بدأ العد التنازلي للحفل الختامي لجائزة دبي للأداء الحكومي المتميز في دورتها الثانية التي شهدت منافسة قوية ومشاركة فعالة من جانب كافة دوائر دبي الحكومية وعدد من الهيئات والمؤسسات الاتحادية. وكما ذكرت مصادر الجائزة فقد بلغت نسبة المشاركة 100% بعد النجاح الكبير الذي حققته الجائزة في عامها الأول خاصة وانها تحظى بدعم ورعاية الفريق أول سمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم ولي عهد دبي وزير الدفاع الذي جعل الجودة والتطوير وتنمية الموارد البشرية شعاراً للقطاع الحكومي. مجلس الاعمار كان من بين الدوائر الحكومية التي شاركت بقوة في العديد من فئات الجائزة, ويقول أحمد ثاني المطروشي مدير عام مجلس الاعمار بدبي ان المجلس قد شكل فريق عمل خاصا بجائزة دبي للأداء الحكومي المتميز يتبع المدير العام مباشرة. وان هذا الفريق قد طبق معايير الجائزة تطبيقاً حاداً لضمان تقديم أعمال ومشروعات بمستوى جيد قادرة على المنافسة من جهة وتعكس حجم التطوير والعمل الذي يتم في المجلس من جهة ثانية. خدمة العملاء وكشف أحمد ثاني المطروشي انه يشارك في معظم فئات الجائزة خاصة وأن مجلس الاعمار قد أخذ على عاتقه وبصفته جهة خدمية هدفا رئيسيا هو خدمة العملاء وتحقيق اعلى معدلات رضا العملاء. واتبع من اجل تحقيق هذا الهدف عدة اجراءات لتسهيل أداء المعاملات وتبسيط الاجراءات والحد من البيروقراطية وتقليل وقت انجاز المعاملة. وأشار الى انه في هذا الاطار تم انشاء (وحدة خدمة العملاء) وتم الحاق هذه الوحدة بمكتب المدير العام مباشرة وخلال فترة وجيزة استطاعت هذه الوحدة تحقيق الكثير من الانجازات. فقد تم نقل كل الانظمة الادارية الى الحاسب الآلي بما في ذلك تحصيل الايجارات وكذلك فتح ساعات العمل من السابعة والنصف صباحاً الى السابعة والنصف مساءً لإتاحة الفرصة أمام الجميع لسداد الايجارات وقضاء معاملاتهم مع مجلس الاعمار حسب ظروف عمل كل منهم وارتباطاته والتزاماته. روح الفريق وذكر ان مجلس الاعمار استطاع تحقيق هذه الانجازات وغيرها بجهود ابنائه جميعاً ومن خلال العمل بروح الفريق التي تشكل جوهر عملية الجودة الشاملة, ويكفي أن نعرف أن مشروع (البيت المؤثث) الذي تبناه المجلس من أفكار شباب الموظفين حيث تم الاتصال بمجموعتين من الشركات في مجال الأثاث والأدوات الكهربائية وتقديم عروض خاصة لتأثيث المنزل سواء في المستوى المتوسط أو الراقي. كما تم تشكيل عدة فرق عمل في المجلس لمتابعة الأنشطة المختلفة, وأثبت هذا الأسلوب نجاحاً منقطع النظير حيث يشعر فريق العمل بالمسئولية تجاه العمل الذي يؤديه, كما يشعر من جهة أخرى بالانتماء والفخر وانه صاحب هذا العمل وبالتالي يتفانى أكثر في تقديمه الى جانب الفوائد العديدة الأخرى مثل تعميق روح التعاون والمشاركة وانكار الذات تجاه الفريق أو المجتمع. النظام العقاري وحول المشاركة في برنامج دبي للأداء الحكومي المتميز قال أحمد ثاني المطروشي ان المجلس تقدم بخمس مبادرات ابداعية من بينها (نظام المعلومات العقاري) الذي تقدمنا به في فئة أفضل مشروع تقني, وفريق العمل البيئي الذي تقدمنا به في فئة فريق العمل المتميز. وأوضح أحمد ثاني المطروشي ان (نظام المعلومات العقاري) هو مبادرة ابداعية من جانب مجلس الاعمار للتيسير على كل من يرغب بالحصول على مسكن أو محل أو ما شابه بحيث لا يضطر للاتصال بجميع الشركات العقارية, فتم تصميم موقع على الانترنت يستطيع إجابة الطلب والبحث عن المكان المطلوب حسب المواصفات المطلوبة وذلك لدى جميع الشركات العقارية في وقت واحد, وبذلك