمانة الجائزة وادارتها وروعيت فيها طبيعة المجتمع والبيئة التي نعيش فيها, ومن أجل هذا أدخلت عليها معايير أخرى كالتوطين. وأكد بن سليم ان جائزة دبي للأداء الحكومي المتميز قد جاءت تعبيرا صادقاً عن الرؤية النيرة للفريق أول سمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم ولي عهد دبي وزير الدفاع, الذي عرف دائما بحرصه الشديد على تحديث المفاهيم الادارية لدوائر حكومة دبي وبعد نظر سموه لما يجري في العالم من تطورات متلاحقة يجب مواكبتها لندخل الألفية الثالثة بقوة تليق بالمكانة الرفيعة التي احتلتها دبي على خارطة التجارة الدولية. المدى الطويل وفي مجال إشادته ببرنامج دبي للأداء الحكومي المتميز تحدث سلطان بن سليم عن موضوع خدمة العملاء بقوله ان دبي حققت وجودها التجاري القوي من خلال ما تتميز به من عقلية متفتحة للتعامل مع الأسواق الخارجية والتركيز على تحقيق الاستفادة التجارية على المدى الطويل. وأكد بأن العمل على المدى الطويل لا يمكن تواصله دون حتمية الحصول على رضاء العملاء الذين اعتبرهم في واقع الأمر شركاء تجاريين لا يمكن الاستمرار بالتعاون معهم دون النظر لمصالحهم ومساعدتهم في تحقيق النجاح بأعمالهم. ولتحقيق قدر أكبر من الاجتهاد والابتكار لدى دوائر حكومة دبي والذي ينصب في النهاية لمصلحة خدمة جمهور المتعاملين ـ يضيف بن سليم ـ فإن برنامج دبي للأداء الحكومي المتميز قد تكفل بوضع المعايير الموضوعية اللازمة والتي تضاهي أبرز ما تعتمده الدول المتقدمة في هذا المجال. وأضاف رئيس سلطة المنطقة الحرة لجبل علي مدير عام موانئ دبي انه إذا كان ثمة مجال جدير بالتركيز على أهميته على نحو خاص فهو ضرورة بناء الانسان المتعلم الواعي من خلال أنظمة ذات كفاءة عالية تهتم بموضوع الموارد البشرية واستشهد بن سليم في هذا الجانب بمقولة سمو ولي عهد دبي (الانسان قبل المكان) لأن نظم العمل في النهاية ليست أكثر من خطوط عريضة يعتمد نجاحها على مدى وعي العاملين بمضمونها ومعرفتهم بآلية تطبيقها والأهم من ذلك حماسهم للعمل ورغبتهم في الانتاجية العالية بالروح اللازمة للإبداع والابتكار والتفاني في خدمة العمل والعملاء. الخطة الاستراتيجية وحول الخطة الاستراتيجية لسلطة المنطقة الحرة لجبل علي وموانئ دبي يقول سلطان بن سليم أنها عبارة عن جزءين أحدهما خطة قصيرة المدى تنفذ على مدى خمس سنوات وثانيهما خطة بعيدة المدى تنفذ على مدى 10 سنوات, وهذه الخطة بجزءيها ترتبط أهدافها إما بمتطلبات الزبائن ومتطلبات الموظفين والخدمات التي تقدم للعملاء وتنمية وتطوير البنية التحتية, وإما ترتبط هذه الخطة وأهدافها بحكومة دبي وما تنتظره من سلطة المنطقة الحرة وموانئ دبي. وبجانب الخطة الاستراتيجية لسلطة المنطقة الحرة لجبل علي وموانئ دبي التي تقدمنا بها لجائزة دبي للأداء الحكومي المتميز فإننا تقدمنا أيضاً بالعديد من المشروعات لأمانة الجائزة لكل من سلطة المنطقة الحرة وموانئ دبي منها أحسن مشروع تقني وأفضل تجربة ادارية وأحسن فريق عمل وأفضل ادارة حكومية. شبكة الكترونية المهندس محمود صالح مدير ادارة الجودة بسلطة المنطقة الحرة بجبل علي وموانئ دبي يلقي الضوء على هذه المشروعات ففيما يتعلق بأفضل مشروع تقني تقدمت به سلطة موانئ دبي ـ كما يقول محمود صالح ـ هو نظام وثائق المانيفست وهو نظام تقني متقدم للغاية يتعلق بسهولة ويسر خروج البضائع المستوردة عبر موانئ دبي, فلكي يستخرج العميل هذه البضائع لابد له أن يقدم المانيفست الخاص به الى