الأحد حفل توزيع الجوائز:(البيان):ترصد آراء موظفي الدوائر الحكومية حول جائزة دبي للأداء المتميز

في احتفال كبير يقام يوم الأحد المقبل, يقوم الفريق أول سمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم ولي عهد دبي وزير الدفاع بتسليم جوائز العام الأول لجائزة دبي للأداء الحكومي المتميز, ويتم تسليم الجوائز على الدوائر والادارات الحكومية والموظفين المتميزين لأول مرة حيث كانت الجوائز ومعايير الجودة قصرا على الشركات والقطاعات الخاصة فقط . وقد استحوذت جائزة دبي للأداء الحكومي المتميز منذ أطلقها الفريق أول سمو الشيخ محمد بن راشد على اهتمام واسع النطاق, واعتبرت خطوة كبيرة للانطلاق بالأداء الحكومي وتخليصه من الروتين الوظيفي ورعاية العنصر البشري الذي يعتبره سموه العمود الفقري لعملية التنمية. وتعتبر الجائزة هي الأولى من نوعها, حيث يتم تطبيق معايير الجودة من حيث تحسين الأداء وارضاء العملاء على الدوائر والادارات الحكومية التي يشار إليها في أي مكان على انها رمز للأداء السيء والمكان الذي لا يزوره العميل إلا مضطرا فأصبح هدف الجائزة رفع مستوى الادارات الحكومية والموظفين الحكوميين وتطبيق معايير للجودة ربما تكون أكثر صرامة من تلك التي تطبق على الشركات الخاصة. وقبل ان يتم تسليم جوائز العام الأول للجائزة اتخذ الفريق أول سمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم ولي عهد دبي وزير الدفاع خطوة أكثر أهمية فأمر سموه بتحويل الجائزة إلى برنامج دبي للأداء الحكومي المتميز, وألا يقتصر الأمر على جائزة تمنح مرة واحدة في العام, وإنما يتحول إلى برنامج مستمر على مدار السنة كلها, ويخرج منه الجميع رابحا, سواء في تسلم الجائزة أو من لم يسعده الحظ ومستوى الانجاز بالفوز بها, ولا شك في ان هذا يتفق واهتمامات سموه بوضع العنصر البشري على قيمة الأولويات وتأكيده ان أي عملية تنمية لا تشمل العنصر البشري محكوم عليها بالفشل, وان التنمية ليست أبراجا خرسانية, أو معدات تقنية, وإنما هي في الأساس العنصر البشري الذي يتعامل مع كل هذا. ويتضمن برنامج دبي للأداء الحكومي المتميز محاضرات ودورات تدريبية طوال العام, كما تتسلم كل دائرة أو ادارة اشتركت في البرنامج تقريرا حول معدلات أدائها يمكن اعتباره تقرير خبرة مجاني تستفيد منه في معرفة نقاط القوة ونقاط الضعف التي يمكن معالجتها, وبذلك يصبح الجميع رابحا وفائزا. من أجل التميز الباحثة جواهر أحمد عبيد بن ثاني قامت بالتنسيق مع مؤسسة (البيان) باجراء هذا البحث الميداني باستطلاع آراء عدد كبير من الموظفين بمختلف الدوائر الحكومية في دبي, حول الجائزة, ومدى رغبتهم بالمشاركة بها, ومدى ثقتهم بالفوز بها, وكذلك تحديد المناطق التي تحتاج إلى تطوير في دوائرهم وإداراتهم حتى تستطيع الحصول على الجائزة. وقامت الباحثة التي بادرت باجراء هذا الاستبيان بالتركيز على قضية استخدام الحاسب الآلي في الدوائر والادارات الحكومية, وإلى أي مدى تعتمد هذه