نكون قد يسرنا على الطرفين سواء المستأجر أو الشركات العقارية التي يضيع 60% من وقت وجهد العاملين فيها في تلقي الاستفسارات والمكالمات التليفونية من راغبي الايجار, كما نكون قد وفرنا على المستأجر عناء البحث في متاهات طويلة ولم يصبح عليه سوى ادخال مواصفات الشقة السكنية أو المحل الذي يريده وسوف يقوم الكمبيوتر بالبحث عن الشقة التي يريدها. وقال المطروشي ان الشركات العقارية بدبي رحبت بالفكرة وتساهم حالياً مع شركة الكمبيوتر في تصميم الموقع وتقديم افكارها حول هذا الموضوع ومن المتوقع اطلاقه قريباً. قاعدة بيانات واضاف ان مشروع (نظام المعلومات العقاري) عبارة عن قاعدة من البيانات والمعلومات (التي تتعلق بسوق العقارات والتي تشمل تفاصيل الوحدات المعروضة والقيمة الايجارية وبيانات عن المجلس والشركات المشتركة) متوفرة عبر شبكة الانترنت يمكن للأفراد والمؤسسات ذوي العلاقة استخدام هذه المعلومات والبيانات وتنفيذ المعاملات (من تأجير وسداد واستفسار وأي معاملات أخرى). ويعمل هذا المشروع من خلال موقع المجلس بشبكة الانترنت ويعتمد تشغيل المشروع على: ــ توفير معلومات عن كافة الوحدات وتفصيلاتها (مساحات, خدمات, غرف, قيمة ايجارية) معززة بالصور. ــ تحديث هذه المعلومات والبيانات بصفة يومية. ــ استلام تفسيرات الأفراد والمؤسسات والرد عليها من خلال البريد الالكتروني. ــ تنفيذ المعاملات (تأجير, تجديد, سداد) من خلال الشبكة. ــ توفير مصدر للقوانين والاجراءات المنظمة لتجارة العقارات. ــ توفير وسيلة عملية تمكن أصحاب الأملاك والمشتركين والمستأجرين الممثلين من المفاضلة لتحقيق متطلباتهم من بيع وشراء العقارات وتأجير. ويتميز المشروع بأنه يعمل على توفير نوعية أو فئة من المعلومات والبيانات عن قطاع تجاري هام (في هذه المرحلة الاقتصادية) هو قطاع العقارات بصورة مكثفة ومصنفة عبر شبكة الانترنت يمكن للأشخاص ذوي العلاقة (ملاك عقارات, مستأجرين, مؤسسات, وكالات عقارية, سماسرة) من استخدامها في تنفيذ أعمالهم مما يحقق: ــ السرعة في عمليات البحث عن السلعة أو الحاجة المطلوبة. ــ امكانية المفاضلة بين الخيارات المعروضة واتخاذ القرار المناسب كل فيما يخصه من معاملات. ــ سرعة تنفيذ المعاملات وسريتها مع اختصار الإجراءات وتبسيطها (سواء للبحث, التأجير, السداد, الاستفسار). ــ توفير معلومات عن اللوائح والقواعد المنظمة للعلاقات التجارية في سوق العقارات مما يقلل من النزاعات والاختلافات عند تنفيذ المعاملات. ــ استخدام الموارد المتاحة بأقل تكلفة (شبكة الانترنت). ويعتمد تنفيذ المشروع على تقنيات الحاسب الآلي وأنظمة الشبكات وعلى هذا تم التخطيط على أساس: ــ تطوير المشروع مستقبلاً لتوسيع شبكة المعلومات وتبادلها للاستفادة من تقنية ازدياد سرعة الحواسب الآلية وتطور طرق تخزين واسترجاع المعلومات وتصنيفها. ــ استخدام وتطبيق برامج الأبعاد الثلاثية والتصوير في توفير المعلومات مع امكانية ادخال اضافات وتعديلات بواسطة المستخدم وتشمل الألوان والتصميمات حتى تكون أكثر قرباً للطبيعة (مثال تأثيث الوحدة/ تعديل التصميم الداخلي/ الألوان) بالإضافة الى الخرائط الجغرافية لتحديد الموقع. ــ الاستفادة من تقنية إرسال وتلقي المستندات عبر الشبكة مما يسهل تنفيذ المعاملات دون الحاجة إلى الانتقال مع كفالة سريتها وصحة المعلومات. ــ دراسة الاستفادة من تقنية الاعلانات عبر شبكة الانترنت (المرئية والمسموعة). الفريق البيئي أما المشروع الآخر الذي تقدم به مجلس الاعمار فهو فريق العمل البيئي الذي تقدم به لفئة (فريق