وزارة المالية تصدر بطاقات لتزويد السيارات الحكومية بالوقود، سلفة واحدة لكل وزارة في بداية السنة المالية

اصدر معالي الدكتور محمد خلفان بن خرباش وزير الدولة لشئون المالية والصناعة تعميمين ماليين بشأن نظام البطاقات لصرف المحروقات وبشأن السلفة المستديمة والخاصة.واوضح التعميم الاول انه نظرا لقيام وزارة المالية والصناعة بالاتفاق مع شركات البترول على اصدار بطاقات لتزويد السيارات الحكومية بالوقود فانه تم وضع نظام جديد للتعامل حيث يتم عمل بطاقة لكل سيارة حكومية مسجلة لدى دائرة الاملاك بوزارة المالية والصناعة تكون بمثابة نموذج يوضح به رقم السيارة والجهة التابعة لها وحد الاستهلاك الشهري الذي يتم تحديده بالتنسيق مع ادارة التدقيق والرقابة بوزارة المالية والصناعة وتقوم ادارة التدقيق والرقابة بوزارة المالية والصناعة بالطلب من شركات البترول اصدار البطاقات الجديدة للوزارات بناء على طلب من الوزارة المعنية الى ادارة التدقيق. وتقوم الوزارات بتقديم كشوف السيارات الحكومية التابعة لها والمعتمدة من ادارة الاملاك بوزارة المالية والصناعة على ان تتضمن هذه الكشوف البيانات التالية: * ارقام السيارات, الادارات التابعة لها, حدود الاستهلاك الشهري المتوقع لكل سيارة. ويخصص بطاقة واحدة لكل سيارة بينما يخصص بطاقتان لسيارة واحدة لوكلاء الوزارات والوكلاء المساعدون احداهما بأبوظبي والثانية في الامارات الشمالية والمسجلة لدى دائرة الاملاك وعن اصدار بطاقة بدل فاقد تتحمل الشركة ذلك لمرة واحدة وما زاد عن ذلك تتحملة الوزارة المعنية (تخصم من المتسبب). وعند اصدار بطاقة بدل تالف تتحمل الشركة ذلك اذا كان التلف ناتجا عن ظروف طبيعية وفي حالة التلف الناتج عن الاهمال والتلف غير الطبيعي تتحمل الوزارة المعنية مصاريف اصدار بدل التالف (تخصم من المتسبب). واشار التعميم الى انه سيتم تخصيص بطاقة لكل سيارة على حدة ولا يجوز استعمال البطاقة لسيارة اخرى وتقوم شركات البترول بموافاة الوزارات في نهاية كل شهر بالفواتير الشهرية التفصيلية لكل بطاقة موضحا بها رقم السيارة وكمية الوقود المنصرفة ونوعيته وقيمته والساعة والتاريخ ورقم محطة البترول التي تم فيها اداء الخدمة وترفق فاتورة اجمالية بالمبلغ الشامل لاستهلاك الوزارة الشهري وتقوم الوزارات المعنية بعمل مستند صرف بهذه الفواتير وتمريره الى وزارة المالية والصناعة وذلك خلال شهر من تاريخ استلام الفواتير وتخصص البطاقات لتزويد السيارات الحكومية بالوقود اللازم والمحدد نوعيته وللاغراض المصلحية فقط ويحصر استعمالها لغير ذلك. رابعا: احكام عامة: 1- على الوزارات القيام بتسوية السلف المنصرفة لها حسب النظام السابق واقفالها خلال ثلاثين يوما من سريان نظام البطاقات. 2- يعمل بهذا التعميم اعتبارامن 1/1/2000. ويطبق تدريجيا على الوزارات ويلغى كافة التعميمات الصادرة سابقا في هذا الشأن من تاريخ تطبيقه. رجاء التقيد بما جاء فيه, شاكرين لكم حسن تعاونكم. اما التعميم الثاني فقد اوضح انه نظرا لاتساع نطاق العمل بالحكومة الاتحادية وزيادة حركة المصروفات واستجابة لمتطلبات المرونة في نظام السلفة المستديمة مع مراعاة احكام الرقابة وضبطها بشكل افضل تقرر ان تمنح سلفة واحدة في بداية السنة المالية لكل وزارة بناء على طلب من الوكيل المختص او من ينوب عنه