الدوائر عليه في عملها, وهل يعتبر ذلك أحد معايير الفوز بالجائزة من وجهة نظر الموظفين, وها هي نسبة الموظفين الذين يتعاملون مع الحاسب الآلي, وهل هناك دورات تقوم بها الدوائر الحكومية لتدريب هؤلاء الموظفين على استخدام الحاسب الآلي. يعتمد الاستبيان بشكل أساسي على موظفي المستويات الادارية الدنيا, بحيث تكون انعكاسا للقاعدة العامة من الموظفين, إلى جانب استطلاع آراء بعض مديري الادارات وانقسم الاستطلاع إلى قسمين أو جزءين, الأول حول دراسة مؤثرات الجائزة في تحسين أداء عمل موظفي الادارات من خلال استمارة استبيان تشمل 33 سؤالا حول هذا الموضوع, والجزء الثاني تم تخصيصه لدراسة أثر تقنية المعلومات ومدى استخدامها بالدوائر والادارات الحكومية ومدى معرفة الموظفين وتدريبهم على التعامل معها وذلك من خلال استمارة استبيان أخرى شملت 33 سؤالا. وقد شارك في الاستبيان 273 موظفا من 13 دائرة حكومية, هي: بلدية دبي ودائرة المحاكم ودائرة جمارك دبي وغرفة صناعة وتجارة دبي ودائرة التنمية الاقتصادية ودائرة المواني ودائرة النيابة العامة ودائرة الصحة والخدمات الطبية ودائرة كهرباء ومياه دبي ودائرة الأراضي والأملاك ودائرة السياحة والترويج وشرطة دبي. وقد اعتمد الاستطلاع على استمارة الأسئلة كأداة لجمع المعلومات التي تم بعد ذلك تحليلها واستخلاص النتائج منها وذلك بهدف رصد نقاط القوة والضعف داخل الدوائر والادارات الحكومية حتى تستطيع أمانة الجائزة ان تركز الجهد عليها. موظفو الدوائر ونستعرض هنا نتائج الجزء الأول من الاستطلاع المتعلق برأي موظفي الادارات والدوائر الحكومية في الجائزة ومدى مساهمتها في تطوير الادارة والعمل بها. فقد أكد 97% من موظفي الدوائر الحكومية رغبتهم في ترشيح دائرتهم للجائزة وأكدوا انهم على دراية بأن دائرتهم مرشحة للجائزة, بينما 3% فقط قالوا انهم يعرفون ان دائرتهم مرشحة بحكم أن الاشتراك بالجائزة اجباري على جميع الدوائر الحكومية في دبي ولكنهم غير متأكدين ان كانت دائرتهم بالذات مشاركة أم لا. وأظهرت الدراسة ان مفهوم الجائزة نفسه يختلف عن موظف لآخر ومن دائرة لأخرى, فقد رأى 22.9% ان الجائزة تعني خلق روح التنافس في تقديم الخدمات, وان الادارة التي تحقق نجاحا كبيرا في هذا المجال يجب ان تفوز بالجائزة, بينما رأى 21% ان التميز الحقيقي يعني السرعة في انجاز المعاملات, ورأى 18.1% ان الجائزة تحق عن تقديم الخدمة باحترام وتقدير أما تبسيط اجراءات العمل فأيده 7.15% بينما يرى 15.1% أن وفرة الخدمات السريعة يعد عنصر التميز الذي يستحق الجائزة وأخيرا يرى 7.1% ان التميز يعني وفرة اللوائح الخاصة بالخدمة والمنظمة لها. وترى الدراسة في تحليلها لهذه النتائج ان كل موظف ينظر للجائزة من زاوية عمله هو فقط وأنه يمكن ان يتسع مفهوم الجائزة ليشمل كل عناصر التميز السابق ذكرها. الحاسب الآلي ويرى 49.1% من الموظفين ان استخدام الحاسب الآلي أمر هام وشرط ضروري لحصولهم على الجائزة لأن الحاسب الآلي جزء