الميناء وهذا المانيفست يتعلق بنوعية البضاعة وقيمتها وجهة استيرادها وغير ذلك من المعلومات الخاصة بها, وكان هذا المانيفست يتم تقديمه للميناء باليد, لكننا أنجزنا نظام وثائق المانيفست وهو عبارة عن شبكة الكترونية يدخل عليها العميل ويدون المانيفست دون الحاجة إلى مجيئه للميناء وقد صمم هذه الشبكة الالكترونية موظفو موانئ دبي بأنفسهم بالتعاون مع عملاء سلطة موانئ دبي ليأتي النظام ملائماً تماماً لاحتياجاتهم العملية وهذه الشبكة تربط موانئ دبي بجميع عملائها وقد قمنا بتدريبهم جميعاً على كيفية استخدام الشبكة ووضع المانيفست عليها ونستقبل نحن بدورنا هذه البيانات الخاصة بالسلع المستوردة والتي يرغب العملاء في استخراجها من الميناء. هذا المشروع قد أفاد جميع الجهات فقد قلل من الاعتماد على الأوراق التي كانت تقدم بكميات ضخمة حيث آلاف السلع التي تجيء دبي عبر موانئها وساهم أيضاً في تحري الدقة في المعلومات المقدمة وعمل على سرعة انجاز المعاملات واستخراج البضائع من الميناء. ويذكر انه في حين تعتبر سلطة موانئ دبي مع إدخال هذا النظام ـ أولى موانئ منطقة الشرق الأوسط التي تستقبل مانيفست البضائع اليكترونيا فإن عدد الوكلاء المرتبطين الآن مع هذا النظام يصل الى 143 وكيلاً, ويتميز هذا النظام بأنه تضمن المبادرة للعمل والتعاون مع دائرة الجمارك باعتبارها الجهة الشريكة في موضوع اجراءات تخليص البضائع, وقد ساعد هذا التعاون على تسهيل تخليص بضائع العملاء وخلق نوعاً من الخدمة المتميزة لسلطة موانئ دبي بما ينسجم مع مطلب المعيار الذي ينص على المبادرة وتحسين خدمة العملاء. تصاريح الدخول أما أفضل مشروع تقني لسلطة المنطقة الحرة لجبل علي والذي تقدمنا به ـ يضيف المهندس محمود صالح مدير ادارة الجودة ـ فيتعلق بتطوير نظام تصاريح دخول الزائرين للشركات القائمة بالمنطقة الحرة, فمعروف ان عدد الشركات والمصانع العاملة بجبل علي كبير جداً ويصل الى 1650 شركة وهذه الشركات لها زائرون بصفة مستمرة وبالتالي فان حركة الزيارات الى داخل المنطقة الحرة نشيطة للغاية وتتم على مدار الـ 24 ساعة, وكان النظام القديم لترتيب وتنظيم هذه الزيارات يعتمد على الفاكس بحيث ترسل الشركة أو المصنع فاكسا باسم الزائر وبياناته الى بوابات سلطة المنطقة الحرة وهي بوابات عديدة وكان هذا يكلف كميات ضخمة من الورق ويحتاج لوقت طويل حتى يدخل الزائر للشركة المستقبلة له. فقمنا بتطوير هذه الطريقة بانشاء موقع على الانترنت تدخل اليه الشركات العاملة بجبل علي وتضع اسماء ومواعيد زائريها والبيانات المتعلقة بهم وحينما يجىء الزائر الى أية بوابة يبلغ عن اسمه وفي لحظات قصيرة يستخرج له تصريح الدخول. وقد اختصر هذا النظام ـ الذي يعتمد على الانترنت ـ الوقت وقلل من الاعتماد على الورق وقلل من أوقات انتظار الزائرين كما سهل على سلطة المنطقة الحرة متابعة اجراءات الدخول وتحسين الآداء. وبالتالي يكون بامكان الزائر ان يدخل من اي البوابات العديدة للمنطقة الحرة. هذا النظام أيضا سيساعد في وضع رؤية مستقبلية من خلال هذه البيانات عن أعداد الزائرين ومعرفة مدى كفاية البوابات الحالية لحركة الزائرين. وهذا النظام المتطور تم وضعه على أيدي موظفي سلطة المنطقة الحرة وقمنا بتدريب الشركات العاملة بالمنطقة على كيفية الدخول على الموقع وملء البيانات المطلوبة. وفيما يتعلق بأفضل تجربة ادارية فقد تقدمنا بمشروع واحد لكل من سلطة المنطقة الحرة لجبل علي وسلطة موانى دبي ويتعلق بالموارد البشرية