موضحا به مقدارها وتصرف السلفة باسم وكيل الوزارة المختص او من ينوب عنه ويعرض الطلب على وكيل وزارة المالية والصناعة او من ينيبه للموافقة عليه. واضاف انه يجب ان يودع مبلغ السلفة بالكامل بحساب مصرفي يفتح باسم الوزارة ويتم الصرف منه بتوقيع وكيل الوزارة المختص او من ينيبه على ان يقوم الوكيل باصدار قرار داخلي بتحديد اسماء امناء الصناديق الفرعية وتوزيع مبلغ السلفة عليهم طبقا لضرورات العمل واحتياجاته وكذلك تحديد أسماء الاشخاس المخولين باعتماد الصرف من السلفة. مع مراعاة الا يزيد النقد الموجود بكل صندوق عن مبلغ ثلاثون الف درهم ولا يجوز الجمع بين وظيفة امين المعهد والقيام باعمال الحسابات الا في حالات الضرورة القصوى وعند استعاضة المبالغ المنصرفة من السلفة يجب تقديم مستند صرف مستقل لكل باب على حده (الثاني , والثالث) مرفقا به كشف التفريغ المعمول به حاليا مع كامل مستندات صرف السلفة ومرفقاتها ولا يجوز ان يقل مستند الاستعاضة عن (25) من قيمة السلفة الاجمالية ويجب اقفال السلفة المستديمة في نهاية السنة المالية طبقا للقواعد التي يصدر بها التعميم المالي الخاص باقفال القيود المحاسبية في نهاية العام المالي. ونص التعميم على ان تخصص السلفة المستديمة للصرف منها خصما (على بنود البابين الثاني والثالث فقط من ابواب الانفاق في الميزانية العامة مشيرا الى ان الحد الاقصى المسموح به للصرف من السلفة المستديمة للعملية الواحدة كما يلي: - / 2.000 درهم للتوريدات والمشتريات. - / 4.000 درهم لخدمات الاعمال ولا تصرف اية مبالغ من الصندوق الا بموجب سندات صرف السلفة موقعة من امر الصرف المخول ويحرر من اصل وصورة ويتم التوقيع عليه من المستفيد بالاستلام اويرفق به ما يفيد استلام المبلغ ويرسل الاصل مع باقي الاوراق الثبوتية الى وزارة المالية والصناعة عند الاستعاضة مؤكدا انه على امر الصرف المخول التأكد من عدم توفر المواد المشتراه بمخازن الوزارة قبل اتخاذ اجراءات الشراء ويرفق بمستند صرف السلفة كامل الاوراق والمستندات القانونية والثبوتية الدالة على شرعية وصحة النفقة كما يلي: بالنسبة للمشتريات التي لا تتعدى قيمتها الف درهم يتم ارفاق ما يلي: * فاتورة المورد على ان تكون معتمدة من الادارة المختصة وموقعا عليها من قبل امين العهدة بالاستلام. * سند استلام مخزني وسند ملكية اذا كانت المشتريات خصما على احد بنود الباب الثالث. وبالنسبة للمشتريات التي تزيد قيمتها عن الف درهم يتم ارفاق ما يلي: * امر الشراء على ان تحدد به الكمية والسعر والمواصفات للمواد المطلوبه وكذلك مدة التوريد. * فاتورة المورد. * سند استلام مخزني. * سند ملكية اذا كانت المشتريات خصما على احد بنود الباب الثالث. وتستثنى دائرة التشريفات والضيافة من الحدود القصوى المذكورة في هذا التعميم فيما يختص بمشتريات الزهور والذبائح فيكون الحد الاقصى لمشترياتها من الزهور (-/5.000) درهم والذبائح (-/8.000) درهم للعملية الواحدة. وبالنسبة لخدمات الأعمال التي لا تتعدى قيمتها الف درهم يكتفي بارفاق الفاتورة مؤشرا عليها بانجاز العمل ومعتمدة من الادارة المختصة اما الاعمال التي تزيد قيمتها عن الف درهم فيتعين ارفاق ما يلي: * امر تكليف بالعمل صادر عن الادارة المختصة موضحا به كامل البيانات ومواصفات العمل المطلوب تفصيليا مع بيان