من التنظيم الاداري وعامل ضروري في حياة كل موظف اداري لا يمكن الاستغناء عنه, وفي الوقت نفسه صوت 33.9% بأن زيادة الانتاجية يمكن ان تكون بديلا لاستخدام الحاسب الآلي وتكون عاملاً مساعدا في الحصول على الجائزة بينما يرى 14.7% أنه من حالات معينة يتعين عليهم التعامل مع الكمبيوتر لزيادة انتاجيتهم , ولكن ترى ان 2.2% من الموظفين اعربوا عن عدم معرفتهم ان كانت الجائزة ستؤثر عليهم في زيادة انتاجيتهم دون الحاجة إلى استخدام الحاسب الآلي أو قد تكون بعيدة عن نطاق عملهم أصلا. وبتحليل هذه النتائج ترى الدراسة ان هناك حاجة ماسة لأن تقوم أمانة الجائزة بدور في توعية الموظفين بأهمية الحاسب الآلي في العمل الاداري حيث ان نسبة لا بأس بها من الموظفين ما زالت ترى انه يمكن العمل بدون الحاسب الآلي. وأظهرت النتائج أن نسبة مستخدمي الحاسب الآلي من موظفي الادارات والدوائر الحكومية وصلت 97.7% وأن النسبة الباقية هي لموظفين لا يتوقف عملهم على تطبيقاتهم للحاسب الآلي. ويرى 62% انه تم شراء أجهزة كمبيوتر كافية لاداراتهم تؤهلها للمشاركة بالجائزة بينما 20% يرون ان اداراتهم بادرت بشراء أجهزة كمبيوتر حديثة, ولكن ليس في المستوى الكافي لتطوير العمل والمشاركة في الجائزة, أما 13.1% من الموظفين فإنهم يرون ان اداراتهم لم تبادر بشراء أجهزة كمبيوتر حديثة وغير كافية لتطوير نظام العمل والمشاركة في الجائزة. وقد أثبتت الدراسة ان 43% من الموظفين أعربوا عن أملهم الكبير في الفوز بالجائزة وتوفر أجهزة الكمبيوتر والبرامج التطبيقية المستحدثة والفاعلة التي تساعدهم كثيرا في تسهيل عملهم, بينما عارض ذلك 22% وأكدوا ان توفر أجهزة الكمبيوتر ليس هو الشرط الذي يؤهل الدائرة للفوز. وهناك فئة محايدة ذكرت ان الفوز يرتهن أكثر بالاعتماد على النشاطات العملية وهذا ما أكده 26% من اجمالي الموظفين الخاضعين للدراسة, أما الفئة الأقل وتمثل 9% من الموظفين فقد تجاهلوا تماما الجائزة ومعايير الفوز بها والاهتمام بالمشاركة. معايير التميز وحول معايير الجائزة الثمانية ذكر 45% ان للحاسب الآلي مردود ايجابي كبير بالنسبة لمعيار خدمة المجتمع بينما يرى 25% ان مردودها كبير جدا في حين يرى 23% بأنها ذات مردود معتدل ويرى 2% ان نتائجها ضعيفة أو ضعيفة جدا, و 3% قالوا بأنه لا يوجد للحاسب الآلي موقع خاص في خدمة المجتمع. وحول معيار تحسين الأنظمة وتبسيط الاجراءات يتصور 39.7% بأن للحاسب الآلي تأثيرا كبيرا جدا في الأنظمة وتبسيط الاجراءات أما الذين يرونها كبيرة فتبلغ نسبتهم 31.1%, وهذا في حين يرى 24% انها معتدلة التأثير ويرى 1.4% أنها ضعيفة التأثير أو ضعيفة جدا, أما النسبة الباقية وهي 2.2% قالا أنه لا يوجد للحاسب الآلي دور في تحسين الأنظمة وتبسيط الاجراءات. وحول معيار عمل الموارد البشرية أعرب 37.5 من الموظفين أن للحاسب الآلي دور كبير في تطوير معيار أداء عمل الموارد البشرية في حين يراها 31% بأنها كبيرة جدا و 25.6% بأنها معتدلة, وضعيفة