والاهتمام بها حيث يصل مجموع الموظفين الى أكثر من 4600 موظف من جنسيات وتخصصات مختلفة. ويعني نظام الموارد البشرية المشار اليه بشئون الموظفين من الجوانب الادارية, الاجازات, تجديد الوثائق والى ذلك توفير المعلومات اللازمة للتخطيط المستقبلي للتوظيف والتدريب. وقد ساهم هذا النظام الذي صمم خصيصاً ليلائم احتياجات سلطة موانئ دبي وسلطة المنطقة الحرة لجبل علي بديلاً عن الاستعانة بالأنظمة العامة المتاحة للجميع في زيادة انتاجية الموظفين, ووضع آلية فعالة للتخطيط لتوظيف الموارد البشرية وتبسيط الاجراءات الإدارية بفضل مكننة الاجراءات وتوفير قاعدة من المعلومات عن الموظفين تساعد على اتخاذ القرارات اللازمة, وهذا الموضوع يقدم مثالاً على اهتمامنا بتطبيق معيار تسهيل الاجراءات واعتماد أحدث الوسائل التقنية المساعدة لإتمامها. تكامل وتنسيق ويضيف مدير ادارة الجودة بسلطة المنطقة الحرة لجبل علي وموانىء دبي محمود صالح ان من المشروعات الاخرى التي تقدمنا بها لجائزة دبي للآداء الحكومي المتميز, نظام معلومات المنطقة الحرة حيث تم اختيار الفريق الذي وضع هذا النظام كأحسن فريق عمل. ونظام معلومات المنطقة الحرة هو عبارة عن نظام متكامل تدخل فيه أكثر من ادارة لسلطة المنطقة الحرة يشترك في كل منها أكثر من فرد من كل الادارات الهندسية والمحاسبة والمبيعات والجودة التخطيط وقد تم تكوين هذه المجموعة لتقيم نظاما متكاملاً لتسهيل عمليات واجراءات دخول الشركات العالمية للعمل بالمنطقة. فالعديد من الشركات العالمية ترغب في ممارسة عملها من جبل علي لما تتمتع به من موقع استراتيجي حيوي بين الشرق والغرب والأسواق العالمية الهامة وباعتبارها مركز التجارة بالمنطقة ومن خلالها تجرى عمليات اعادة التصدير بشكل مكثف. وحينما تتقدم هذه الشركات لسلطة المنطقة الحرة بطلبات بممارسة عملها لابد من النظر فيها حتى تحصل على موافقة الادارات المختلفة بممارسة نشاطها والنظام الجديد الذي وضعناه هو نظام متكامل يفيد في سرعة وتسهيل الحصول على الموافقة لهذه الشركات ـ بضوابط طبعاً ـ ويقلل من الفترة الزمنية التي تستغرقها الموافقة وساهم أيضا في تسهيل العمل بين الادارات المختلفة والتنسيق بينها وخلق نوع من الترابط فيما بينها وفهم العمليات في المنطقة الحرة ومتطلبات كل ادارة وهذا النظام يعتمد أيضا على التواصل الالكتروني. ويذكر ان السبب وراء اختيار الفريق الذي صمم هذا النظام كأفضل فريق عمل يعود للمزايا التي حققها نظام معلومات المنطقة الحرة عند تطبيقه فقد أدى الى نتائج باهرة تمثلت بتسهيل خدمة العملاء وتبسيط الاجراءات وتسهيل الآداء الوظيفي وتوفير قاعدة من المعلومات تساعد على وضع الخطط الاستراتيجية للمستقبل. وكذلك تقليص حجم الاستخدام الورقي الى حد كبير ومتابعة الاجراءات في المنطقة الحرة بموجب خدمة الاتصال الذاتي حيث يتم متابعة كل من الوثائق بموجب نظام الكتروني يتولى من جهته بصورة تلقائية إصدار التعليمات اللازمة عند الحاجة وتوجيهها مباشرة للشخص المعني. وساهم هذا النظام كذلك في ترشيد استخدام القوى العاملة ورفع كفاءتها بما ينسجم مع معيار فعالية التكاليف لجائزة دبي للآداء الحكومي المتميز. أما أفضل إدارة حكومية تقدمنا بها لأمانة جائزة دبي للأداء الحكومي المتميز فهى الادارة التجارية في كل من سلطة المنطقة الحرة بجبل علي وموانىء دبي, لما حققته من انجازات وتطور أساليب العمل التي اتبعتها في انجازها لهذه المعلومات والأنشطة. كتب وجيه عبد العاطي