مدة الانجاز النهائي. * فاتورة صاحب الاستحقاق. * وثيقة انجاز موقعة من الادارة المختصة. * وفي حالة استئجار السيارات لمدة يوم او اكثر يتم ارفاق ما يلي: * اقرار من الوزارة بعدم توافر سيارات حكومية. * فاتورة صادرة من الجهة المؤجرة. * ايصال السداد وصورة سند الملكية في حالة عدم وجود فاتورة. اما بالنسبة للانتقالات الداخلية يكتفي بتقديم كشف بالانتقالات الفعلية معتمدا من الادارة المختصة ومدير الشئون المالية. واكد التعميم انه يجب على امين الصندوق ان يقوم بامساك سجل السلفة المستديمة المعمول به حاليا, والذي يبين حركة الصرف منها والقبض اليها ورصيدها اولا باول بعد كل عملية صرف او اضافة وعلى امين الصندوق ان يقوم بجرد السلفة جردا فعليا دوريا للتحقق من صحة الرصيد الموضح بالسجل المشار اليه في البند السابق ويتم جرد الصندوق بصفة دورية في نهاية كل شهر بمعرفة لجنة تشكل لهذا الغرض وذلك بالاضافة الى عمليات الجرد المفاجىء خلال السنة المالية وتدون نتائج الجرد في محاضر جرد الصندوق (النموذج المعمول به حاليا) ويجوز لوزارة المالية طلب صورة من محاضر الجرد وفي حالة قيام امين الصندوق باجازة او انتهاء خدمته يتم نقل العهدة الى شخص اخر يحدد بقرار من الوكيل المختص او من ينيبه ويتم جرد السلفة ومطابقة الرصيد الفعلي مع رصيد السجل ويتم تحرير محضر تسليم واستلام السلفة ويعتمد من مدير الشئون المالية وتخطر ادارة الحسابات بوزارة المالية بصورة منه وفي حالة اكتشاف خطأ ما في اعمال الصندوق في الوزارة المعنية اجراء التحقيق المبدئي مع الموظف او الموظفين المختصين واخطار كل من وزارة المالية والصناعة وديوان المحاسبة بصورة من محاضر التحقيق والنتائج التي توصلت اليها وذلك قي اقصر وقت ممكن. واضاف التعميم انه من قواعد منح السلفة توافر الاعتمادات المالية في الميزانية للبنود ذات الاختصاص وان يكون طلب السلفة بكتاب من الوزير المختص اذا كان مبلغ السلفة مليون درهم فاكثر ومن وكيل الوزارة فيما قل عن ذلك يحدد بالطلب قيمة السلفة المطلوبة والغرض منها واسم الشخص المسئول عنها واوجه الصرف بالتفصيل ويتم عرض الطلب على معالي وزير المالية او الصناعة او من يفوضه اذا كانت قيمة السلفة مليون درهم فاكثر وعلى وكيل الوزارة او من ينيبه فيما قل عن ذلك بغرض النظر في الموافقة على صرف السلفة. اما قواعد الصرف من السلفة الخاصة فقد اوضح التعميم انه يجب ان يتم تطبيق القرار الوزاري رقم (14) لسنة 1978م بشأن نظام شراء المواد ومقاولات الاعمال وتعديلاته ويستثنى من ذلك سلف الشحن وشراء الكتب والمشتريات والاعمال التي تتم خارج الدولة. ويجوز عند الضرورة لوزارة المالية والصناعة تكليف مندوب من طرفها للمشاركة في تنفيذ عمليات الشراء ومقاولات الاعمال لضمان تطبيق اللوائح والانظمة المالية المعمول بها في الحكومة الاتحادية على ان تقفل السلفة خلال (30) يوما من تاريخ انتهاء الغرض منها. واكد التعميم انه لا يجوز التصرف بالاموال العامة الا حسب مقتضيات المصلحة العامة وللغرض الذي من اجله تم منح السلفة وتلغى كافة التعاميم المالية السابقة صدورها في هذا الشأن ويعمل بهذا التعميم اعتبارا من 1/ 1/ 2000م وتقوم وزارة المالية والصناعة بتعديل وتطوير النماذج والسجلات المعمول بها بموجب هذا التعديل حسب ما تقتضيه مصلحة العمل.