عند 2.3% من الموظفين, أما 1.8% فيرون ان تأثيره على أداء عمل الموارد البشرية ضعيف جدا, ويرى عدد مماثل انه لا يوجد للحاسب الآلي أي تأثير على عنصر الموارد البشرية. وحول معيار المبادرات والانجازات الابداعية عند الموظفين ذكر 41% ان الحاسب الآلي يساعد على وضوح بيانات المبادرات والانجازات الابداعية لدى الموظفين في حين يرى 24% ان الأمر لا يتعلق بالحاسب الآلي, أما 22% فإنهم يرون ان الحاسب الآلي يسهل جعل المبادرات والانجازات الابداعية واضحة جدا وغير واضحة عند10% وغير واضحة على الاطلاق عند 1% و 2% ذكروا انه لا يوجد أي تأثير. أما معيار التخطيط والتنظيم فيرى 46% ان الحاسب الآلي ساهم في وضوح تخطيط وتنظيم أعمالهم بشكل واضح وعند 27% بشكل واضح جدا, وعند 20% مساهمة معتدلة برغم انها غير واضحة عند 4% وغير واضحة على الاطلاق عند 1%, ويعتقد 2% ان الحاسب الآلي ليس له دور فيما يتعلق بمسألة التخطيط والتنظيم في الادارات. وفيما يتعلق بمعيار تسهيل خدمة العملاء قال 43% ان للحاسب الآلي دور سريع في اعطاء العملاء خدمة جيدة, ويرى 34% أنه يساهم بشكل كبير جدا في ذلك, في حين يرى 18% ان دوره عادي أما 2% فقالوا انه بطيء وبطيء جدا عند 1% بينما أعرب 2% عن عدم علمهم بالموضوع. وذكر 40% انه عملية حسبة التكاليف تصبح سهلة عليهم عند استخدامهم الحاسب الآلي بينما يراها 27% سهلة جدا و 18% معتدلة و 2% صعبة وصعبة جدا عند 1% و 12% لا علم لهم بذلك. ويرى 40% ان القيادة تكون سهلة عن طريق الحاسب الآلي بينما يرى 26% بأن الحاسب الآلي له دور معتدل في عملية القيادة, وتكون سهلة جدا عند 24% وصعبة عند 3% وصعبة جدا عند 1% أما 6% فليس لديهم خبرة بذلك. مناخ اداري وتعني النسب السابق الاشارة إليها إلى حرص معظم الدوائر الحكومية في دبي على توفير مناخ اداري مثالي ومماثل لما هو متاح في الدول المتقدمة, وان عمليات التطوير مستمرة ومتواصلة لاستكمال الاحتياجات وتحديث أجهزة الحاسب الآلي لديها, كما تعني هذه النسبة أيضا ان هناك اداركا من داخل معظم الدوائر وموظفيها بأن النجاح متوقف إلى حد كبير على تطبيقات تقنية المعلومات ومدى اسهام ذلك في تسهيل العمل وتنظيم مهام الموظفين. وحول تأثير الاعلان عن جائزة دبي للأداء الحكومي المتميز على تطوير برامج معينة في الادارات أشار 36% إلى ان الإعلان عن الجائزة أدى إلى تطوير كبير في برامج معينة للحاسب الآلي في اداراتهم, وقال 29.7% ان الاعلان كان له تأثير كبير و 20.6% يردون ان له تأثير كبير جدا, بينما جاءت الفئة الأخرى وتمثل 13.6% والتي لم تكون رأيا في هذا الشأن. وفيما يتعلق بزيادة الانتاجية وتأثير الحاسب الآلي في ذلك أكد 60.8% ان الإعلان عن الجائزة كان له أثر كبير في زيادة انتاجية عملهم بفضل البرامج المتطورة والمستحدثة للحاسب الآلي في اداراتهم, بينما عارض ذلك 19.07%, ويرى 14.9% بأن الإعلان كان لا بأس به في اطار زيادة الانتاجية بينما 5.1% لا علم لهم بذلك. وحول صعوبات