الدائرة الاقتصادية تبحث توسيع البرنامج:12.700رخصة تم تجديدها بالبريد
تدرس دائرة التنمية الاقتصادية بدبي حاليا امكانية اصدار الرخص الجديدة بالبريد والفاكس بعد ان نجحت تجربة تجديد الرخص بالبريد, واكد علي ابراهيم مدير ادارة التسجيل التجاري بالدائرة ان التوجه العام بالدائرة اجراء ما يمكن عمله دون حضور العميل الى الدائرة سوف تقوم الدائرة بتطبيقه فورا . واضاف ان برنامج (اهلا دبي) يوفر للعميل امكانية ان يتصل ويستفسر عن اي معاملة في اي وقت ليس فقط عن تجديد الرخص وانما عن اي معاملة مادامت معاملته موجودة عندنا. كما تدرس الدائرة الاقتصادية ايضا تطوير عملية تحصيل الرسوم نيابة عن العميل بحيث لايحتاج للذهاب لجهات التحصيل لدفع الرسوم بحيث تتم العملية بالكامل عبر البريد او الفاكس او الانترنت. خدمة مجانية واوضح علي ابراهيم ان عملية تجديد الرخص بالبريد لاتتضمن اية رسوم اضافية بل انه تم الغاء بعض الرسوم التي كانت تجعل العميل يتخوف من اثبات بياناته الشخصية بدقة او اي تعديلات تطرأ عليها مثل العنوان وارقام الهاتف والفاكس فقد كان اي تعديل فيها يتم برسوم اما الان فقد تم الغاء هذه الرسوم حتى نحصل على البيانات السليمة ونستطيع استخدامها في عملية التجديد. واضاف ان هذه الخدمة تخضع لدراسة مستمرة بحيث يتم التطوير متى لزم الامر وانه عملية التطوير هذه تحدث بشكل تدريجي وان يستهدف ان يتم انهاء 80 ــ 90% من خدمات الدائرة بالبريد والفاكس. وقال ان اجمالي عدد الرخص التي تم تجديدها بالبريد والفاكس بلغ حتى الان حوالي 12 الفا و 700 رخصة حتى اخر الاسبوع الماضي, وان المكتب المختص بالدائرة يتولى استلام الطلبات وفحصها واتخاذ كل الاجراءات اللازمة للتجديد واعادة ارسال الرخصة مرة اخرى لصاحبها. واوضح ان هذه العملية توفر الكثير من الجهد والوقت والمال للعملاء كما انها تحل كثيرا من المشاكل التي كانت تحدث بسبب الزحام سواء في مواقف السيارات او الزحام امام المراجعين بالدائرة. ورغم هذا فإن هذه العملية لم تضف اية اعباء على الدائرة حيث يقوم نفس العدد من الموظفين الذي كانوا يتولون عملية التجديد في السابق بعملية التجديد بالبريد او الفاكس وانه تم فقط اعادة تدوير الموظفين واستخدامهم الاستخدام الامثل. خلال يومين وفي مكتب تجديد الرخص بالبريد قال ماجد الحبتور مدير المكتب ان العمل بدأ منذ شهر يونيو الماضي ولمدة شهرين بشكل اختياري كنوع من التجربة ومنذ شهر اغسطس 1998 بدأنا العمل من خلال هذا النظام. واوضح ان جميع انواع الرخص تجدد حاليا عن طريق البريد او الفاكس لان هذا النظام حقق مرونة عالية وتبسيط الاجراءات وتوفير الوقت والجهد والمال حتى دفع الرسوم نحاول التبسيط على العميل ونتولى استخراج اذن الدفع من موظفي البلدية الموجودين بالدائرة ونرسله بالبريد او الفاكس ويمكن للعميل ان يدفع الرسوم من خلال شيك بالبريد. وحول الوقت الذي تستغرقه هذه العملية قال ماجد الحبتور انها لاتحتاج اكثر من يومين منذ استلام الاوراق وحتى ارسال اذن الدفع اوالرخصة بعد تجديدها اذا قام العميل بارسال شيك بالرسوم. واوضح ان العميل يمكن ان يتصل تليفونيا للاستفسار في اي وقت اذا تأخر وصول البريد او حدثت اي مشكلة كماان المكتب يقوم بإجراء الاتصالات بالعميل للاستفسار عن اي معلومات او استكمال اية اوراق لايكون قد ارسلها مع طلب التجديد. وذكر ماجد الحبتور انه قبل العمل بهذا النظام كان الطابق الاول بالدائرة يشهد زحاما هائلا وكان هذا يشكل ضغطا كبيرا على المراجعين وكان هذا يوفر انهاء الاجراءات اما الان فإن الموظفين يعملون في جو نفسي مريح وبدون ضغط او زحام كما ان هذا النظام يعفي سكان المناطق البعيدة مثل حتا وغيرها من السفر مسافات طويلة ويكفي ان يتصل بالفاكس او البريد. واكد ان القسم اعد خطة جاهزة لانهاء كل الاجراءات بالبريد او الفاكس حتى الموافقات المبدئية واستخراج الرخص للمرة الاولى. استلام الاوراق. وداخل المكتب التقينا خلود عبيد الموظفة بالمكتب فقالت انها تقوم مع زميلاتها باستلام الرسائل البريدية او رسائل الفاكس والتأكد من استيفاء الاوراق المطلوبة لتجديد الرخصة وهي عبارة عن صورة الرخصة + صورة السجل اذا كانت المنشأة تجارية + عقد الايجار + كشف باسماء الموظفين ونقوم بإدخال هذه البيانات على الكمبيوتر وننشىء لها معاملة واذا وجدنا اي نقص بالاوراق نقوم بالاتصال بالعميل من خلال ارقام الهاتف والفاكس المسجلة لدينا وطلب هذه الاوراق. وتقول خلود عبيد انه في بعض الحالات يكون الطلب في حاجة الى موافقات من جهات اخرى مثل وزارة الاعلام وفي هذه الحالة فقط على العميل ان يحضر الموافقات الخارجية بنفسه. وتضيف ان الاقبال كبير على هذا النظام وانه يتم يوميا انجاز حوالي 100 معاملة منذ بدء البرنامج وحتى الان. الدفع بشيك اما جاسم علي القلاف فيقول ان عمله يبدأ لاستكمال عمل القسم الاول بالمكتب فيقوم باعداد الطلبات للمراجعين بعد استكمال جميع الاوراق المطلوبة وبعد عملية التجديد نقوم بإرسال اذونات الدفع لهم واذا قاموا بالدفع سواء عن طريق شيك بالبريد او بالحضور نقوم بارسال الرخصة لهم بعد تجديدها ونتصل بهم للتأكد من استلام الرخصة. ويقول ان العمل الآن يسير بشكل اسهل واسرع رغم ان عدد الرخص زاد بشكل كبير عن الفترة الماضية. ويقول جمال عوف لوتاه الموظف بالمكتب انه يشارك مع زملائه في استكمال اجراءات انهاء عملية تجديد الرخصة وذلك بعرضها على المراجعين واستخراج اذونات دفع الرسوم وانه يشعر الان براحة اكثر في العمل حيث لايوجد ضغط من العملاء او استعجال بل تسير الامور بيسر وبدون ضغوط, كما ان الوقت الذي يستغرقه انجاز الاعمال اقل بكثير من ذي قبل. تحقيق: عبدالفتاح فايد