العمل المتميز) . ويقول أحمد ثاني المطروشي ان مجلس الاعمار وضع على عاتقه المحافظة على البيئة تأكيداً لالتزامه التام بالعناية بالبيئة, ولهذا تم تشكيل فريق متكامل لهذا الغرض, وتوجهت جهود الفريق في سعيه لإرساء قواعد الخطة البيئية للمجلس وتم تنظيم العديد من الندوات والأنشطة في مجال المحافظة على البيئة. ويترأس فريق العمل البيئي حبيبة المرعشي ويضم في عضويته كلا من ناصر الهواري وعلي ابراهيم الحمادي ونبيلة غلوم وميثاء المزروع. وقد تحددت مهام وأهداف الفريق فيما يلي: ــ نشر الوعي البيئي بين مستأجري وحدات المجلس. ــ ترسيخ مفاهيم الحفاظ على البيئة وأهميتها. ــ توضيح مدى أهمية المحافظة على المصادر الطبيعية وتأثيرها على حياة الأفراد. ــ التوجه نحو استخدام المواد الصديقة للبيئة في كافة أنشطة البناء والتشييد, والاهتمام المطرد بالتخطيط الحضري والبيئي. ومن الانجازات التي تم تحقيقها وجار تطويرها مشروع (المكتب صديق البيئة) وهو برنامج يهتم بالبيئة داخل المكتب ويهدف إلى: ــ نشر الوعي البيئي بين الموظفين بغرض تحسين وحماية البيئة. ــ الترشيد في استهلاك الطاقة والموارد. ــ تطوير نظام لفرز النفايات والمخلفات المكتبية. وكان نتيجة لتنفيذ هذا المشروع انخفاض في تكلفة استخدام الموارد مثل الكهرباء والأوراق وأحبار الطباعة, مع تطبيق مبدأ تدوير المواد المستخدمة. علاوة على ذلك أمكن إلى حد ما إيجاد مكاتب ذات بيئة تساعد في تحفيز الأفراد على الأداء حيث تم إعادة توزيع وتصميم المكاتب والإضاءة وتقليل الضوضاء وإعداد نقاط تجميع وفرز المخلفات المكتبية, والاعتماد على مصادر الطاقة الطبيعية. ويعتبر مشروع (المكتب صديق البيئة) من الانجازات الإبداعية الرائدة التي يتولى الفريق تنفيذها علاوة على بعض من المشروعات الجاري دراستها مثل: ــ القرية الخضراء وهي مشروع يهتم بنشر الوعي البيئي بين سكان (منطقة القصيص). ــ المنزل صديق البيئة وهو مشروع يهتم بتطبيق مبادئ استخدام مواد صديقة للبيئة. قياس النتائج وعملاً على تقييم التنفيذ تم تصميم نموذج تقييم الأداء الذاتي للفريق والذي يتضمن: ــ تحديد واضح لأهداف المشروع. ــ النتائج المتوقع تحقيقها من وراء تنفيذ المشروع. ــ مسارات تنفيذ المشروع وخطوات العمل ومهام الأعضاء الفترة الزمنية المتوقعة للتنفيذ. ــ الموارد المتاحة للفريق لتنفيذ المشروع. ــ المهارات والقدرات الواجب توافرها في أعضاء الفريق. ــ مقاييس الأداء المستخدمة. ويتم استخدام النموذج بمقارنة مدى تنفيذ خطوات المشروع ومستويات الأداء الفعلية مع ما هو مقدر. وتم استنباط مجموعة من المقاييس لتشمل الفاعلية, الكفاءة والجودة, بالإضافة الى استخدام رسم بياني مقارن وهي كالتالي: ــ مقاييس الفاعلية: ويتم من خلالها مقارنة الأداء الفعلي (في مراحل التنفيذ المختلفة وللفريق ككل والأعضاء على حدة) مع ما هو محدد مسبقاً خلال فترة التنفيذ, ويتم ذلك من خلال نموذج التقييم الذاتي للفريق. الأداء المرحلي المحدد خلال الفترة نسبة إلى الأداء الفعلي. ــ مقاييس الكفاءة: تم تصميم مقاييس تبين مدى استخدام الموارد المتاحة للفريق خلال فترة زمنية بالمقارنة بالموارد المقدر استهلاكها خلال الفترة نفسها. استخدم هذا المؤشر خلال تنفيذ مشروع (المكتب صديق البيئة) لبيان مدى كفاءة الموارد التي رصدت لعمليات تطوير المكاتب, والنشرات والندوات لنشر أهداف المشروع بين العاملين. ــ الرسوم البيانية: وتم تصميمها لإظهار التنفيذ الفعلي للمهام خلال الفترة الزمنية, مقارناً بالتنفيذ المقدر (زمن ونسبة التنفيذ).