تطبيق الحاسب الآلي في الادارات الحكومية أكد 62.2% من اجمالي ردود الموظفين انهم لا يواجهون أية صعوبات في تطبيقاتهم لنظام الحاسب الآلي في اداراتهم. وذكر 37.3% انهم يواجهون صعوبات. ويستخلص البحث من هذا ان هناك استيعابا كبيرا للحاسب الآلي من قبل الموظفين ولكن النسبة القليلة التي تواجه صعوبات يجب ان يتم التركيز عليها في الدورات التدريبية. وحول نوع الصعوبات أظهرت الدراسة ان 21.8% يعانون من غياب التدريب و 14.1% يعانون من قلة الأجهزة و 12.9% من الأعطال المتكررة للشبكة و 11.7% من ضعف الصيانة و 10.9% من أعطال الأقراص الصلبة. ونستخلص من هذا أن بعض الموظفين لا يأخذون بعين الاعتبار أهمية وقيمة البرامج الجديدة التي سوف تساعدهم في تسهيل أداء عملهم, ولهذا يجب التركيز على هذه النقطة أيضا في التدريب. دورات تدريبية وحول الدورات التدريبية التي أجرتها الادارات المختلفة لموظفيها قال 32 % ان اداراتهم نظمت لهم دورات تدريبية بينما النسبة الباقية تراوحت بين من لا يعلمون ومن قالوا لا. وتقول الدراسة أن هذا يؤكد ان بعض الدوائر تقوم بدور فاعل برفع مستوى موظفيها من خلال الدورات وان البعض الآخر لا يهتم بعنصر التدريب وهو ما يجب تلافيه في المستقبل. وأكدوا 91% انهم استفادوا من هذه الدورات بنسبة مختلفة بينما قال 9% ان الاستفادة كانت ضعيفة أو ضعيفة جدا. وقال 48% ان ترشيح دائرتهم لجائزة دبي للأداء الحكومي المتميز واهتمام حكومة دبي هما اللذان هيأ فرص حصولهم على هذه الدورات التدريبية. وحول دور القيادة ومدى تحمس الموظفين لها ابدي 43% رغبتهم في تقديم اقتراحات لتحسين أداء العمل لرؤسائهم , قال 88% منهم ان رؤسائهم يستجيون لمقترحاتهم بدرجات كبيرة وكبيرة جدا, بينما قالت النسبة الباقية ان الاستجابة بطيئة. وتقول الدراسة ان المدراء ورؤساء الأقسام استجابتهم سريعة للمقترحات وسريعة جدا بعد التأكد من ايجابية الفكرة وان البطء لدى البعض في الاستجابة يكون راجعا للتكلفة والوقت والجهد. كل ست شهور ويرى 26% من الموظفين ان تمنح الجائزة كل ستة أشهر بدلا من سنة, بينما يرى 61% ان تمنح كل عام. وهذه المسألة تم حلها من خلال تحويل الجائزة إلى برنامج دائم طوال العام تتواصل فيه الدورات التدريبية والمحاضرات وغيرها من فعاليات البرنامج. ويبقى السؤال الأخير في استمارة الاستبيان الخاصة بهذا الجزء من الاستطلاع, ويدور هذا السؤال حول معرفة رأي الموظفين في الأجهزة التي تتولى ترشيحهم للجائزة هل يكون الرئيس المباشر أم جهة أخرى. وقد أعرب 62% من الموظفين عن رغبتهم في أن يتم الترشيح عن طريق الرئيس المباشر , و 16% يرون ان يكون ذلك للجنة من عدة مؤسسات حكومية و 11% راغبين بأن يتم ذلك من خلال الموظف الذي يتعامل معه بشكل مباشر في حين يرى 5.5% ان تتضمن لجان الترشيح شركات خاصة إلى جانب المؤسسات الحكومية. وهكذا يظهر الاستطلاع ثقة غالبية الموظفين في رؤسائهم والموظفين المباشرين الذين يتعاملون معهم.

تعليقات

تعليقات